Combien de temps faut-il pour organiser un webinaire ? Et, surtout, peut-on bien faire les choses tout en gagnant du temps ?
Peut-on créer une expérience riche et engageante en gardant temps et coûts sous contrôle ? Ce sont des questions qui occupent chaque jour les organisateurs d’événements — nous le savons, parce que nous vous parlons chaque jour. C’est pourquoi nous voulons vous donner cette fois nos trois meilleurs conseils pour faire quelque chose qui compte vraiment : gagner du temps en organisant votre prochain webinaire.
1. Concevez votre webinaire dès le départ
Avoir une vision claire du webinaire de A à Z est essentiel non seulement pour garder l’ensemble sous contrôle, mais aussi pour bien le conduire — en sachant exactement où intervenir si (ou plutôt quand) quelque chose se passe mal — et pour optimiser les activités et les performances. Tout cela est souvent plus facile à dire qu’à faire, comme le sait quiconque organise des événements tous les jours. Surtout quand offrir aux participants l’expérience voulue suppose de travailler sur de nombreuses plateformes différentes : d’un côté le site web qui présente l’événement, le promeut et recueille les inscriptions, puis la plateforme de diffusion des contenus, qu’il faut paramétrer et organiser, puis les newsletters à envoyer pour encourager les inscriptions, et les inscriptions elles-mêmes, à recueillir, à conserver et à gérer pour qu’elles se transforment en identifiants d’accès uniques, en profils d’utilisateurs à personnaliser et en droits et autorisations différenciés. Et cela avant même d’en venir à la gestion du networking et des échanges sociaux, qui font désormais partie intégrante de tout événement qui veut vraiment produire des résultats et laisser un souvenir.
Avec le temps, à mesure que la technologie progresse et que les attentes des participants s’élèvent, le nombre de fonctions, d’activités et d’opérations à gérer se complexifie, et savoir les coordonner et les garder sous contrôle avec une vue d’ensemble devient plus central. C’est la seule chose qui puisse rendre tout le processus d’organisation et de gestion soutenable, en ressources, en délais comme en santé mentale.
2. Mettez-vous en mesure de travailler en temps réel
Quand nous sommes en ligne, nous attendons désormais que tout fonctionne et, quand ce n’est pas le cas, nous attendons une assistance disponible et efficace en temps réel, prête à résoudre le moindre problème. Vu du côté de l’organisateur, cela suppose d’avoir cent yeux — et autant de mains — pour être prêt à tout. Dans le meilleur des cas, il n’y aura rien à réparer et aucune urgence, mais si les choses tournent autrement, vous vous serez mis en mesure de ne décevoir ni les participants ni les intervenants, et moins encore les financeurs et les clients.
Comment y parvenir ? En créant un dispositif qui surveille et supervise chaque composante stratégique du webinaire, de manière à disposer d’informations précises, en temps réel, et à orienter vers une solution celui qui est en difficulté.
Et puis, même en laissant de côté les urgences, songez à l’importance des sondages et des votes lors d’un événement, à leur puissance quand il s’agit de produire un engagement véritable ou — à l’inverse — au « flop » retentissant qu’ils peuvent être quand ils n’attirent pas assez de participation. Être prêt à solliciter les gens au bon moment, avec le bon message et par le bon appareil (qui peut très bien être un smartphone, même quand ils sont assis devant un ordinateur) peut faire une vraie différence.
3. Bâtissez votre avenir sur l’expérience
Quiconque organise des événements pour vivre, comme vous, le sait bien : il n’y a pas de plus grand avantage que de pouvoir appuyer son travail sur l’expérience. Pouvoir travailler avec un historique d’actions qui ont fonctionné et de risques à éviter, idéalement accompagnés des stratégies pour les neutraliser, est inestimable. Comme aucune boule de cristal suffisamment fiable n’est encore arrivée sur le marché, cela prend souvent, pour bien des gens du secteur, la forme d’une tradition orale : expériences, récits, comptes rendus de réussites et de catastrophes, recommandations et conseils. Très efficace, entendons-nous, mais toujours lié à des personnes qui, on le sait, peuvent changer de poste, de rôle et même de continent. Les données, elles, ne bougent pas. Une fois recueillies — et pourvu qu’elles soient conservées et rangées de façon à rester faciles à consulter et à lire — elles deviennent une base solide sur laquelle bâtir son avenir. Elles se partagent sans crainte de malentendu, elles enrichissent l’expérience de terrain et lui donnent du corps, et elles sont assez puissantes, dans certains cas, pour laisser entrevoir ce qui vient.
Et il n’est même pas nécessaire de se donner du mal pour les recueillir : quand les événements tournent sur des plateformes en ligne, les données se produisent automatiquement.
Certes, mais ces plateformes les recueillent-elles aussi et les rendent-elles lisibles pour un être humain, qui n’est pas une machine ? Les rendent-elles faciles à consulter, à exploiter et à transmettre ? En font-elles, en un mot, un vrai outil de travail ? Poser cette question, voilà ce qui peut faire la vraie différence, et épargner beaucoup de temps et bien des maux de tête.
Les voilà, nos trois conseils. Trois suggestions qui sont aussi les trois étoiles qui guident le développement de nos propres produits. Car s’il est une chose qui nous a toujours paru claire, c’est que, si nous voulons créer des événements dont on se souvienne, nous voulons aussi rendre la vie vraiment plus simple aux organisateurs pour qu’ils puissent consacrer leur énergie à la plus belle part du métier : créer des expériences mémorables.
Alors, comment vous simplifier la vie ? Regardons-le ensemble lors d’une session personnalisée — il suffit de demander une démo en direct.