Organizar eventos MICE puede ser un reto complejo, sobre todo porque —a menudo— se trata de eventos grandes, con públicos numerosos y una asistencia variada tanto por sus características como por sus intereses. ¿Cómo conciliar entonces la exigencia de una oferta diferenciada —capaz de satisfacer a públicos distintos— con la necesidad, igual de apremiante, de que esa variedad no desoriente ni despiste a los asistentes y no los lleve a renunciar a sacar lo mejor de la experiencia solo porque «es todo demasiado trabajoso»?
Una de las respuestas posibles a esta pregunta es: «Creando itinerarios personalizados». Pero ¿cómo hacerlo sin acabar organizando muchos eventos distintos dentro de un mismo contenedor, algo que resultaría extremadamente costoso tanto en recursos como en energía?
Basta con tener las ideas claras y la tecnología adecuada. Veamos entonces juntos tres maneras de hacerlo de verdad y qué ventajas puede aportar en concreto.
1. Permite que cada asistente cree su propio evento a medida
Imagina que participas en un gran evento MICE con un programa repleto de citas y de sesiones. Con toda probabilidad, si miramos de cerca, cada asistente de ese evento tendrá intereses distintos y objetivos específicos, y crear una experiencia a medida para cada uno de ellos sería una empresa titánica. ¿Por qué no resolver entonces el problema ofreciendo a los asistentes la posibilidad de seleccionar las sesiones, los temas o los ponentes que más les interesan y de añadirlos a su propio calendario personal, creando de hecho un evento a la medida de sus necesidades, gustos e intereses? El resultado sería no solo un aumento del engagement de los usuarios, porque se sentirían más protagonistas, sino también la posibilidad de planificar de forma eficiente su participación, aumentando la eficacia de la experiencia. ¿Complicado? No necesariamente. Mediante un sistema de etiquetas dentro de una app para eventos optimizada para la ocasión, cada asistente podría crear fácilmente su propia agenda personalizada con los detalles de cada cita y organizar en función de ella actividades y desplazamientos, reduciendo la pérdida de tiempo y de energía y aumentando la satisfacción.
2. No subestimes el valor de las áreas reservadas
Cuando se habla de eventos MICE, a menudo se habla de eventos que reúnen asistentes, delegados y delegaciones, ponentes, patrocinadores, expositores. Y si toda esa variedad de personas es sin duda una riqueza, sabemos por experiencia que también puede resultar muy fatigosa. En estos casos, dar a cada grupo la posibilidad de «retirarse» a áreas reservadas más tranquilas puede ser una ventaja nada desdeñable, tanto por el disfrute personal como por la eficacia de la actividad de networking que, nunca nos cansaremos de repetirlo, es fundamental en cualquier evento.
Ya vemos venir tu pregunta: pero ¿cuánto espacio necesito? Una vez más, no necesariamente mucho.
O mejor dicho: no tanto en metros cuadrados, sino quizá mucho en rendimiento tecnológico.
Las áreas en las que estamos pensando pueden caber incluso en la palma de una mano, si son virtuales, y ser perfectamente capaces de crear espacios distintos para distintos tipos de usuario. Y itinerarios personalizados, y espacios para consultar y archivar documentos reservados, y también vales, entradas, pases, acreditaciones, etcétera. Evidentemente, en estos casos el acceso a cada área reservada puede gestionarse de antemano para asignar permisos y privilegios y deberá estar vinculado a un usuario y una contraseña para garantizar la máxima confidencialidad de los datos.
Dentro de ella se puede pensar además en ofrecer toda una serie de servicios y oportunidades —más o menos transversales a cualquier tipo de evento o más o menos temáticos— como, por poner un ejemplo, la posibilidad de crear fichas personales con foto, datos y contactos para hacerse visible e interactuar con los demás. Así no solo se enriquece la experiencia, sino que se incentiva el intercambio de información y la creación de relaciones.
3. No olvides el marketing
Cada vez que se habla de personalización de experiencias en el mundo de los eventos de empresa (y no solo en él), se habla necesariamente también de marketing. Y, más aún, de marketing personalizado. Todos sabemos que hacer marketing one-to-one es, en términos generales, una de las acciones con mayor ROI pero también de mayor coste; sabemos también que todas las actividades que dan a las personas la posibilidad de elegir, de hacer y de decidir traen consigo la adquisición de un recurso fundamental: los datos. Más que de «hacer todavía más cosas», en estos casos se trata por tanto de optimizar lo que ya se está haciendo, en concreto utilizando mejor los datos que ya se recogen. Estos pueden, de hecho, transformarse, de forma relativamente sencilla, en los ingredientes para realizar acciones de marketing igual de personalizadas, que serán así no solo más dirigidas, sino también mejor recibidas y, por tanto, más eficaces.
Y si estos son tres apuntes de reflexión sobre lo que la personalización puede aportar a eventos grandes y complejos como los que suelen caber en la amplia definición de MICE, podría haber otros, más o menos ajustados a las características y a las necesidades de cada evento. Lo que aquí nos interesa recalcar es que el límite, en este campo, son solo la imaginación y la capacidad de diseño, nada estrecha, de quien organiza estos eventos. Y que la tecnología puede ser un excelente aliado para llevar a cabo estos proyectos y ponerlos a trabajar para que produzcan resultados.