¿Cuánto tiempo hace falta para organizar un webinar? Y, sobre todo, ¿se pueden hacer bien las cosas ahorrando tiempo?
¿Se puede crear una experiencia rica y emocionante manteniendo bajo control tiempos y costes? Son preguntas que persiguen a diario a los organizadores de eventos: lo sabemos bien, hablamos contigo todos los días. Por eso esta vez queremos darte nuestros 3 mejores consejos sobre cómo hacer algo importantísimo: ahorrar tiempo al organizar tu próximo webinar.
1. Planifica tu webinar desde el principio
Tener una visión clara del webinar de la A a la Z es fundamental no solo para tenerlo todo bajo control, sino también para gestionarlo lo mejor posible —sabiendo exactamente dónde intervenir si (o, más probablemente, «cuando») surge un problema— y para optimizar actividades y resultados. A menudo todo esto es más fácil de decir que de hacer, como sabe bien quien organiza eventos a diario. Sobre todo cuando, para ofrecer a los asistentes la experiencia que quieres darles, hay que trabajar con muchas plataformas distintas: por un lado el sitio web para presentar el evento, promocionarlo y recoger las inscripciones; luego está la plataforma de emisión de los contenidos, que hay que preparar y organizar; después están las newsletters que enviar para animar a la gente a apuntarse y las inscripciones que recoger, archivar y gestionar para que se conviertan en credenciales de acceso únicas, perfiles de usuario que personalizar y accesos y permisos diferenciados. Y eso sin hablar de toda la gestión del networking y de la vida social, que hoy son elementos imprescindibles de cualquier evento que quiera de verdad producir resultados y hacerse recordar.
Cuanto más avanza el tiempo, más avanza la tecnología y más suben las expectativas de quienes asisten a los eventos, más se complica el número de funciones, actividades y operaciones que hay que gestionar, y más central resulta poder coordinarlas y tenerlas bajo control con una visión de conjunto. Solo eso permite de verdad que todo el proceso de organización y gestión sea sostenible, tanto en recursos como en plazos y en salud mental.
2. Ponte en condiciones de trabajar en tiempo real
Cuando estamos en línea damos ya por hecho que todo funcione y que, cuando eso no ocurre, la asistencia esté disponible y sea eficaz en tiempo real, lista para resolver cualquier problema. Visto desde el lado de los organizadores de eventos, esto significa que hay que tener cien ojos —y otras tantas manos— para estar listo ante cualquier necesidad. En el mejor de los casos no habrá que intervenir ni habrá emergencias, pero si no fuera así te habrás puesto en condiciones de no defraudar las expectativas de asistentes y ponentes, y mucho menos las de financiadores y clientes.
¿Cómo se consigue todo esto? Creando un sistema de seguimiento y supervisión de cada componente estratégico del webinar para disponer de información precisa y en tiempo real y poder guiar hacia la solución a quien está teniendo la dificultad.
Y además, incluso dejando de lado las emergencias, piensa en lo importantes que son las encuestas y las votaciones de un evento, en cómo pueden ser herramientas decisivas para generar engagement de verdad o —al contrario— en el enorme «fiasco» que pueden llegar a ser cuando no consiguen una participación adecuada. Pues eso: estar listo para animar a la gente en el momento justo, con el mensaje justo y a través de la herramienta justa (que a lo mejor es el móvil, aunque se esté delante de un ordenador) puede marcar de verdad la diferencia.
3. Construye tu futuro sobre la experiencia
Quien, como tú, organiza eventos de profesión lo sabe bien: no hay mayor ventaja que poder basar el propio trabajo en la experiencia. Poder trabajar con un «histórico» de acciones que han funcionado y de riesgos que evitar, a ser posible acompañados de las estrategias para neutralizarlos, tiene un valor incalculable. Pero, como todavía no se han encontrado en el mercado bolas de cristal suficientemente fiables, para muchos profesionales del sector de los eventos esto se traduce a menudo en una tradición oral de experiencias, historias, relatos de éxitos y de desastres, recomendaciones y consejos. Eficacísimos, ojo, pero siempre muy ligados a las personas que, ya se sabe, pueden cambiar de trabajo, de puesto o incluso de continente. Los datos, en cambio, no se mueven. Una vez recogidos —si se archivan y se ordenan de manera que resulten fáciles de consultar y de leer— se convierten en una base sólida sobre la que construir tu futuro. Se pueden compartir sin miedo a malentendidos, enriquecen la experiencia sobre el terreno y le dan sustancia, y son tan potentes que en algunos casos permiten prever el futuro.
Y ni siquiera hace falta esforzarse mucho por recogerlos: cuando los eventos se apoyan en plataformas en línea se producen automáticamente.
Ya, pero ¿esas plataformas los recogen también y los hacen legibles para una persona, que no es una máquina, consultables, operables y transmisibles, es decir, verdaderas herramientas de trabajo? Pues eso: hacerse esta pregunta es lo que puede marcar de verdad la diferencia y ahorrar mucho tiempo y muchos dolores de cabeza.
Aquí están, nuestros tres consejos. Tres sugerencias que son también los tres faros que han guiado hasta ahora el desarrollo de nuestros productos. Porque si hay algo que hemos tenido siempre claro es que, además de querer crear eventos capaces de hacerse recordar, queremos simplificar de verdad la vida a los organizadores de eventos para que puedan dedicar sus energías a la parte más bonita de su trabajo: crear experiencias memorables.
Entonces, ¿cómo podemos simplificarte la vida? Veámoslo juntos en una sesión personalizada: solicita una demo en vivo.