Todo organizador de eventos lo sabe: elegir el software de gestión de eventos adecuado puede marcar la diferencia entre conseguir o no hacer de verdad eventos de calidad y capaces de producir resultados tangibles, pero también —y sobre todo— entre trabajar bien y trabajar mal, que es la condición indispensable para poder siquiera plantearse hacer buenos eventos.

Así que, ¿cómo se elige un software de gestión de eventos?
Se parte de los fundamentos.

• Tiene que ser seguro y fiable, porque no podemos arriesgarnos a que ponga en peligro ninguna parte del proyecto ni podemos prescindir de las garantías de seguridad que tienen que ver con los estándares de certificación o con el cumplimiento de la normativa, empezando por el RGPD.
• Tiene que ser práctico y fácil de usar, lo que no quiere decir «básico» ni simple, pero desde luego no debe complicarle la vida a quien lo usa para después podérsela simplificar.
• Tiene que integrarse con las herramientas que ya hay en la empresa, porque si no volvemos al punto de partida: si la fricción para adoptar una nueva tecnología es demasiado fuerte, si impone cambios demasiado drásticos o, peor aún, si obliga a tirar trabajo ya hecho, como mínimo los costes directos e indirectos ligados a su adopción suben rápidamente y hacen la elección mucho más difícil.

Pero hasta aquí estamos hablando de los requisitos mínimos que todo organizador de eventos con algo de experiencia debe tener en cuenta cuando valora un software de gestión de eventos. ¿Y en el nivel superior? Dando por sentado (no es que lo sea necesariamente, pero hagamos como si lo fuera) que todos los programas de gestión de eventos del mercado tienen el «conjunto básico» de características que hemos identificado hasta aquí, la pregunta a la que hay que responder pasa a ser: ¿qué quiero que haga por mí el software con el que voy a diseñar, construir y gestionar mis eventos?

Tres respuestas, claras como el sol:

• Tiene que aportar valor añadido a todo lo que antes se hacía de otra manera. Tiene que hacer ahorrar tiempo, dinero, errores y correcciones, y a ser posible las tres cosas a la vez.
• Tiene que poder adaptarse a cualquier tipo de evento porque hoy hasta el mismo evento puede ser una vez presencial, otra vez online y quizá otra vez incluso en modalidad híbrida. Y nosotros queremos poder capitalizar cada experiencia para construir mejor la siguiente. Eso nos permite no solo ser más flexibles respecto a las necesidades del entorno y de nuestros públicos, sino construir de verdad los eventos del futuro y esa «experiencia perfecta» que, al fin y al cabo, es nuestro resultado óptimo.
• Tiene que ser modular y personalizable: tiene que tener lo que necesitamos y no debe tener lo que no necesitamos, porque eso se convertirá en ruido y estorbo cuando tengamos que gestionar rápidamente alguna emergencia que, ya lo sabemos, ocurrirá justo en mitad de nuestro evento.

Pero si estas son las características (básicas y avanzadas) que debe tener un buen software de gestión de eventos, ¿nos paramos aquí? Bueno, si estás leyendo este texto traicionaríamos tus expectativas si nos paráramos aquí. Así que sigamos. ¿Y si el software con el que organizarás tu próximo evento se convirtiera también en una herramienta de planificación estratégica?

Piensa, podrías:

1. no limitarte a gestionar las experiencias, sino diseñarlas
   Cuando se habla de software de gestión de eventos, las palabras no nos ayudan. Se piensa en herramientas con las que gestionar cosas que se han diseñado y decidido en otro sitio, antes, por otra persona y con otras herramientas. Esto lleva consigo que de algún modo el trabajo se haga dos veces, un poco como cuando, en el colegio, hacíamos primero el borrador de la redacción y después, tras releer y corregir, lo copiábamos todo en la hoja «a limpio» que íbamos a entregar. Si en cambio salimos de la idea de que el software de gestión solo tiene que gestionar, podemos descubrir que no hay que hacer el trabajo dos veces y, sobre todo, que hacerlo de una vez con el conjunto completo de herramientas delante puede permitirnos hacerlo mejor ya desde la primera. ¿Un ejemplo rápido? A menudo, cuando hacemos las demos de nuestro software, mientras mostramos los módulos y sus integraciones, al otro lado nuestros interlocutores están desmontando la idea de evento que tenían en la cabeza para reconstruirla a partir de lo que están viendo que se puede hacer con las herramientas que tienen delante. ¿Por qué no hacer entonces todo esto de una sola vez?


2. no recoger los datos, sino usarlos
   Se sabe que los datos son importantes: nos permiten medir los resultados y compartirlos con los demás, para valorar, analizar y rediseñar. Todo esto, sin embargo, en la mayoría de los eventos se hace en dos tiempos: mientras que durante el evento se recogen los datos, su análisis se hace generalmente después, cuando hay que tomar decisiones para el futuro. Conseguir agrupar las dos fases, la de recogida y la de análisis, en una sola no solo puede racionalizar los recursos y hacer ahorrar energías, sino que, sobre todo, puede traer al hoy cambios y ajustes que de otro modo verían la luz solo mañana. Piensa si pudieras hacer que fuera aún mejor lo que ya va mejor y corregir lo que no va directamente mientras ves que está sucediendo. ¿No sería fantástico?


3. no estresarte a ti y a tus colaboradores, sino estresar a tus herramientas
   Todo buen evento tiene un funnel, un recorrido ideal que las personas cuya participación se desea (nuestro «público») tendrán que hacer para estar primero informadas, luego interesadas y después implicadas por nuestra propuesta, hasta —idealmente— quedar tan entusiasmadas como para convertirse en los promotores más eficaces del evento también de cara al futuro. Normalmente este recorrido empieza mucho antes del evento, con una serie de actividades de comunicación y marketing que están en un sitio completamente distinto del de la gestión. Y que a veces ni siquiera hablan con ella, salvo a través de los datos de las personas que pasan de un «estado» al otro hasta convertirse de verdad en «nuestro público». ¿No sería mejor, en cambio, que gracias a la tecnología y a las automatizaciones que esta permite todo pudiera realizarse de forma integrada, desde la web hasta las newsletters y desde el awareness hasta el onboarding, de modo que se cree una experiencia sin fracturas tanto para quien la tiene que gestionar como para quien la disfruta?

¿Y adivinas qué?
Es posible.
Y si quieres verlo, solicita una demo en vivo.