Les QR codes sont désormais répandus dans l’organisation d’événements, parce qu’ils se sont vite imposés comme des outils pratiques et commodes. Leur usage, pourtant, ne va souvent pas au-delà de permettre aux participants, aux intervenants et aux sponsors d’atteindre vite et sans erreur le site de l’événement, certaines de ses parties ou d’autres sites utiles. C’est la fonction élémentaire d’un QR code, mais ce n’est certainement pas la seule.
Dans un petit carré graphique, quand on sait s’y prendre, on peut loger tout un ensemble d’outils puissants et performants pour qui organise un événement : des outils qui font gagner du temps et de l’argent dans l’organisation et le suivi de quantité d’activités, et qui augmentent aussi le retour sur investissement de bien d’autres.
Voyons comment, en partant de ce qu’est un QR code et de son fonctionnement, puis en exposant trois cas concrets où il peut être très utile.
QU'EST-CE QU'UN QR CODE ET À QUOI SERT-IL ?
1. LE QR CODE POUR LA RAPIDITÉ ET LES ÉCONOMIES
La première économie que vise tout organisateur d’événements, surtout quand ses événements sont grands, est celle qui vient de la gestion des espaces, des personnes, des activités et du temps. Rendre ces aspects efficaces devient stratégique quand on veut optimiser les processus et réduire les coûts qui en découlent. Le QR code peut être un excellent outil pour y parvenir : il peut aider à gérer l’accréditation des participants de façon autonome, rapide et automatique, en réduisant — voire en supprimant totalement — le besoin de personnel pour cette fonction. Il peut aussi fournir des données en temps réel sur le remplissage ou le vidage des salles, et sur la circulation des personnes entre secteurs, zones et espaces. Cela permet non seulement de garder sous contrôle tous les flux qui comptent pour vos activités, mais aussi de mieux les organiser, en apportant du renfort là où il faut (par exemple en envoyant du personnel uniquement là où il est nécessaire) et en faisant un usage optimal de l’espace. Pensez aux salles modulables et à la possibilité de les agrandir ou de les réduire selon le nombre de personnes réellement présentes.
2. LE QR CODE POUR LE MARKETING ET LA PROMOTION
Nous l’avons déjà dit : tout QR code peut servir de signet vers — pratiquement — n’importe quoi. Mettre ces outils entre les mains des sponsors et des exposants, c’est leur donner des moyens de promouvoir des contenus, des documents ou même leur propre agenda de rendez-vous, pour organiser des rencontres et des démonstrations personnalisées. Cela peut leur permettre de personnaliser certaines parties de l’expérience qu’ils veulent offrir à leur public, et même de créer des expériences d’engagement et de participation liées, par exemple, au gaming. On peut aussi s’en servir pour créer des parcours, des espaces et des activités réservés — et donc exclusifs — pour certains publics ou certaines personnes, jusqu’à promouvoir activités et services de façon personnalisée, un à un.
3. LE QR CODE POUR NOURRIR L'ENGAGEMENT ET LE NETWORKING
Beaucoup de puissance dans peu de place : voilà ce qu’offrent les QR codes, et en pratique la seule limite est l’imagination — et les besoins — de qui veut s’en servir. Les trois exemples ci-dessus ne sont que quelques-unes des possibilités, et ce sont celles que nous avons construites avec nos clients au fil des ans. Car, comme souvent, les outils sont plus puissants qu’on ne le suppose, dès lors qu’on sait les mettre au service de ses objectifs. Partir de ces objectifs est le seul moyen non seulement de découvrir ce que ces outils savent vraiment faire, mais aussi de résoudre bien des problèmes.
Alors, si vous voulez nous parler des objectifs de votre prochain événement, nous chercherons ensemble quels outils, QR codes compris, vous y conduiront. Ou vous pouvez demander une démo en direct et nous commencerons à construire ensemble la plateforme idéale pour votre prochain événement.