Bei der Organisation von Events zählt die Größe – aber vielleicht nicht so, wie viele denken.
Verbreitet ist die Wahrnehmung, dass ein großes Event zwangsläufig komplexer zu organisieren ist als ein kleines, was unseres Erachtens gleichzeitig richtig und falsch ist.
Manche Aspekte der Planung fallen bei einem großen Event stärker ins Auge, tatsächlich zeigen sich aber viele der wichtigsten Herausforderungen auch bei kleineren Events und verlangen ebenso strategische Ansätze, um erfolgreich bewältigt zu werden.
Das betrifft vor allem drei Themen: die Logistik, das Engagement und Erlebnis der Teilnehmer sowie die Führung des Teams, das das gesamte Event steuert und umsetzt.
1. Skalierbarkeit und Logistik
2. Das Erlebnis der Teilnehmer
Ein einprägsames Erlebnis für die Teilnehmer zu schaffen, ist der Kern jedes Events, ob groß oder klein. Und die Größe des Events prägt zweifellos, wie dieses Erlebnis gestaltet und umgesetzt wird: Bei einem großen Event besteht die Hauptaufgabe darin, ein Erlebnis zu schaffen, das auch dann einzigartig und persönlich wirkt, wenn es Hunderte oder Tausende teilen. Werkzeuge wie Event-Apps, mit denen Inhalte, Kommunikation und teils auch Aktivitäten personalisiert werden, sind daher hervorragende Verbündete, um Mikro-Erlebnisse in Makro-Kontexten zu schaffen und Interaktionen sowie Vorlieben der Teilnehmer zu erfassen.
Bei einem kleinen Event ist Personalisierung dagegen einfacher – wirksam ist sie damit aber nicht automatisch. Auch hier können digitale Werkzeuge das Erlebnis bereichern, gezielteres Engagement ermöglichen und ein Gefühl von Exklusivität erzeugen.
In beiden Fällen geht es also darum, dass sich jeder Teilnehmer wertgeschätzt und eingebunden fühlt. Der Unterschied liegt weniger in der Zahl der Angesprochenen als in der Fähigkeit, die richtigen Mittel für die gewünschten Ergebnisse einzusetzen.
3. Koordination und Führung des Teams
Eine der größten Herausforderungen bei der Organisation eines Events sind Kommunikation und Koordination im Team. Bei großen Events wirkt das komplexer, weil mehr Personen beteiligt sind; entscheidend werden die Koordinationsfähigkeit und die Effizienz der eingesetzten Kommunikationsmittel – von den einfachsten und traditionellsten bis zu den fortschrittlichsten wie Apps für das Eventmanagement.
Bei einem kleinen Event ist das Team dagegen meist kleiner, was auf eine einfachere Steuerung schließen lässt. Eine kleinere Gruppe bedeutet jedoch oft mehr Verantwortung für jedes einzelne Mitglied und damit ebenso anspruchsvolle Herausforderungen. Auch hier ist es entscheidend, jedem Teammitglied die perfekte Ausrichtung auf die Ziele des Events zu sichern sowie ein Set an Werkzeugen, die eine reibungslose und durchgängige Kommunikation ermöglichen. Also Werkzeuge, die sich kaum von denen unterscheiden, die für große Events als unverzichtbar gelten – und die auch bei Teams von wenigen Personen den Unterschied machen.
Zum Schluss also: Ist es schwieriger, ein großes Event zu organisieren als ein kleines?
Ja und nein, würden wir antworten.
Ohne die Schwierigkeiten zu schmälern, die ein größeres Event zwangsläufig mit sich bringt, sollte man unseres Erachtens nicht vergessen, dass die sorgfältige Planung, die jedes Event verlangt, am Ende mehr oder weniger dieselbe ist, weil die Endziele im Wesentlichen dieselben sind. Denn die Menschen, die zu gewinnen und zufriedenzustellen sind, bleiben immer Einzelne mit ihren eigenen Merkmalen, die sich nur bis zu einem bestimmten Punkt zusammenfassen und addieren lassen. Jedem von ihnen muss ein Mikrokosmos an Erlebnissen geboten werden, der dann so oft vervielfacht wird, wie es die Größe des Events verlangt. Natürlich mit allen Skalen- und Managementeffekten, die große Zahlen häufig erlauben – vor allem, wenn Sie über ein passendes Set an Werkzeugen für Planung, Steuerung und Auswertung verfügen.