Nombre del evento: Forum PA 2025
Organizador: FPA – Digital360
Ubicación: Rímini
Duración: 3 días
Asistentes registrados: 15.000+
Sesiones: 250+
Ponentes: 1.000+
Reservas: 10.000+
Soluciones: inscripción, ticketing, check-in, agenda, app del evento, acreditaciones
Un evento central para la innovación de la Administración pública italiana
Forum PA es una de las principales citas nacionales dedicadas a la transformación digital y a la modernización de la Administración pública. Un evento articulado y de gran complejidad organizativa, capaz de reunir a miles de asistentes, cientos de sesiones y más de mil ponentes en tres jornadas intensas.
EL CONTEXTO
Para la edición de 2025, FPA – Digital360 necesitaba gestionar de forma fluida y centralizada:
- inscripciones y ticketing;
- accesos e impresión de acreditaciones;
- reserva de las sesiones;
- gestión de aforos;
- navegación por el programa;
- experiencia de los asistentes a través de la app;
- seguimiento e informes en tiempo real.
El objetivo era garantizar una experiencia sencilla y rápida tanto para los organizadores como para los asistentes, incluso con grandes volúmenes de tráfico y accesos simultáneos.
EL RETO
Gestionar grandes cifras sin ralentizaciones operativas
La complejidad del proyecto tenía que ver sobre todo con:
- el elevado número de inscritos;
- la gestión simultánea de más de 280 sesiones;
- la coordinación de más de 1.000 ponentes;
- el control de los aforos en tiempo real;
- la necesidad de evitar colas en el check-in;
- la sincronización entre la web, la agenda, las inscripciones y la app del evento.
En un contexto con miles de accesos repartidos en pocas horas, era fundamental garantizar estabilidad, automatización y rapidez operativa.
LA SOLUCIÓN
Un ecosistema digital integrado para todo el evento
SharEvent desarrolló una plataforma completa e integrada capaz de centralizar todos los procesos organizativos del evento.
CMS y web del evento
Se desarrolló la web oficial del evento con el CMS de SharEvent, con gestión dinámica del programa, de las sesiones y de los recorridos de navegación para los asistentes.
Inscripción y ticketing
Todo el flujo de inscripción se automatizó para simplificar la gestión de los registros y reducir la carga operativa del equipo organizador.
Agenda personalizada y reserva de sesiones
Los asistentes pudieron construir su propia agenda reservando las sesiones que les interesaban directamente online y desde la app. El sistema permitió:
- control de disponibilidad en tiempo real;
- gestión automática de los aforos;
- actualización dinámica de las sesiones;
- seguimiento de las reservas.
Check-in e impresión de acreditaciones
Para agilizar los accesos presenciales, SharEvent implementó:
- código QR para un acceso rápido;
- impresión automatizada de acreditaciones;
- check-in digital y control de accesos centralizado.
Esto permitió eliminar colas y ralentizaciones incluso en los momentos de mayor afluencia.
App del evento
La app dedicada ofreció a los asistentes una herramienta sencilla para:
- consultar el programa;
- recibir actualizaciones;
- acceder a su propia agenda;
- navegar por las sesiones;
- gestionar su participación en el evento.
LOS RESULTADOS
- más de 15.000 inscripciones;
- más de 10.000 reservas de sesiones;
- más de 3.500 check-in;
- más de 1.000 ponentes;
- 280 sesiones repartidas en 3 jornadas.
Rendimiento y gestión optimizada a gran escala
Gracias al ecosistema de SharEvent, Forum PA 2025 pudo gestionar con éxito:
PRINCIPALES BENEFICIOS
Menos colas en los accesos
El sistema de check-in digital e impresión de acreditaciones agilizó la entrada de los asistentes.
Automatización de los procesos
Las inscripciones y la gestión de las sesiones se automatizaron, reduciendo la carga operativa manual.
Experiencia de usuario mejorada
La agenda personalizada, la app del evento y las reservas online hicieron que participar fuera más sencillo y más ordenado.
Control centralizado
Los organizadores pudieron seguir en tiempo real los datos, los accesos, los aforos y la marcha del evento.
CONCLUSIONES
Tecnología y organización para eventos de alta complejidad
El proyecto Forum PA 2025 confirma la capacidad de SharEvent de dar soporte a eventos complejos y de alta participación mediante herramientas digitales integradas, escalables y fiables. La combinación de automatización, gestión centralizada y herramientas dedicadas a la experiencia de los asistentes permitió optimizar los procesos organizativos y garantizar fluidez operativa incluso con cifras muy elevadas.