Los códigos QR están ya bastante extendidos en el mundo de la organización de eventos porque enseguida se acreditaron como herramientas prácticas y cómodas. Sin embargo, su uso no siempre va más allá de permitir que asistentes, ponentes y patrocinadores accedan a la web del evento, a partes de ella o a otros sitios de interés de forma rápida y sin errores. Que es, al fin y al cabo, la función básica del código QR, pero desde luego no la única.
En un pequeño cuadrado gráfico, si se sabe cómo hacerlo, puede encerrarse todo un conjunto de herramientas potentes, eficaces y útiles para quien organiza eventos, capaces de ahorrar tiempo y dinero en la organización y el seguimiento de muchísimas actividades, pero también de aumentar el ROI de muchas otras.
Veamos juntos cómo, partiendo de qué es y cómo funciona un código QR para enfocar después 3 casos concretos en los que puede ser muy útil.
¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE UN CÓDIGO QR?
1. EL CÓDIGO QR PARA GANAR VELOCIDAD Y AHORRAR
El primer ahorro al que aspira todo organizador de eventos, sobre todo cuando sus eventos son de grandes dimensiones, es el relativo a la gestión de los espacios, las personas, las actividades y los tiempos. Hacer eficiente la gestión de estos aspectos se vuelve estratégico cuando se quieren optimizar los procesos y reducir los costes que conllevan. El código QR puede ser una herramienta excelente para conseguirlo: puede ayudar a gestionar de manera autónoma, rápida y automática la acreditación de los asistentes reduciendo (o incluso eliminando del todo) la necesidad de destinar personal a esa función. Además puede aportar datos actualizados en tiempo real sobre el llenado y el vaciado de las salas, así como sobre la gestión de los flujos dentro de áreas, zonas y espacios. Así no solo es posible tener bajo control todos los flujos significativos para las actividades, sino también organizarlos mejor, ofreciendo apoyo allí donde hace falta (por ejemplo, enviando personal solo donde se necesita o resulta útil) y haciendo posible el uso óptimo de los espacios: basta pensar en las salas modulares y en la opción de ampliarlas o reducirlas en función del número de personas realmente presentes.
2. EL CÓDIGO QR PARA HACER MARKETING Y PROMOCIÓN
Ya hemos dicho que cualquier código QR puede usarse como marcador para —prácticamente— cualquier cosa. Poner estas herramientas a disposición de patrocinadores y expositores significa darles recursos para promocionar contenidos, materiales o incluso su propia agenda de citas, y fijar así reuniones y demos personalizadas. Puede permitirles personalizar algunos aspectos de la experiencia que quieren ofrecer a su público e incluso crear experiencias de engagement y participación ligadas, por ejemplo, al gaming. Pueden usarse además para crear recorridos, áreas y actividades reservadas y, por tanto, exclusivas, solo para determinados públicos o personas, hasta llegar a promocionar actividades y servicios de forma personalizada y «uno a uno».
3. EL CÓDIGO QR PARA IMPULSAR EL ENGAGEMENT Y EL NETWORKING
Gran potencia en poco espacio: eso es lo que ofrecen los códigos QR, para los que, de hecho, el límite es solo el de la imaginación —y la necesidad— de quien debe y quiere usarlos. Los tres ejemplos de más arriba son solo algunos de los posibles, y son los que en estos años hemos construido junto a nuestros clientes. Porque, como pasa a menudo, las herramientas son más potentes de lo que se cree, si se sabe cómo hacerlas útiles para nuestros objetivos. Y partir de ellos es la única manera no solo de llegar a experimentar sus capacidades reales, sino también de resolver muchos problemas.
Así que, si te apetece contarnos tus objetivos para el próximo evento, podemos ver juntos con qué herramientas, códigos QR incluidos, alcanzarlos. O puedes solicitar una demo en vivo y empezamos a construir juntos la plataforma ideal para tu próximo evento.