Nom de l’événement : Forum PA 2025
Organisateur : FPA – Digital360
Lieu : Rimini
Durée : 3 jours
Participants inscrits : 15 000+
Sessions : 250+
Intervenants : 1 000+
Réservations : 10 000 +
Solutions : Inscription, billetterie, check-in, programme, application événementielle, badges
Un événement central pour l’innovation de l’administration publique italienne
Forum PA est l’un des principaux rendez-vous nationaux consacrés à la transformation numérique et à la modernisation de l’administration publique. Un événement dense, d’une grande complexité organisationnelle, capable de réunir des milliers de participants, des centaines de sessions et plus de mille intervenants en trois journées intensives.
LE CONTEXTE
Pour l’édition 2025, FPA – Digital360 devait gérer de façon fluide et centralisée :
- les inscriptions et la billetterie ;
- les accès et l’impression des badges ;
- la réservation des sessions ;
- la gestion des capacités ;
- la navigation dans le programme ;
- l’expérience des participants via l’application ;
- le suivi et les rapports en temps réel.
L’objectif était de garantir une expérience simple et rapide, pour les organisateurs comme pour les participants, y compris en cas de gros volumes de trafic et d’accès simultanés.
LE DÉFI
Gérer de gros volumes sans ralentissement opérationnel
La complexité du projet tenait principalement à :
- le nombre élevé d’inscrits ;
- la gestion simultanée de plus de 280 sessions ;
- la coordination de plus de 1 000 intervenants ;
- le contrôle des capacités en temps réel ;
- la nécessité d’éviter les files d’attente au check-in ;
- la synchronisation entre le site, le programme, les inscriptions et l’application événementielle.
Dans un contexte de milliers d’accès répartis sur quelques heures, il était essentiel de garantir stabilité, automatisation et rapidité opérationnelle.
LA SOLUTION
Un écosystème numérique intégré pour tout l’événement
SharEvent a réalisé une plateforme complète et intégrée, capable de centraliser tous les processus d’organisation de l’événement.
CMS et site de l’événement
Le site officiel de l’événement a été développé avec le CMS SharEvent, avec une gestion dynamique du programme, des sessions et des parcours de navigation pour les participants.
Inscription et billetterie
Tout le flux d’inscription a été automatisé pour simplifier la gestion des inscriptions et alléger la charge de travail de l’équipe organisatrice.
Agenda personnalisé et réservation des sessions
Les participants ont pu construire leur propre agenda en réservant les sessions qui les intéressaient, directement en ligne et via l’application. Le système a permis :
- le contrôle des disponibilités en temps réel ;
- la gestion automatique des capacités ;
- la mise à jour dynamique des sessions ;
- le suivi des réservations.
Check-in et impression des badges
Pour accélérer les accès sur place, SharEvent a mis en œuvre :
- des QR codes pour un accès rapide ;
- l’impression automatisée des badges ;
- le check-in numérique ; le contrôle d’accès centralisé.
Cela a permis de supprimer files d’attente et ralentissements, même aux moments de plus forte affluence.
Application événementielle
L’application dédiée a fourni aux participants un outil simple pour :
- consulter le programme ;
- recevoir les mises à jour ;
- accéder à leur agenda ;
- parcourir les sessions ;
- gérer leur participation à l’événement.
LES RÉSULTATS
- plus de 15 000 inscriptions ;
- plus de 10 000 réservations de sessions ;
- plus de 3 500 check-in ;
- plus de 1 000 intervenants ;
- 280 sessions réparties sur 3 journées.
Performance et gestion optimisée à grande échelle
Grâce à l’écosystème SharEvent, Forum PA 2025 a pu gérer avec succès :
PRINCIPAUX BÉNÉFICES
Moins de files d’attente aux entrées
Le système de check-in numérique et d’impression des badges a accéléré l’accès des participants.
Automatisation des processus
Les inscriptions et la gestion des sessions ont été automatisées, ce qui a réduit la charge de travail manuelle.
Une meilleure expérience utilisateur
L’agenda personnalisé, l’application événementielle et les réservations en ligne ont rendu la participation plus simple et mieux organisée.
Contrôle centralisé
Les organisateurs ont pu suivre en temps réel les données, les accès, les capacités et le déroulement de l’événement.
CONCLUSIONS
Technologie et organisation pour les événements très complexes
Le projet Forum PA 2025 confirme la capacité de SharEvent à accompagner des événements complexes et très fréquentés grâce à des outils numériques intégrés, évolutifs et fiables. La combinaison entre automatisation, gestion centralisée et outils dédiés à l’expérience des participants a permis d’optimiser les processus d’organisation et de garantir la fluidité opérationnelle, même sur de gros volumes.