Cuando se trata de organizar eventos, el tamaño importa, pero quizá no de la forma en que muchos piensan.
La percepción común es que organizar un evento grande es necesariamente más complejo que un evento pequeño, algo que en nuestra opinión es al mismo tiempo verdadero y falso.
Si algunos aspectos de la planificación pueden parecer más evidentes en un evento grande, en realidad muchos de los retos más significativos se manifiestan también en eventos más contenidos y requieren enfoques igual de estratégicos para superarse con éxito.
En particular esto afecta a tres temas: el de la logística, el del engagement y la experiencia de los asistentes, y el de la gestión del equipo que controla y dirige todo el evento.
1. Escalabilidad y logística
2. La experiencia del asistente al evento
La creación de una experiencia memorable para los asistentes es el corazón de cualquier evento, grande o pequeño. Y sin duda el tamaño del evento influye en la manera en que esa experiencia se diseña y se realiza para ser vivida: en un evento grande, el reto principal es crear una experiencia que pueda percibirse como única y personal incluso cuando la comparten cientos o miles de personas. Herramientas como las app para eventos, que permiten la personalización de los contenidos, de las comunicaciones y, a veces, también de las actividades, son por tanto excelentes aliadas para recrear experiencias micro incluso dentro de contextos macro y facilitar la gestión de las interacciones y el seguimiento de las preferencias de los asistentes.
En un evento pequeño, por el contrario, la personalización es más sencilla, pero eso no significa que sea automáticamente eficaz. También en este caso el uso de herramientas digitales puede enriquecer la experiencia, ofreciendo oportunidades de engagement más dirigidas y creando una sensación de exclusividad.
En ambos casos, por tanto, el objetivo es hacer que cada asistente se sienta valorado e implicado, y la diferencia no está tanto en la cantidad de personas a las que uno se dirige como en la capacidad de utilizar los recursos adecuados para producir los resultados deseados.
3. Coordinación y gestión del equipo
Uno de los mayores retos en la organización de un evento es la comunicación y la coordinación del equipo de trabajo. En los eventos de grandes dimensiones este aspecto puede parecer más complejo, dado el mayor número de personas implicadas, y se vuelven cruciales la capacidad de coordinación y la eficiencia de las herramientas de comunicación utilizadas, desde las más sencillas y tradicionales hasta las más avanzadas, como las app de gestión de eventos.
Al contrario, en un evento pequeño el equipo suele ser más reducido, lo que podría hacer pensar en una gestión más sencilla. Sin embargo, un grupo más reducido conlleva a menudo un mayor número de responsabilidades para cada miembro, lo que puede traer retos igual de exigentes. También en este tipo de casos es fundamental poder garantizar a cada miembro del equipo un alineamiento perfecto con los objetivos del evento y un conjunto de herramientas que permitan una comunicación fluida y continua. Herramientas no muy distintas, por tanto, de las que se consideran fundamentales para los eventos de grandes dimensiones, y que pueden marcar la diferencia también en el caso de equipos de pocas personas.
En conclusión, entonces, ¿organizar un evento grande es más difícil que organizar uno pequeño?
Sí y no, nos gustaría responder.
Sin restar importancia a las dificultades que el aumento del tamaño de un evento trae necesariamente consigo, en nuestra opinión no hay que olvidar que, al final, el diseño meticuloso que todo evento requiere es más o menos el mismo, porque iguales son —sustancialmente— los objetivos finales. Al final, de hecho, los interlocutores a los que habrá que implicar y satisfacer serán siempre personas concretas, con sus características, superponibles y sumables solo hasta cierto punto. A cada una de ellas habrá que garantizarle un microcosmos de experiencias, que después se multiplicará tantas veces como exija el tamaño del evento. Naturalmente con todas las economías de escala y de gestión que los grandes números suelen permitir, sobre todo si se dispone de un conjunto adecuado de herramientas de diseño, gestión y rendición de cuentas.