Durante la pandemia, los webinars fueron un recurso muy importante (por no decir fundamental) para muchas actividades empresariales: permitieron seguir con la actualización, la formación y la comunicación también a distancia, y permitieron seguir creando comunidad, hacer team building y mantener la cohesión entre grupos y organizaciones también en remoto.
Pero ahora que los eventos presenciales vuelven a ser posibles y, de hecho, han regresado con todo su esplendor, es más que legítimo preguntarse qué papel podrán seguir teniendo los webinars en el ecosistema de la vida de las organizaciones y, sobre todo, de los eventos corporativos. ¿Seguirán ofreciendo ventajas significativas?
Nosotros creemos que sí, y por seis motivos.
1. Accesibilidad y flexibilidad
Una característica de los webinars que enfocamos sobre todo en el momento de mayor necesidad, pero que tampoco desaparece hoy, es que permiten que un público potencialmente ilimitado participe en citas concretas y en eventos corporativos enteros, superando las barreras geográficas y de tiempo y reduciendo los costes (de caché, viaje y hospitality, en primer lugar). Las personas pueden conectarse desde distintas partes del mundo y ampliar su red de contactos de forma potencialmente infinita, sin tener que afrontar gastos ni restricciones logísticas. Además, la posibilidad de grabar los webinars y ponerlos a disposición on-demand ofrece flexibilidad a quienes no pueden asistir en tiempo real.
2. Ahorro de tiempo y costes
Organizar eventos presenciales exige tiempo y recursos importantes, desde la organización logística hasta la planificación de los viajes. Los webinars, en cambio, ofrecen una alternativa más rápida y económica. Sin gastos de viaje, alojamiento o catering que considerar, los recursos se pueden asignar de forma más eficiente, lo que permite un uso optimizado del presupuesto de la empresa.
3. Más engagement online
Los webinars pueden favorecer un engagement más activo por parte del público. Al principio habíamos escrito que «favorecen un engagement más activo», pero luego decidimos ser más comedidos: pueden hacerlo, pero solo si se les permite expresarse al máximo y si, para variar, se parte del diseño de la experiencia que se quiere crear con el evento y no de las herramientas con las que hacerlo. A través de herramientas interactivas como el chat, las encuestas y las preguntas en tiempo real, los asistentes pueden interactuar con los ponentes y entre ellos, pueden hacer networking y llevarse a casa uno de los resultados que —nos lo dicen ellos mismos y todas las investigaciones sobre el tema— consideran más significativo: el enriquecimiento de su red de relaciones. Además, los entornos virtuales (y no estamos hablando de avatares ni de metaversos) a menudo animan a las personas a expresar ideas, hacer preguntas y compartir opiniones incluso de forma más abierta que en los eventos presenciales.
4. Contenidos de valor
Los webinars permiten una concentración óptima en el contenido presentado porque reducen las distracciones y el «ruido»: los ponentes pueden centrarse en la presentación y garantizar así una mayor calidad del material transmitido. Además, como decíamos más arriba, la disponibilidad de los webinars grabados ofrece la posibilidad de volver a verlos o de compartir la información con compañeros o empleados que no han podido asistir, ampliando así el público interesado.
5. Trazabilidad y análisis
Todo lo que está online es medible. O al menos puede serlo, si se quiere medir. Y los webinars están online, así que permiten rastrear y analizar muchos datos útiles, desde las asistencias hasta la interacción de los asistentes con los materiales, con los docentes y entre ellos. Con el uso de herramientas de análisis, las posibilidades de medición —y después de análisis— son potencialmente infinitas: se pueden recoger datos sobre la adhesión, el engagement y las respuestas del público, y sobre el grado de satisfacción. Toda esta información se puede utilizar para valorar la eficacia del evento, mejorar los webinars futuros y adaptar las estrategias de comunicación a las necesidades de los usuarios.
6. Sostenibilidad ambiental
El último, pero uno de los más importantes hoy en día, y por eso lo hemos dejado para el final. Los webinars contaminan, como toda actividad online, pero pueden ser aliados valiosos para reducir el impacto ambiental global de algunos eventos. Al reducir la necesidad de desplazamientos físicos se reducen las emisiones de gases de efecto invernadero generadas por los viajes y el consumo de recursos como el combustible y el papel; al reducir los espacios físicos se reducen los costes ligados a ellos (de la iluminación a la climatización, del catering al montaje), por poner solo algunos ejemplos. Esta dimensión de sostenibilidad ambiental es cada vez más importante para las empresas que quieren adoptar prácticas eco-friendly y demostrar un compromiso con la responsabilidad social: mantenidos bien lejos de cualquier forma de «greenwashing», todos estos elementos son también excelentes palancas de marketing y branding.
Así que, volviendo a nuestra pregunta inicial, «¿se siguen haciendo webinars hoy?», no solo la respuesta es sí, sino que además viene acompañada de toda una serie de motivos sólidos. Porque es inútil darle vueltas: a pesar de la posibilidad de volver a los eventos presenciales, los webinars siguen desempeñando un papel relevante en el ecosistema de los eventos corporativos. Ofrecen niveles nuevos de accesibilidad, flexibilidad y ahorro de tiempo y costes. Favorecen un engagement activo y producen datos útiles para validar, medir y planificar. Y al final, ¿quién ha dicho que haya que pensar en un sistema de alternativas (o los eventos presenciales o los online, o los seminarios en aula o los webinars) en lugar de en un sistema donde todo conviva de forma funcional para enriquecer el resultado final?