Un événement fonctionne si les personnes qui y assistent sont actives et impliquées.
Sans ce que nous avons tous appris à appeler engagement, aucun événement — si riche, si intéressant, si beau soit le lieu, si convaincants les intervenants et si exclusifs les sponsors — ne peut vraiment fonctionner. Car, de quelque façon qu’on le tourne, l’âme de tout événement, ce sont les participants, et tout doit tourner autour d’eux : ils sont le moteur de toute la machine. L’implication et la participation sont donc décisives pour chaque événement, et sont devenues une véritable compétition, qui se joue à coups d’attractions, de ressources et de coups de théâtre.
Mais tout cela paie-t-il vraiment ?
Pas toujours — de même que faire des événements réellement beaux et engageants ne signifie pas toujours dépenser des ressources considérables, mais plutôt ne rien laisser de côté et donner vraiment aux gens ce qu’ils cherchent. Alors comment faire, sans compliquer à l’excès l’organisation de l’événement et la vie de ceux qui la portent ?
Voici quelques réponses, tirées de près de vingt ans de métier.
1. Que veulent les gens quand ils participent à un événement ?
Commençons par le commencement, avec l’une des questions les plus difficiles. Quelle que soit votre expérience de l’organisation d’événements grands ou petits, en présentiel ou virtuels, quand il s’agit des personnes, on ne peut qu’avoir des idées sur ce qu’elles pourraient vouloir ou attendre d’un événement. Comment en construire un sans cette information et sans risquer de se tromper ? La réponse, qui peut sembler évidente mais ne l’est nullement, est : en le leur demandant. Nous l’avons vu plus d’une fois. Nous avons vu des gourous et des experts se creuser la tête dans des séances de brainstorming qui jetaient des étincelles, tout cela pour créer « l’événement parfait » ; nous avons vu déployer des ressources sans fin et dépenser de l’énergie sans compter ; et nous avons vu de grandes réussites, mais aussi bon nombre de montagnes qui accouchaient d’une souris. Pourquoi ? Parce que la réponse la plus simple n’a souvent pas été retenue — celle qu’on aurait pu obtenir en posant simplement une question. Créer des sondages à envoyer aux participants, même potentiels, dès les toutes premières étapes de la conception d’un événement peut être une stratégie simple et efficace pour mieux planifier, plus efficacement et peut-être à moindre coût.
Alors pourquoi ne pas saisir l’occasion ?
2. Quand ça se corse
Nous y voilà. Les jeux sont faits, pour reprendre les mots de Sartre : l’événement commence. Et maintenant ? Maintenant, la main passe au contenu — un contenu engageant et de haut niveau, que nous aurons assurément conçu et mis en place. Mais si cela ne suffit pas ? Dans ce cas, un allié rare et précieux pour créer le succès, c’est le jeu. Oui, y compris et surtout pour les adultes.
Car, comme les enfants nous l’enseignent, il y a peu de choses plus sérieuses que le jeu.
Avec les adultes, nous préférons évidemment parler de gaming, et nous appelons son application au travail et aux contextes professionnels « gamification » — mais cela reste du jeu, et du plaisir.
Et si l’expérience que vous construisez n’est pas standard mais personnalisée — ce qui n’est plus difficile à faire, même avec un budget modeste — vous découvrirez vite qu’impliquer les gens est bien plus à portée de main qu’on ne le croit. Nous avons vu des dirigeants d’entreprise se jeter dans des chasses au trésor et des jeux d’adresse avec bien plus d’ardeur que nous ne l’aurions imaginé, y compris des versions personnalisées et légèrement vintage de Pac-Man, tout cela pour atteindre le haut d’un classement — à condition que tout le monde puisse le voir.
Car personne n’aime perdre, c’est garanti.
3. Créer des liens qui durent
Nous le disons presque chaque jour : l’une des choses que les gens souhaitent le plus quand ils participent à un événement, c’est la possibilité d’élargir leur réseau de relations, personnelles comme professionnelles. C’est l’une des activités à plus forte valeur ajoutée que l’on puisse mener lors d’un événement, et donc l’une des plus recherchées et des plus assidûment poursuivies. Donner aux gens la possibilité de le faire de la façon la plus simple, la plus utile et la plus agréable est donc sans équivalent en termes de résultats et de valeur. Et quand les outils sont à portée de main pour les organisateurs aussi, veut-on vraiment risquer de laisser des jetons sur la table ? Ces mêmes outils peuvent d’ailleurs être de formidables alliés pour les organisateurs en dehors de l’événement, après l’événement et entre deux éditions — car si les relations restent actives, la participation le reste aussi, tout comme le lien avec l’événement et ses éditions futures.
Et, comme le monde le sait depuis toujours, un public chaud vaut mieux qu’un public froid.
Comme on l’a vu, les outils existent et les idées aussi (et ce ne sont là que quelques-unes ; si les systèmes sont personnalisables et souples, chacun peut construire celles qui donnent les meilleurs résultats dans sa propre situation). Il ne s’agit donc que d’agir et de changer de point de vue, en faisant de l’engagement des participants non plus un défi à affronter mais une ressource à utiliser pour réussir.
Un beau changement, vous ne trouvez pas ?