Probablemente en el último año has hecho más webinars que llamadas de teléfono, entre los que has organizado y aquellos a los que has asistido, y así has acumulado una experiencia considerable tanto desde el lado organizativo como en calidad de asistente.
Has aprendido a elegir la tecnología más sencilla y fiable, quizá también la menos costosa, y has experimentado tanto la comodidad de poder asistir a eventos de todo el mundo sin moverte de tu escritorio como la de poder contar con ponentes de talla internacional sin gastar cifras desorbitadas en su logística y hospedaje.
En definitiva, a lo largo de los últimos tres años el webinar se ha convertido en una herramienta tan sencilla de organizar como de disfrutar que, incluso hoy, cuando ya no es obligatorio utilizarlo, muchas organizaciones, empresas y sociedades tienen toda la intención de seguir teniéndolo como una herramienta a su disposición.
¿Por qué?
Porque es práctico, ágil, económico, funcional y se presta a muchas ocasiones y citas.
Mediante webinars se pueden hacer cursos de formación y actualización, sesiones de mentoring, presentaciones de productos, incluso pequeñas convenciones de empresa. Vale tanto para el B2C como para el B2B, para las sociedades como para las asociaciones profesionales. Se presta a eventos grandes y pequeños, puede utilizarse para eventos en directo y puede grabarse para volver a compartirlo en el futuro.
Pero precisamente por todo esto es ahora cuando empieza el verdadero reto.
Justo ahora que los webinars se han convertido en una herramienta demasiado cómoda para renunciar a ella, pero no lo bastante como para ser la única alternativa posible, entran en competencia directa con todas las demás herramientas que cada día compiten por la atención de las personas con las que queremos comunicarnos.
¿Cómo se gana esta carrera por la atención?
Por diferencia, como (casi) siempre, y estando en la frontera, experimentando con el cambio.
¿Pero en la práctica?
Podemos aumentar el valor de la experiencia que se ofrece a los protagonistas de cada webinar, que son por un lado los organizadores y ponentes y por otro los asistentes, y trabajar en la interactividad.
Cierto, alguien podría observar que incluso la más sencilla de las plataformas permite formas de interacción entre ponentes y asistentes, ya sean chats o la posibilidad de intervenir en directo abriendo micrófono y vídeo para hablar directamente con el ponente y con los demás asistentes.
¿Pero basta? ¿De verdad? ¿En 2022?
No.
No, porque lo hemos experimentado todos en primera persona.
Ninguna herramienta es suficiente si no se convierte en una pieza de una experiencia más completa, rica y articulada. Y sobre todo si quien tiene que utilizar esas herramientas no consigue integrarlas en SU experiencia de uso: si no producen un valor, corren el riesgo de quedarse en potencialidades sin expresar.
Si en cambio se le da la vuelta a la perspectiva y el webinar se convierte solo en una parte —central, desde luego, pero solo una parte— de una experiencia que empieza antes y termina mucho después, donde herramientas distintas se integran como piezas de un puzle para convertirse en algo más completo (atención, no estamos diciendo más complejo, ¡al contrario!), ahí es justo donde se ve lo nuevo.
Pongamos un ejemplo.
Si queremos realizar un ciclo de webinars para promover la formación y la actualización de los empleados de una empresa, podemos sin duda enviar un correo a todos los interesados con el calendario de las citas, la información relevante y los enlaces para acceder a los contenidos. Después, para cada cita, podemos realizar los webinars previendo la posibilidad no solo de utilizar el chat para comunicarse entre asistentes y con los ponentes, sino también una o más sesiones de Q&A durante las cuales sea posible hacer preguntas y recibir respuestas en directo.
Al final de cada cita, quizá, enviamos la grabación del webinar no solo a quien no ha podido asistir, sino a todos los inscritos, para que también quien lo ha seguido en directo pueda volver a verlo si le apetece.
En un segundo caso somos siempre la misma empresa que quiere realizar el mismo ciclo de webinars.
Esta vez, sin embargo, en el correo que enviamos a todos los asistentes incluimos un enlace de acceso a un minisitio creado a medida y en el que las personas pueden empezar a leer toda la información sobre las citas previstas, profundizar en contenidos específicos y pueden crear un perfil personal con el que interactuar desde el primer momento con los demás asistentes. Quizá también pueden empezar a participar en pequeños juegos de evaluación de competencias o en quiz para valorar sus necesidades, sus curiosidades o simplemente los temas en los que desean profundizar. La información recogida durante estas actividades puede utilizarse para construir contenidos más específicos para los webinars, mientras que la participación puede recompensarse con créditos de empresa, ya que contribuye a reforzar el sistema de relaciones internas y a hacer team building sin necesidad de realizar más citas. Así, un proyecto nacido con una finalidad puede adquirir enseguida al menos otra, en beneficio de la empresa.
Durante el webinar, las encuestas y los quiz pueden usarse para estimular todavía más la participación, la interacción y la obtención de más información, además de para hacer más eficaz la formación. Los ponentes pueden compartir materiales en tiempo real y documentos en la plataforma web, e incluso cada asistente puede hacer lo mismo con todos los contenidos que considere útiles para sus compañeros. Además, todas estas interacciones, estos intercambios y estos contenidos permanecen en el patrimonio de la empresa para ser analizados, estudiados y capitalizados aún más.
¿Todo muy bonito pero demasiado complicado?
Desde luego, si se piensa que hay que crear cada pieza de este puzle utilizando herramientas distintas y que hay que integrarlas con una dirección artesanal, seríamos los primeros en decirte que lo dejes.
¿Pero y si en cambio existieran herramientas que te permitieran no solo imaginar todo esto (y mucho, mucho más), sino también realizarlo desde un único sistema de creación y gestión? ¿No sería todo más fácil?
Ah, si existieran…