Events funktionieren, wenn die Menschen, die daran teilnehmen, aktiv und beteiligt sind.
Ohne das, was wir alle inzwischen „Engagement“ nennen, kann nämlich kein Event wirklich funktionieren – so reich, so interessant, so gut untergebracht es auch sei, mit den spannendsten Referenten und den exklusivsten Sponsoren. Denn wie man es auch dreht: die Seele jedes Events sind die Teilnehmer, und um sie muss sich alles drehen: sie sind der Motor der ganzen Maschine. Das macht Engagement und Teilnahme der Menschen zu einem entscheidenden Thema für jedes Event und inzwischen zu einem echten Wettbewerb, der mit Attraktionen, Ressourcen und Überraschungseffekten ausgetragen wird.
Aber zahlt sich das alles wirklich aus?
Nicht immer – so wie wirklich schöne und mitreißende Events nicht immer bedeuten, enorme Mittel auszugeben, sondern vielmehr „alle Bereiche abzudecken“ und den Menschen wirklich zu geben, was sie suchen. Wie also gelingt das, ohne die Organisation des Events und das Leben der Menschen dahinter zu verkomplizieren?
Hier einige Antworten, die fast zwanzig Jahre Branchenerfahrung bündeln.
1. Was wollen Menschen, wenn sie an einem Event teilnehmen?
Beginnen wir am Anfang, mit einer der schwierigsten Fragen. Egal wie viel Erfahrung man mit der Organisation großer oder kleiner, von Präsenzevents oder virtuellen Events hat: Bei den Menschen kann man nur Vermutungen darüber haben, was sie sich von einem Event wünschen oder erwarten. Wie baut man es ohne diese Informationen, ohne Fehler zu riskieren? Die Antwort mag banal klingen, ist es aber keineswegs: indem man sie fragt. Wir haben es selbst mehr als einmal erlebt: Wir haben Gurus und Experten in funkensprühenden Brainstormings über dem „perfekten Event“ grübeln sehen, wir haben endlos eingesetzte Ressourcen und ohne jede Sparsamkeit vergeudete Energien gesehen, und wir haben große Erfolge gesehen – aber auch viele Berge, die Mäuse gebaren. Warum? Weil oft nicht die einfachste Antwort gewählt wurde, die wir schlicht mit einer Frage bekommen hätten. Umfragen zu erstellen und schon in den ersten Konzeptphasen eines Events an die – auch nur potenziellen – Teilnehmer zu senden, kann eine einfache und wirksame Strategie sein, um besser und effizienter zu planen und vielleicht auch Geld zu sparen.
Warum also die Gelegenheit nicht nutzen?
2. Wenn es hart auf hart kommt
Es ist soweit. Les jeux sont faits, um mit Sartre zu sprechen: Das Event beginnt. Und jetzt? Jetzt liegt der Ball bei den Inhalten, mitreißend und hochwertig, die wir sicher aufgebaut und eingesetzt haben – doch was, wenn sie nicht genügen? Dann ist ein selten wertvoller Verbündeter für den Erfolg das Spiel. Ja, auch und gerade für Erwachsene.
Denn wie uns Kinder lehren, gibt es wenig, das ernster ist als das Spiel.
Bei Erwachsenen nennen wir es natürlich lieber „Gaming“, und seine Anwendung in Arbeits- und Berufskontexten „Gamification“ – doch es geht immer um Spiel und Vergnügen.
Und wenn die Erfahrung nicht standardisiert, sondern personalisiert ist – was heute auch mit begrenztem Budget nicht schwer ist –, zeigt sich schnell, dass das Engagement der Menschen viel näher liegt, als man denkt. Wir haben Führungskräfte weit engagierter als erwartet bei Schatzsuchen oder Geschicklichkeitsspielen erlebt, sogar bei personalisierten Neuauflagen von Pac-Man mit Vintage-Note, nur um an die Spitze einer Rangliste zu kommen – vorausgesetzt, sie war für alle sichtbar.
Denn niemand verliert gern, garantiert.
3. Verbindungen schaffen, die bleiben
Wir sagen es fast täglich: Eines der Dinge, die Menschen bei einem Event am meisten wollen, ist die Chance, ihr Beziehungsnetz zu erweitern – persönlich wie beruflich. Es ist eine der Aktivitäten mit dem höchsten Mehrwert bei einem Event und damit eine der begehrtesten und engagiertesten. Den Menschen die Möglichkeit zu bieten, das so einfach, nützlich und angenehm wie möglich zu tun, ist daher in Ergebnis und Wert unvergleichlich. Und wenn die Werkzeuge auch für Veranstalter zur Hand sind, wollen wir dann Chips auf dem Tisch liegen lassen? Diese Werkzeuge können für Veranstalter zudem starke Verbündete außerhalb des Events sein, danach und zwischen zwei Events – denn bleiben die Beziehungen aktiv, bleibt auch die Teilnahme lebendig, ebenso die Verbindung zum Event und zu seinen künftigen Editionen.
Und wie die Welt schon immer weiß: Ein warmes Publikum ist besser als ein kaltes.
Wie wir gesehen haben, sind die Werkzeuge da und die Ideen auch (und dies sind nur einige; sind die Systeme anpassbar und flexibel, kann jeder jene umsetzen, die im eigenen Szenario die besten Ergebnisse bringen). Es geht also nur darum, zu handeln und die Perspektive zu wechseln: das Engagement der Teilnehmer von einer Herausforderung, mit der man sich messen muss, in eine Ressource für den Erfolg zu verwandeln.
Ein schöner Sprung, finden Sie nicht?