Tout organisateur d’événements le sait : choisir le bon logiciel de gestion d’événements peut faire la différence entre conduire des événements vraiment bons, capables de produire des résultats tangibles, et ne pas y parvenir, mais aussi et surtout entre bien travailler et mal travailler, ce qui est la condition préalable pour seulement envisager de faire de bons événements.

Alors, comment choisir un logiciel de gestion d’événements ?
On part des fondamentaux.

• Il doit être sûr et fiable, parce que nous ne pouvons pas risquer qu’il mette en péril une partie du projet, et parce que nous ne pouvons pas nous passer des garanties de sécurité qu’apportent les normes de certification et la conformité réglementaire, à commencer par le RGPD.
• Il doit être pratique et facile à utiliser, ce qui ne veut pas dire « rudimentaire » ni simpliste, mais il ne doit certainement pas compliquer la vie de ceux qui l’utilisent pour la simplifier plus tard.
• Il doit s’intégrer aux outils dont l’entreprise dispose déjà, faute de quoi nous revenons à la case départ : si la friction de l’adoption d’une nouvelle technologie est trop forte, si elle impose des changements trop brutaux ou, pire, si elle revient à jeter un travail déjà fait, alors les coûts directs et indirects de l’adoption grimpent vite, et le choix devient bien plus difficile à faire.

Jusqu’ici, pourtant, nous parlons des exigences minimales que tout organisateur d’événements un peu expérimenté doit garder à l’esprit quand il évalue un logiciel de gestion d’événements. Et au niveau au-dessus ? En tenant pour acquis (ce qui ne l’est pas forcément, mais admettons-le) que toute plateforme de gestion d’événements sur le marché possède le « socle » de caractéristiques repéré jusqu’ici, la question à laquelle répondre devient : qu’est-ce que je veux que fasse pour moi la plateforme avec laquelle je vais concevoir, construire et conduire mes événements ?

Il y a trois réponses, et elles sont claires comme le jour :

• Elle doit ajouter de la valeur à tout ce qui se faisait autrement. Elle doit faire économiser du temps, de l’argent, des erreurs et des corrections, idéalement les trois à la fois.
• Elle doit s’adapter à tout type d’événement parce qu’aujourd’hui le même événement peut être en présentiel une fois, en ligne la suivante et peut-être hybride celle d’après. Et nous voulons capitaliser sur chaque expérience pour mieux construire la suivante. Cela nous permet d’être plus souples face aux besoins du contexte et de nos publics, mais aussi de construire vraiment les événements de demain et cette « expérience parfaite » qui est notre résultat optimal.
• Elle doit être modulaire et personnalisable : elle doit avoir ce dont nous avons besoin et ne pas avoir ce dont nous n’avons pas besoin, parce que cela devient du bruit et un obstacle quand il faut traiter vite l’urgence qui, nous le savons, surviendra en plein milieu de notre événement.

Mais si ce sont là les caractéristiques (de base et avancées) qu’un bon logiciel de gestion d’événements doit avoir, en restons-nous là ? Eh bien, si vous lisez ces lignes, nous vous décevrions en nous arrêtant ici. Alors continuons. Et si le logiciel avec lequel vous organisez votre prochain événement devenait aussi un outil de conception stratégique ?

Imaginez, vous pourriez :

1. non pas seulement gérer des expériences, mais les concevoir
   Quand nous parlons de logiciel de gestion d’événements, les mots ne nous aident pas. On pense à des outils faits pour gérer des choses conçues et décidées ailleurs, plus tôt, par d’autres et avec d’autres outils. Ce qui suppose que le travail se fait en quelque sorte deux fois, un peu comme à l’école, quand on écrivait d’abord le brouillon d’une rédaction puis, après relecture et corrections, qu’on recopiait tout au propre sur la feuille à rendre. Si en revanche nous abandonnons l’idée qu’un logiciel de gestion ne doit que gérer, nous découvrirons peut-être qu’il n’est pas nécessaire de faire le travail deux fois et, surtout, que le faire tout de suite avec l’ensemble des outils sous les yeux permet de mieux le faire du premier coup. Un exemple rapide ? Souvent, quand nous faisons la démonstration de notre plateforme et que nous montrons les modules et la façon dont ils s’articulent, les personnes en face démontent l’idée d’événement qu’elles avaient en tête et la reconstruisent à partir de ce qu’elles voient possible avec les outils devant elles. Alors pourquoi ne pas tout faire d’un seul mouvement ?


2. non pas recueillir des données, mais les utiliser
   Nous savons tous que les données comptent : elles permettent de mesurer les résultats et de les partager, donc d’évaluer, d’analyser et de reconcevoir. Dans la plupart des événements, pourtant, tout cela se fait en deux temps : les données sont recueillies pendant l’événement, tandis que l’analyse se fait en général après, quand il faut décider de la suite. Réunir ces deux temps, la collecte et l’analyse, peut rationaliser les ressources et économiser de l’énergie, mais surtout ramener à aujourd’hui les changements et les ajustements qui ne verraient sinon le jour que demain. Imaginez pouvoir faire aller encore mieux ce qui va bien, et corriger ce qui ne va pas, pendant que vous le regardez se produire. Ne serait-ce pas excellent ?


3. ne pas mettre la pression sur vous et vos collègues, mais sur vos outils
   Tout bon événement a son entonnoir, un parcours idéal que suivront les personnes dont nous voulons la présence (notre « public ») : d’abord informées, puis intéressées, puis séduites par notre offre, jusqu’à devenir, idéalement, assez enthousiastes pour être les promoteurs les plus efficaces de l’événement à l’avenir. D’ordinaire, ce parcours commence bien avant l’événement, avec une série d’actions de communication et de marketing qui se situent tout à fait à part de la gestion. Et qui, parfois, ne lui parlent même pas, sinon par les données des personnes qui passent d’un « statut » au suivant jusqu’à devenir vraiment notre « public ». Ne vaudrait-il pas mieux que, grâce à la technologie et aux automatisations qu’elle permet, tout cela soit conduit de façon intégrée, du site web aux newsletters et de la notoriété à l’accueil, de manière à créer une expérience sans rupture, tant pour ceux qui la conduisent que pour ceux qui la vivent ?

Et devinez quoi ?
C’est possible.
Et si vous voulez le voir, demander une démo en direct.