Sin duda, entre las herramientas más usadas para invitar a las personas a los eventos corporativos están los correos electrónicos. El envío de invitaciones a eventos por email es práctico, rápido y puede contar con el hecho de que el email llega a los destinatarios de forma precisa y puntual, y suele ser bien recibido cuando no directamente esperado.
Pero hay un pero: frente a todas estas ventajas, cada envío de invitaciones por correo, si no se hace con el cuidado debido, puede resultar más un problema que una oportunidad; es más, tres problemas. Entre los principales con los que se puede encontrar cualquier organizador de eventos están:
- correos que no llegan a los destinatarios o que acaban en el spam;
- correos que no se abren;
- correos que no se leen y que acaban por no producir ninguno de los resultados que esperaba quien los envió.
Esto sucede en muchos casos porque, con las prisas que suele haber al enviar las invitaciones por correo, se cometen algunos errores o, en cualquier caso, no hay tiempo ni manera de prestar atención a algunos elementos que son fundamentales para que cada envío tenga todo a su favor para funcionar.
Por eso hemos querido dedicar una reflexión específica a este tema, centrando la atención sobre todo en tres elementos:
1. Dominios fríos y dominios calientes: una cuestión de reputación
Un buen dominio tiene buena reputación y hace que los correos lleguen efectivamente a los buzones de los destinatarios. Esto excluye categóricamente la posibilidad de hacer lo que, en cambio, vemos suceder a menudo: se coge un dominio recién creado y se utiliza para enviar de inmediato una gran cantidad de correos. Esos mensajes seguramente saldrán, pero probablemente no llegarán nunca a destino, porque el sistema que los tiene que «aceptar» se encontrará delante material procedente de un remitente desconocido y potencialmente peligroso. Esto suele provocar que los correos no se entreguen o que se etiqueten como spam, escondiéndose así de la vista de los destinatarios.
Por eso es fundamental que los dominios que se usan para enviar correos importantes como las invitaciones a un evento se consideren fiables o hayan sido al menos «calentados», es decir, se hayan usado para enviar gradualmente un número creciente de correos en los primeros días o semanas desde su creación. Esto permite a los servicios de correo receptores acostumbrarse al nuevo dominio y atribuirle una reputación positiva, dejándole así «entrar».
Después, dado que, como todas las reputaciones, tampoco la de un dominio se adquiere para la eternidad, es importante monitorizarla constantemente, mantener bajo el porcentaje de correos que se señalan como spam y limpiar las listas, para tenerlo todo siempre en regla, al menos en la medida de lo posible.
2. Timing y frecuencia: el momento lo es todo
El segundo paso de un buen envío de invitaciones por correo tiene que ver con la planificación. Prestar atención a cuándo se envían las campañas de correo puede influir notablemente en la tasa de apertura y de lectura. Esto significa hacer sobre todo dos cosas: evitar los periodos de mayor congestión —como las primeras horas de la mañana o los lunes, cuando los buzones suelen estar sobrecargados de correos— y monitorizar los datos, que pueden aportar insights valiosos sobre cuándo es más probable que los destinatarios se impliquen con los contenidos. Si los datos muestran que la mayoría de los destinatarios abre los correos por la tarde, programar los envíos para ese momento puede aumentar las probabilidades de éxito de las campañas.
Igual de importante es planificar la temporización de los reenvíos a quienes, pasado cierto tiempo, no los han abierto. Puede ocurrir que incluso los contenidos más interesantes se pierdan en el flujo ya constante de correos que recibimos cada día y que resulte útil volver a enviarlos. También en este caso, sin embargo, los tiempos son cruciales: si envío y reenvío están demasiado cerca, se podría generar molestia en los destinatarios y, en el peor de los casos, hacer que el mensaje se etiquete como spam.
3. Hacerse notar para que te lean: cuando la primera mirada marca toda la diferencia
Una vez que los correos han llegado a destino, el reto pasa a ser conseguir que los destinatarios los abran, para que puedan acceder a su contenido. Un correo que llega pero que no se lee es solo menos dañino (para la reputación del dominio y para los envíos siguientes) que un correo no entregado, pero igual de inútil en la economía de un evento.
Lo primero que hay que preguntarse es, por tanto: ¿cómo construir los correos de invitación para que resulten lo bastante interesantes para los destinatarios como para que los abran? Aquí entran en juego principalmente dos elementos: el asunto del correo y su vista previa. Son, de hecho, los dos elementos que, ya desde la pantalla de la «bandeja de entrada» de nuestros destinatarios, pueden destacar entre toda la correspondencia y atraer la atención. Un poco como usar sobres de colores en el correo tradicional cuando todo el mundo usa los blancos, o inventarse formatos inusuales para salir «del montón». El asunto es lo primero: breve, conciso y atractivo, tiene que resaltar y captar la mirada, y tiene que ser lo bastante claro como para no generar dudas ni confusión. La vista previa puede ser un apoyo añadido, ya que aporta algún elemento más y puede empujar a hacer ese clic que nos interesa. Lo importante es no subestimarla o, peor aún, olvidarla, dejando al azar (y a la tecnología) que seleccione por su cuenta qué mostrar del texto del correo.
Claro que después también el texto del correo debe cuidarse hasta el más mínimo detalle para que sea claro, conciso (nadie quiere abusar de la atención y del tiempo de las personas) y aporte toda la información necesaria y útil para que los destinatarios realicen las acciones que queremos, ya sean la inscripción al evento o la petición de información, el acceso a un sitio o la difusión de los contenidos en sus propios canales para el boca a boca. Es fundamental, por tanto, conocer al propio público y tener muy claro qué queremos decir, cómo queremos decirlo y cuál queremos que sea nuestro resultado, algo fundamental también para medir y valorar los resultados.
En resumen, cuando se quiere usar bien el correo como canal de invitación a un evento es importante tener las ideas claras (sobre qué decir y cómo decírselo mejor al propio público para que resulte claro e interesante), tener los tiempos adecuados y poder contar con las herramientas adecuadas. Tres recursos fundamentales que pueden marcar de verdad toda la diferencia del mundo en una fase tan crucial para cualquier evento como es la del primer contacto con los públicos a través de las invitaciones. Y en la que no se puede correr en absoluto el riesgo de que no salga como debe.