Los webinars son una herramienta extraordinaria a disposición de los organizadores de eventos, de las empresas, de las organizaciones. Tienen toda la flexibilidad necesaria para emplearse como apoyo a muchas actividades: cursos de formación, presentaciones de producto, reuniones de equipo, conferencias. A menudo los únicos límites de lo que se puede hacer con un webinar son la imaginación de quien lo está organizando y la tecnología que hay detrás de la plataforma que se va a usar.
Además tienen tres grandes ventajas:
- son más económicos, porque reducen muchos costes: desde los de alojamiento y desplazamiento de los ponentes (que incluso pueden quedarse en su casa o ser convocados en estudios de grabación y emisión más cercanos y cómodos) hasta los relativos al alquiler y a la gestión de las salas, pasando por los que se piden a los asistentes, tanto en términos económicos como de tiempo.
- son ágiles y rápidos de organizar y por eso pueden utilizarse incluso en tiempo real para responder a las necesidades de actualización, comunicación o implicación de públicos distintos.
- son «smart» porque, al tener ya una fuerte base tecnológica, pueden enriquecerse con herramientas adicionales que se apoyan en los mismos dispositivos desde los que se siguen (desde los chats a las votaciones, desde las encuestas a las herramientas de matchmaking y networking) sin necesidad de recurrir a tecnologías ni a herramientas añadidas.
Además, como ya hemos subrayado varias veces, producen muchísimos datos y por tanto ayudan tanto a los organizadores como a todos los que tienen intereses relacionados (desde los financiadores a los patrocinadores, por ejemplo) a valorar su propio retorno de la inversión y a hacer más negocio.
¿Y entonces por qué estás leyendo un artículo sobre por qué no deberían hacerse webinars, te estarás preguntando?
Porque, en nuestra opinión, ni siquiera las herramientas más potentes son necesariamente buenas para todas las ocasiones. Es más, a veces las hay incluso más útiles, más eficaces y más rentables respecto al presupuesto que exigen. Y nosotros, ya lo sabes si nos sigues desde hace un tiempo, no estamos interesados en vender a toda costa (aunque, naturalmente, también tenemos una plataforma para webinars, casualmente, y hemos escrito aquí, aquí y aquí sobre cómo aprovechar al máximo esta herramienta), sino que preferimos vender los productos adecuados a las personas y a las empresas adecuadas. Porque solo así ellas obtienen resultados y nosotros la satisfacción, además de clientes fieles que a menudo ya no nos abandonan.
Estas son, por tanto, tres situaciones que vienen directamente de nuestra experiencia de las últimas semanas y en las que, en nuestra opinión, no conviene hacer un webinar. O mejor dicho, situaciones en las que el webinar no es precisamente «el zapato adecuado para ese pie» frente a otras herramientas no necesariamente más complicadas ni más caras, sobre todo en relación con las ventajas que aportan.
1. El espacio y su organización son centrales en la experiencia del evento que estás organizando
Es el caso más clásico, el que recuerda, si se quiere, más de cerca la experiencia física de los eventos tradicionales: en estos casos el evento, para funcionar lo mejor posible, necesita utilizar, incluso cuando es online, espacios múltiples y con características distintas, destinados a varias funciones. Por ejemplo, hace falta una sala para la plenaria, salas más pequeñas para los trabajos en grupo, una zona expositiva para los stands y lounges para el descanso y el networking. En casos como estos el webinar, por ágil y «smart» que sea, muestra pronto todos sus límites frente a soluciones tecnológicas más evolucionadas, como por ejemplo las que están en la base de los eventos virtuales. Y no hablamos de visores ni de metaversos. Hablamos, más sencillamente, de espacios virtuales atractivos, personalizados y únicos si se quiere, funcionales a las actividades que deben acoger y capaces de despertar toda la implicación y toda la atención que hacen de ello una experiencia realmente rica para todos.
2. Hay una gran ventaja (en términos de relaciones, de imagen o de estatus) en diferenciar las formas de participación en el evento
Hay situaciones, lo sabes mejor que nosotros, en las que la diferenciación de las membresías, y por tanto de los estatus, de los accesos, de las posibilidades de acción y de disfrute del evento entre los asistentes se vuelve al menos tan importante como disponer de los contenidos más interesantes y de la tecnología más potente. También en casos como estos, la diferenciación de contenidos que se puede ofrecer con un webinar es a menudo más cuantitativa que cualitativa, frente a soluciones más eficaces como, por ejemplo, la realización de eventos híbridos, donde a una parte presencial, quizá en una sede exclusiva para un grupo reducido de personas, le hace de contrapunto la posibilidad de vivir una experiencia análoga —aunque no igual— cómodamente desde casa, incluso en diferido.
3. Necesitas que las personas interactúen con tus productos o servicios
El último ejemplo que ponemos es en parte un spin-off del primero, pero con sus propias particularidades. Se trata de todas aquellas situaciones en las que el espacio se vuelve importante no tanto desde el punto de vista relacional como desde el comercial. Hablamos de las ferias, esas situaciones en las que se da generalmente la copresencia de dos elementos: muchos vendedores y muchos compradores que acuden para comparar las ofertas y comprar lo que para ellos es el mejor producto o servicio. En todos estos casos, el entorno en el que se construyen las relaciones, el «setting», es parte sustancial del proceso de venta y de compra tanto cuando es físico como cuando es virtual. Y por eso la posibilidad, una vez más, de unir la experiencia de compra con la de elección —la posibilidad de ir «físicamente» adelante y atrás por un espacio, incluso sin moverse de casa—, de valorar la decoración y la marca de los espacios, la riqueza de los materiales, de poder —por qué no— explorar también a solas un stand sin la presión de un vendedor justo detrás pero teniéndolo a disposición si hace falta, pasa a formar parte integrante de la experiencia y marca la diferencia.
En estos tres casos el webinar no es la solución adecuada porque, a pesar de su gran potencial, no consigue poner en el centro de atención precisamente aquellas características distintivas del evento que marcan la diferencia en la experiencia de los asistentes y de los inversores. Se convierte por tanto en un desperdicio empeñarse en usarlo en detrimento de herramientas más funcionales y no necesariamente más caras ni más complicadas de gestionar.
¿Por qué se hace, entonces? A menudo porque los webinars, ya sea porque nos resultan familiares, ya sea por su enorme popularidad, son lo primero que se nos ocurre. A menudo porque pensamos que son el mejor compromiso entre coste y rendimiento. A menudo porque tenemos prisa. O también, a veces, porque todavía no hemos encontrado a quien pueda construir con nosotros la mejor solución para crear de verdad el evento que queremos sin volvernos locos y sin malgastar dinero y recursos.
Si es tu caso, ya sabes que puedes empezar a contarnos tu próximo evento simplemente haciendo clic en el botón de aquí abajo, ¿verdad?