Die Organisation von MICE-Events kann eine komplexe Herausforderung sein, vor allem weil es oft große Events mit zahlreichem Publikum und einer nach Profil und Interessen gemischten Teilnehmerschaft sind. Wie verbindet man also ein differenziertes Angebot – das verschiedene Zielgruppen zufriedenstellt – mit der ebenso dringenden Anforderung, dass diese Vielfalt die Teilnehmer nicht verwirrt, sie nicht ratlos zurücklässt und sie nicht dazu bringt, auf das Beste der Erfahrung zu verzichten, nur weil „alles zu mühsam ist“?
Eine mögliche Antwort lautet: „Indem man personalisierte Pfade schafft“. Aber wie geht das, ohne am Ende viele verschiedene Events in einem einzigen Behälter zu organisieren, was an Ressourcen und Kräften extrem teuer würde?
Es braucht nur klare Vorstellungen und die richtige Technologie. Sehen wir uns drei Wege an, wie es wirklich funktioniert, und welche konkreten Vorteile es bringt.
1. Lassen Sie jeden Teilnehmer sein maßgeschneidertes Event selbst gestalten
Stellen Sie sich vor, Sie nehmen an einem großen MICE-Event mit dicht gefülltem Programm teil. Sieht man genauer hin, hat sehr wahrscheinlich jeder Teilnehmer andere Interessen und eigene Ziele, und für jeden einzelnen eine maßgeschneiderte Erfahrung zu schaffen, wäre eine Herkulesaufgabe. Warum das Problem also nicht so lösen: Die Teilnehmer wählen die Sessions, Themen oder Referenten aus, die sie am meisten interessieren, und fügen sie ihrem persönlichen Kalender hinzu – und erzeugen so faktisch ein auf Bedürfnisse, Vorlieben und Interessen zugeschnittenes Event. Das Ergebnis: nicht nur mehr Engagement, weil die Nutzer sich stärker als Hauptpersonen fühlen, sondern auch eine effiziente Planung ihrer Teilnahme und damit eine wirkungsvollere Erfahrung. Kompliziert? Nicht zwangsläufig. Über ein Tag-System in einer für das Event optimierten Event-App kann jeder Teilnehmer leicht seinen eigenen persönlichen Zeitplan mit allen Details zu jedem Termin anlegen und Aktivitäten und Wege daran ausrichten – weniger Zeit- und Kraftaufwand, mehr Zufriedenheit.
2. Unterschätzen Sie den Wert geschützter Bereiche nicht
Wenn von MICE-Events die Rede ist, geht es oft um Events mit Teilnehmern, Delegierten und Delegationen, Referenten, Sponsoren und Ausstellern. Und wenn diese Vielfalt an Menschen zweifellos ein Reichtum ist, wissen wir aus Erfahrung, dass sie auch sehr anstrengend sein kann. In diesen Fällen kann es ein erheblicher Vorteil sein, jeder Gruppe die Möglichkeit zu geben, sich in ruhigere geschützte Bereiche „zurückzuziehen“ – sowohl für das persönliche Wohlbefinden als auch für die Effizienz des Networking, das, wie wir nie müde werden zu wiederholen, für jedes Event grundlegend ist.
Wir hören Ihre Frage schon: Aber wie viel Platz brauche ich? Auch hier: nicht zwangsläufig viel.
Oder besser: nicht viel an Quadratmetern, dafür vielleicht viel an technologischer Leistung.
Die Bereiche, an die wir denken, passen nämlich – virtuell – auch in eine Handfläche und können dennoch verschiedene Räume für verschiedene Nutzertypen schaffen. Und personalisierte Wege sowie Bereiche zum Einsehen und Archivieren vertraulicher Dokumente, dazu Voucher, Tickets, Pässe, Badges und so weiter. Natürlich kann der Zugang zu jedem geschützten Bereich in diesen Fällen vorab geregelt werden, um Rechte und Privilegien zuzuweisen, und muss an Login und Passwort gebunden sein, um höchste Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
Darin können Sie dann eine ganze Reihe von Diensten und Möglichkeiten bieten – mehr oder weniger übergreifend für jede Eventart oder eher thematisch –, etwa die Möglichkeit, persönliche Profile mit Foto, Daten und Kontakten zu erstellen, um sichtbar zu werden und mit anderen zu interagieren. So wird nicht nur das Erlebnis reicher, es fördert auch den Informationsaustausch und den Aufbau von Beziehungen.
3. Marketing nicht vergessen
Immer wenn von der Personalisierung von Erlebnissen die Rede ist und wir uns in der Welt der Business-Events bewegen (aber nicht nur dort), geht es zwangsläufig auch um Marketing. Und mehr noch: um personalisiertes Marketing. Wir alle wissen, dass One-to-One-Marketing allgemein zugleich eine der Maßnahmen mit dem höchsten ROI und mit den höchsten Kosten ist; wir wissen aber auch, dass jede Aktivität, bei der Menschen wählen, handeln und entscheiden, eine grundlegende Ressource mitbringt: Daten. Es geht in diesen Fällen also weniger darum, „noch mehr zu tun“, als das zu optimieren, was Sie bereits tun – konkret: die Daten, die Sie schon erheben, besser zu nutzen. Diese können nämlich relativ einfach in die Bausteine für ebenso personalisierte Marketingmaßnahmen verwandelt werden, die dann nicht nur zielgenauer, sondern auch willkommener und damit wirksamer sind.
Und wenn dies drei Denkanstöße dazu sind, was Personalisierung für so große und komplexe Events leisten kann, wie sie üblicherweise unter die weite Definition MICE fallen, so könnte es weitere geben, mehr oder weniger auf die Merkmale und Anforderungen jedes Events zugeschnitten. Was wir hier betonen möchten, ist: Die Grenze liegt in diesem Feld allein in der Vorstellungskraft und im Gestaltungsvermögen – alles andere als eng – derjenigen, die diese Events organisieren. Und dass die Technologie ein ausgezeichneter Verbündeter sein kann, um diese Projekte umzusetzen und Ergebnisse zu erzielen.