Wie lange dauert es, ein Webinar zu organisieren? Und vor allem: Kann man Dinge gut machen und dabei Zeit sparen?
Kann man also ein reiches, mitreißendes Erlebnis schaffen und gleichzeitig Zeit und Kosten im Blick behalten? Fragen, die Veranstalter täglich beschäftigen – wir wissen es, wir sprechen jeden Tag mit Ihnen. Deshalb möchten wir Ihnen diesmal unsere drei besten Tipps für etwas ganz Wichtiges geben: Zeit bei der Organisation Ihres nächsten Webinars zu sparen.
1. Planen Sie Ihr Webinar von Anfang an
Einen klaren Blick auf das Webinar von A bis Z zu haben, ist nicht nur entscheidend, um alles unter Kontrolle zu behalten, sondern auch, um alles optimal zu steuern – man weiß genau, wo einzugreifen ist, wenn (oder wohl eher: sobald) ein Problem auftritt – und um Abläufe und Leistung zu optimieren. Das ist oft leichter gesagt als getan, wie jeder weiß, der täglich Events organisiert. Vor allem, wenn man für das gewünschte Teilnehmererlebnis auf vielen verschiedenen Plattformen arbeiten muss: einerseits die Website, die das Event präsentiert, bewirbt und die Anmeldungen sammelt, dann die Plattform für die Auslieferung der Inhalte, die eingerichtet und organisiert werden muss, dann die Newsletter, die Anmeldungen fördern sollen, und die Anmeldungen selbst, die zu erfassen, zu archivieren und zu verwalten sind, damit daraus eindeutige Zugangsdaten, individuell anzupassende Nutzerprofile und differenzierte Zugriffsrechte und Berechtigungen werden. Und das noch ohne die Verwaltung von Networking und Austausch, die inzwischen unverzichtbare Bestandteile jedes Events sind, das wirklich Ergebnisse erzielen und in Erinnerung bleiben will.
Je weiter die Zeit fortschreitet, je mehr die Technik voranschreitet und die Erwartungen der Teilnehmer steigen, desto komplexer wird die Zahl der zu steuernden Funktionen, Aktivitäten und Abläufe – und desto zentraler wird es, sie koordinieren und mit einem Gesamtblick im Griff behalten zu können. Nur so bleibt der gesamte Organisations- und Verwaltungsprozess tragfähig – bei Ressourcen, Zeit und geistiger Gesundheit gleichermaßen.
2. Schaffen Sie die Voraussetzungen, um in Echtzeit zu arbeiten
Wenn wir online sind, erwarten wir heute, dass alles funktioniert – und wenn nicht, dass der Support in Echtzeit verfügbar und wirksam ist und jedes Problem löst. Von der Seite der Veranstalter betrachtet heißt das: Man braucht hundert Augen – und ebenso viele Hände –, um auf jeden Bedarf reagieren zu können. Im besten Fall gibt es nichts zu richten und keine Notfälle; sollte es anders kommen, haben Sie sich in die Lage gebracht, die Erwartungen von Teilnehmern und Referenten nicht zu enttäuschen, und die von Geldgebern und Kunden erst recht nicht.
Wie gelingt das? Mit einem System, das jede strategische Komponente des Webinars überwacht und kontrolliert, damit Sie präzise Informationen in Echtzeit haben und wer Schwierigkeiten hat, zur Lösung führen können.
Und selbst wenn man Notfälle außer Acht lässt: Denken Sie daran, wie wichtig Umfragen und Abstimmungen bei einem Event sind, wie stark sie echtes Engagement erzeugen können – oder umgekehrt, welch großer „Flop“ sie sind, wenn sie zu wenig Beteiligung auslösen. Menschen im richtigen Moment, mit der richtigen Botschaft und über das richtige Gerät anzusprechen (womöglich das Smartphone, auch wenn man vor dem PC sitzt), kann den Unterschied machen.
3. Bauen Sie Ihre Zukunft auf Erfahrung
Wer wie Sie beruflich Events organisiert, weiß es genau: Es gibt keinen größeren Vorteil, als die eigene Arbeit auf Erfahrung stützen zu können. Mit einer Historie von Maßnahmen, die funktioniert haben, und von Risiken, die zu vermeiden sind – möglichst samt Strategien, um sie zu neutralisieren – zu arbeiten, ist unbezahlbar. Da es jedoch noch keine hinreichend zuverlässigen Kristallkugeln auf dem Markt gibt, wird daraus für viele in der Eventbranche oft eine mündliche Überlieferung: Erfahrungen, Geschichten, Berichte über Erfolge und Desaster, Empfehlungen und Ratschläge. Höchst wirksam, wohlgemerkt, aber immer an Personen gebunden, die – wie man weiß – Job, Aufgabe oder sogar Kontinent wechseln können. Daten dagegen bewegen sich nicht. Einmal erhoben – und richtig archiviert und so geordnet, dass sie leicht abrufbar und lesbar bleiben – werden sie eine solide Basis, auf der Sie Ihre Zukunft aufbauen. Sie lassen sich ohne Missverständnisse teilen, sie bereichern die Erfahrung aus der Praxis und geben ihr Substanz, und sie sind so stark, dass sie in manchen Fällen die Zukunft vorhersehen lassen.
Und man muss sich nicht einmal mit dem Sammeln abmühen: Wenn Events auf Online-Plattformen laufen, entstehen die Daten automatisch.
Schon – aber erfassen diese Plattformen sie auch und machen sie für den Menschen lesbar, der keine Maschine ist? Machen sie sie abrufbar, nutzbar und weitergebbar? Machen sie sie, kurz gesagt, zu echten Arbeitsmitteln? Genau diese Frage zu stellen, kann den Unterschied machen – und viel Zeit und viele Kopfschmerzen sparen.
Das sind sie, unsere drei Tipps. Drei Hinweise, die auch die drei Leitsterne der Entwicklung unserer Produkte sind. Denn eines war uns immer klar: Wir wollen Events schaffen, die in Erinnerung bleiben, und gleichzeitig das Leben der Veranstalter wirklich einfacher machen, damit sie ihre Energie dem schönsten Teil ihrer Arbeit widmen können: unvergessliche Erlebnisse zu schaffen.
Wie können wir also Ihr Leben einfacher machen? Sehen wir es uns gemeinsam in einer persönlichen Session an – Live-Demo anfragen.