QR-Codes sind in der Eventorganisation inzwischen weit verbreitet, weil sie sich schnell als praktische und günstige Werkzeuge etabliert haben. Oft geht ihr Einsatz aber nicht über die Möglichkeit hinaus, Teilnehmer, Referenten und Sponsoren schnell und fehlerfrei zur Event-Website, zu Teilen davon oder zu anderen interessanten Seiten zu führen. Das ist die Grundfunktion des QR-Codes, aber sicher nicht die einzige.
In einem kleinen grafischen Quadrat lässt sich – wenn man weiß wie – ein ganzes Set leistungsfähiger und nützlicher Werkzeuge für Veranstalter unterbringen: Werkzeuge, die bei der Organisation und Kontrolle vieler Aktivitäten Zeit und Geld sparen und bei vielen anderen den ROI steigern.
Sehen wir uns an, wie: zunächst, was ein QR-Code ist und wie er funktioniert, dann drei konkrete Fälle, in denen er sehr nützlich sein kann.
WAS IST EIN QR-CODE UND WOZU DIENT ER?
1. DER QR-CODE FÜR TEMPO UND EINSPARUNGEN
Die erste Einsparung, die jeder Veranstalter anstrebt, besonders bei großen Events, ergibt sich aus der Steuerung von Flächen, Personen, Aktivitäten und Zeiten. Diese Bereiche effizient zu managen ist strategisch, wenn Prozesse optimiert und die damit verbundenen Kosten gesenkt werden sollen. Der QR-Code ist dafür ein hervorragendes Werkzeug: Er hilft, die Akkreditierung der Teilnehmer eigenständig, schnell und automatisch abzuwickeln, und reduziert – oder erübrigt – den Personaleinsatz für diese Funktion. Er kann außerdem Daten in Echtzeit liefern zur Belegung und Leerung der Räume sowie zu den Besucherströmen in Bereichen, Zonen und Flächen. So lassen sich nicht nur alle für die Aktivitäten relevanten Ströme kontrollieren, sondern auch besser organisieren: Unterstützung dort bieten, wo sie nötig ist (etwa Personal nur dorthin schicken, wo es gebraucht wird), und Flächen optimal nutzen – man denke an modulare Räume, die sich je nach tatsächlicher Teilnehmerzahl vergrößern oder verkleinern lassen.
2. DER QR-CODE FÜR MARKETING UND PROMOTION
Wir haben schon gesagt, dass jeder QR-Code als Lesezeichen für – praktisch – alles dienen kann. Diese Werkzeuge Sponsoren und Ausstellern zu geben heißt, ihnen Mittel zu geben, um Inhalte, Materialien oder auch den eigenen Terminkalender zu bewerben und so Meetings und personalisierte Demos zu vereinbaren. So können sie Teile des Erlebnisses für ihr Publikum personalisieren und sogar Engagement- und Beteiligungsformate schaffen, etwa rund um Gaming. Sie lassen sich auch nutzen, um reservierte Routen, Bereiche und Aktivitäten – und damit exklusive – für bestimmte Zielgruppen oder Personen zu schaffen, bis hin zur personalisierten Bewerbung von Aktivitäten und Services im „One-to-one“-Format.
3. DER QR-CODE FÜR ENGAGEMENT UND NETWORKING
Große Wirkung auf kleinem Raum: das bieten QR-Codes, deren Grenze in der Praxis nur die Fantasie – und der Bedarf – derer ist, die sie nutzen wollen. Die drei Beispiele oben sind nur einige der Möglichkeiten, und wir haben sie in diesen Jahren mit unseren Kunden entwickelt. Denn wie so oft sind Werkzeuge leistungsfähiger als gedacht, wenn man sie für die eigenen Ziele nutzbar macht. Von diesen Zielen auszugehen ist der einzige Weg, ihre tatsächlichen Fähigkeiten zu erproben und viele Probleme zu lösen.
Wenn Sie uns also Ihre Ziele für das nächste Event schildern möchten, sehen wir gemeinsam, mit welchen Werkzeugen – QR-Codes inklusive – Sie sie erreichen. Oder Sie fragen eine Live-Demo an, und wir bauen gemeinsam die ideale Plattform für Ihr nächstes Event.