Encontrar las herramientas adecuadas en el sector de la organización de eventos se está volviendo más difícil que organizar el evento perfecto. Si hasta hace unos años el problema era encontrar cualquier herramienta que, aunque viniera prestada de otros sectores, pudiera funcionar en un entorno tan complejo y particular como el de los eventos —porque prácticamente no las había—, hoy la dificultad es casi la contraria. Hay demasiadas herramientas y demasiados proveedores de servicios que, potencialmente, resuelven problemas, ahorran tiempo y dinero y mejoran el rendimiento de los eventos.
Así que, si no quieres perderte en un laberinto de propuestas —todas extremadamente atractivas, hay que decirlo— y quieres ir directo al grano, ¿qué deberías buscar?
Tener un mapa, una guía, un conjunto de preguntas a las que responder es a veces lo más importante para no perderse. Esta es la nuestra: algunas reflexiones que intentan responder a la pregunta «¿qué debería buscar en un buen conjunto de herramientas para organizar eventos, para que sea de verdad un recurso?».
Por supuesto, son también las características que nosotros mismos teníamos en mente cuando construimos SharEvent, pero queremos pensar que no somos los únicos que lo han hecho y que, por lo tanto, son reflexiones útiles para cualquier event manager, sea cual sea el tipo de eventos que organizas y, sobre todo, seas ya cliente nuestro o no. Si lo eres, es más, creemos que esta breve lista puede ser una herramienta excelente para valorar también los productos nuestros que ya usas y para pedirnos que lo hagamos mejor, que es lo que pretendemos hacer cada día.
1. Eficiencia operativa
El software de gestión de eventos tiene que automatizar las tareas repetitivas y reducir de forma significativa el tiempo dedicado a operaciones manuales. Eso permite a los managers concentrarse en aspectos estratégicos, como la personalización del evento y la mejora de la experiencia de los asistentes. Lo primero que hay que mirar, en este sentido, es por tanto: ¿cuánto trabajo consigo ahorrar cada día y cuánto del trabajo que queda es de alta calidad (diseño, ideación, gestión estratégica)?
2. Integración y «diálogo»
Un software que no habla con las demás herramientas de la empresa es un software que funciona a medias. A menos que sea capaz de convertirse en la única herramienta necesaria para gestionar un evento de principio a fin, es muy importante que sepa interactuar lo mejor posible con las herramientas que ya se utilizan, sobre todo con las difíciles de sustituir. ¿Y si no es posible? Ahí es donde resulta fundamental entender la flexibilidad de cada herramienta, es decir, cuánto camino puede recorrer cada una para encontrarse con la otra, renunciando quizá a algo, si hace falta, para optimizar la convivencia.
3. Análisis e informes
Las funcionalidades de análisis y de informes en tiempo real son cruciales. Un buen software debe ser capaz de ofrecer informes detallados sobre asistencias, engagement de los asistentes y, en general, sobre todos los parámetros significativos de cada evento: los estándar, que se usarán fácilmente en los informes y en el rediseño futuro, incluso de eventos distintos, y los específicos, capaces de contar el verdadero valor añadido de experiencias incluso únicas e irrepetibles. Está claro que, en muchos casos, el problema es también entender qué medir para poder pedírselo a las herramientas, pero sobre eso hemos escrito otra cosa.
4. User experience
Ya de por sí el tiempo es poco cuando se trabaja en la organización de eventos; si además hay que dedicarlo a aprender a usar una herramienta nueva, la frustración está a la vuelta de la esquina. Por eso es fundamental que, sea cual sea la herramienta que estés valorando, su interfaz sea intuitiva o al menos familiar, porque esa es la primera señal de que hay terreno para trabajar bien juntos. Y porque la facilidad de uso de cualquier software es determinante para el éxito operativo de un evento, tanto para quien lo gestiona como para los asistentes.
5. Soporte y seguridad
La seguridad de los datos no es solo una prioridad para quien organiza eventos: es una obligación. Por eso todas las herramientas que se emplean deben cumplir con estos requisitos, empezando por la normativa del RGPD y siguiendo por la seguridad de los servidores donde se gestionan los datos. Igual de importante es el soporte técnico: ¿cuánto y cómo de eficiente es respecto a las necesidades que prevés tener?, ¿hasta qué punto puede garantizar —dentro de los límites de lo humanamente posible, claro— que resolverá con rapidez los problemas antes de que se vuelvan críticos?
6. Personalización y escalabilidad
Cada evento es distinto de los demás, y no es una forma de hablar. Por eso conviene que también las herramientas que eliges para organizarlo y gestionarlo puedan adaptar sus funcionalidades —al menos hasta cierto punto— para responder a necesidades particulares, aunque no sean inusuales. Hablamos de cosas sencillas, como la posibilidad de crear campos personalizados para los datos de contacto y las inscripciones, y de otras más complejas, como la posibilidad de configurar flujos de trabajo según requisitos específicos. Pero hablamos también de escalabilidad, es decir, de la posibilidad de que las herramientas acompañen a los eventos a medida que crecen, para estar a su lado durante mucho tiempo y convertirse de verdad en partners de trabajo.
Ahora te toca a ti: ¿cuántas de las herramientas que ya usas tienen todas estas características, o parte de ellas?
¿Cuáles faltan y cuáles añadirías para que pudieran convertirse de verdad en tus partners perfectos?
Nos encantaría saberlo, de verdad, quizá partiendo de la experiencia de lo que ya hemos puesto dentro de SharEvent y que conoces.
O que puedes probar aquí.