Los eventos funcionan si las personas que participan en ellos están activas e implicadas.
Sin lo que ya todos hemos aprendido a llamar «engagement», ningún evento, por rico o interesante que sea, por buena que sea la sede que lo acoge o por capaz que sea de reunir a los ponentes más interesantes y a los patrocinadores más exclusivos, puede funcionar de verdad. Porque, se mire por donde se mire, el alma de todo evento son los asistentes y todo debe girar en torno a ellos: son el motor de toda la maquinaria. Esto convierte la implicación y la participación de las personas en algo crucial para cualquier evento y, a estas alturas, en un auténtico desafío que se juega a golpe de atracciones, recursos y giros de guion.
Pero ¿de verdad compensa todo esto?
No siempre, igual que hacer eventos realmente bonitos y atractivos no siempre significa gastar enormes cantidades de recursos, sino más bien «cubrir todas las bases» y dar de verdad a las personas lo que buscan. ¿Cómo hacerlo, entonces, sin complicar demasiado la organización del evento y la vida de quienes están detrás?
Aquí van algunas respuestas, que condensan casi veinte años de experiencia en el sector.
1. ¿Qué quieren las personas cuando participan en un evento?
Empecemos por el principio y por una de las preguntas más difíciles de responder. No importa cuánta experiencia se tenga organizando eventos grandes o pequeños, presenciales o virtuales: cuando se habla de las personas solo se pueden tener ideas sobre lo que pueden desear o esperar de un evento. ¿Cómo construirlo sin esa información y sin arriesgarse a equivocarse? La respuesta, que puede parecer obvia pero no lo es en absoluto, es: preguntándoselo. Lo hemos visto personalmente más de una vez: hemos visto a gurús y expertos devanarse los sesos en lluvias de ideas que echaban chispas para crear «el evento perfecto», hemos visto recursos desplegados sin fin, energías derrochadas sin economía alguna, y hemos visto grandes éxitos, pero también muchas montañas que parían ratones. ¿Por qué? Porque a menudo no se elegía la respuesta más fácil, la que en cambio habríamos podido obtener simplemente haciendo una pregunta. Crear encuestas para enviar a los asistentes – aunque todavía sean potenciales – desde las primeras fases de ideación de un evento puede ser una estrategia sencilla y eficaz para planificar mejor, de manera más eficiente y quizá ahorrando también dinero.
Entonces, ¿por qué no aprovechar la ocasión?
2. Cuando el juego se pone duro
Ya estamos. Les jeux sont faits, por usar las palabras de Sartre: el evento empieza. ¿Y ahora? Ahora la pelota pasa a los contenidos, atractivos y de alto nivel, que seguramente habremos construido y puesto en juego. ¿Y si no bastaran? Pues en ese caso un aliado de rarísimo valor para lograr el éxito es el juego. Sí, también y sobre todo para los adultos.
Porque, como nos enseñan los niños, hay pocas cosas más serias que el juego.
Eso sí, en el caso de los adultos preferimos llamarlo «gaming» y llamamos a su aplicación a contextos de trabajo y profesionales «gamificación», pero sigue tratándose de juego y de diversión.
Y si la experiencia que se construye no es estándar sino personalizada – como ya no es difícil hacer, incluso con costes contenidos – será fácil descubrir que implicar a las personas está mucho más al alcance de la mano de lo que se pueda pensar. Hemos visto a directivos de empresa esforzarse mucho más de lo que habríamos imaginado en búsquedas del tesoro o juegos de habilidad, incluso en versiones personalizadas de Pac-Man con sabor vintage, con tal de llegar a lo más alto de una clasificación, siempre que fuera visible para todos.
Porque a nadie le gusta perder, garantizado.
3. Crea conexiones que duren
Lo repetimos casi a diario: una de las cosas que más quieren las personas cuando participan en un evento es tener la posibilidad de enriquecer su red de relaciones, tanto personales como profesionales. Es una de las actividades de mayor valor añadido que se pueden llevar a cabo durante un evento y, por tanto, una de las más deseadas y practicadas con empeño. Dar a las personas la posibilidad de hacerlo de la forma más fácil, útil y agradable es, así, absolutamente insuperable en términos de resultados y de valor. Y si las herramientas están al alcance de la mano también para quien organiza los eventos, ¿vamos a arriesgarnos a dejar las fichas sobre la mesa? Además, estas mismas herramientas pueden ser aliadas formidables de quien organiza eventos también fuera del evento, después del evento y entre un evento y otro, porque si las relaciones siguen activas también la participación – y la conexión con el evento y sus futuras ediciones – se mantiene viva y lista.
Y, desde que el mundo es mundo, un público caliente es mejor que un público frío.
Como hemos visto, las herramientas están, las ideas también (y estas son solo algunas, pero si los sistemas son personalizables y flexibles, cada cual puede desarrollar las que mejor garanticen los resultados en su propio escenario), así que solo se trata de pasar a la acción y cambiar de perspectiva, convirtiendo la implicación de los asistentes a un evento, de un desafío con el que medirse, en un recurso que aprovechar para el éxito.
Un buen giro, ¿no crees?