Cuando se habla de control de accesos en un evento las palabras clave que vienen enseguida a la cabeza son principalmente tres: rapidez, sencillez y fiabilidad. Quien organiza eventos sabe bien que cada momento «muerto» de un evento es un riesgo para su rendimiento y para la valoración final de la experiencia que las personas vivirán y contarán.
Garantizar que el momento del acceso al lugar del evento sea fluido, rápido, seguro y agradable se convierte por tanto en un factor determinante de satisfacción (o, al contrario, de posible frustración), y como tal hay que tratarlo. Esto vale también para sesiones de formación, talleres, seminarios, accesos a la zona expositiva y a los stands, citas con empresas y actividades sociales como sesiones de networking, aperitivos y cenas: todas ellas actividades en las que los momentos de entrada —y, cuando hace falta, también de salida— forman parte integrante de la calidad global.
A todo esto hay que añadir otros dos factores.
El primero es, por desgracia, el económico: los recursos disponibles no dejan de disminuir mientras que los estándares de calidad que exige el sector —el segundo factor— no dejan de crecer, en parte por una competencia cada vez más cerrada y por la experiencia acumulada por los asistentes, que los hace más conscientes y más exigentes
En un escenario así, la actividad de control de accesos soporta una presión considerable, densa tanto de oportunidades como de riesgos. Por eso, reflexionar sobre herramientas como las apps para el control de accesos es cualquier cosa menos trivial.
Veamos algunas.
1. Rapidez + practicidad = movilidad
Ya lo hemos visto: a nadie le gusta hacer cola. O mejor dicho, a nadie le gusta perder el tiempo esperando a que pase algo. Esto nos coloca, como organizadores, ante la necesidad de hacer que los momentos de check-in y de check-out de las sedes sean lo más rápidos posible y también interactivos, ya que si las personas están haciendo algo se aburren menos que si no hacen nada. Pero ¿cómo se mantienen unidos estos dos aspectos?
Antes que nada, quitando las barreras inútiles, empezando por las más grandes: las entradas y las salidas. Parece una locura, pero no lo es, porque a menudo los conceptos de entrada y salida están más en nuestra cabeza y en nuestras costumbres que en otro sitio. No siempre, evidentemente, pero sí a menudo. Y en todos los casos en que esa fijeza no es necesaria se pueden crear recorridos alternativos en los que las personas se activan y además encuentran menos gente, así que pasan menos tiempo en la cola «perdiendo el tiempo». Ya, ¿pero cómo se concilia esa magnífica libertad con el control de accesos? «Simplemente» desmaterializándolo, haciéndolo más móvil y, por tanto, más ágil.
En la práctica, quitando todas las estructuras que no son necesarias, como tornos, barreras y mostradores, e implantando estructuras flexibles como tabletas y smartphones con los que se puede obtener el mismo resultado —el registro correcto de la entrada, sea única o múltiple, con reserva o sin ella— sin la rigidez (y a menudo el coste) de estructuras que obligan a seguir recorridos fijos y agarrotan las acciones.
Piensa en todas las posibilidades que esto trae consigo para los eventos al aire libre, en los que seguramente ya estarás pensando de cara a la buena estación.
2. Del control a la gestión: las reservas ágiles aumentan calidad y cantidad
Otro momento de rigidez que se da a menudo en los eventos —sobre todo en los de grandes dimensiones o con una estructura articulada— tiene que ver con las actividades que se realizan con reserva previa.
A menudo, para participar en estas citas se pide a las personas que reserven su plaza incluso mucho antes del evento. Si bien este procedimiento ayuda en la gestión de las actividades —permite reservar los espacios más adecuados por forma y aforo, reduciendo el desperdicio, y permite planificar las actividades de manera más eficiente y eficaz—, a veces produce también ineficiencias. Pensemos en los dos casos opuestos: las personas reservan y luego no se presentan o, al contrario, no reservan hasta que es demasiado tarde, perdiendo así oportunidades valiosas para ellas y para el evento.
Al menos en algunos casos, estos problemas podrían resolverse con un sistema de control de accesos lo bastante flexible como para convertirse también en una herramienta de gestión de las reservas y de su registro y validación, gracias a la conexión en tiempo real con el software de gestión del evento. De este modo no solo se podrían gestionar de forma más eficiente espacios y tiempos, sino que se podría dar un servicio adicional a las personas, quitándoles el peso de planificar su vida con antelación también allí donde eso puede ser causa de estrés o de dificultades.
¿El resultado? Fácil de ver incluso a simple vista: satisfacción por un sistema que funciona, responde a una necesidad y simplifica la vida. ¿Quién no lo querría?
3. Privacidad y seguridad de los datos: el talón de Aquiles de la movilidad
Al hablar de derribar barreras y simplificar recorridos —todos ellos elementos que podrían aumentar la eficiencia, la eficacia y la satisfacción de los eventos— seríamos ingenuos, es más, del todo incautos, si no tuviéramos en cuenta que todo esto, como cualquier moneda, tiene dos caras.
Cuando se habla de control de accesos se habla, de hecho, de datos personales y, aún más, de su intercambio y tratamiento. Más en general, se habla de todo lo que entra dentro de unas siglas con las que ya hemos adquirido cierta familiaridad: RGPD. Cuanto más descentralizado se vuelve el proceso y cuantas más personas pueden acceder a estos datos, más fundamental es que cada nodo de esa red ampliada esté garantizado exactamente igual que el centro. Y que todo quede recogido en un sistema homogéneo, que proteja sin complicar ni hacer más pesada la vida a quien lo tiene que usar. Sí, ¿y en la práctica? Digamos que si pensamos en tener sobre el terreno a N colaboradores, todos con un smartphone o una tableta para el control de los accesos al evento y a sus distintos espacios, tenemos que asegurarnos de que esas herramientas no sean solo fiables desde el punto de vista del rendimiento, sino también seguras, de que tutelen a ambas partes (asistente y responsable del control de acceso) respecto a los datos que se consultan, intercambian y archivan, de modo que sean solo los necesarios y ni uno más, de que los servicios se presten de forma puntual y segura mientras se protege la privacidad de las partes. Por eso resulta fundamental que no solo las herramientas, sino también la infraestructura que las pone en red, estén diseñadas y construidas siguiendo los principios de fiabilidad, seguridad, cumplimiento del RGPD e integración.
Así que, llegados hasta aquí, ¿control de accesos por app, sí o no?
Para nosotros, decididamente sí, siempre que la herramienta rinda bien, sea segura y capaz de adaptarse a las necesidades de cada experiencia concreta, y se emplee con atención y después de una valoración cuidadosa.
Por eso ponemos la nuestra a tu disposición: solicita una demo en vivo y comprueba si puede ser la adecuada para tu próximo evento.