Quand on parle de contrôle d’accès lors d’un événement, trois mots clés viennent aussitôt à l’esprit : rapidité, simplicité et fiabilité. Quiconque organise des événements sait que chaque temps mort est un risque pour la performance de l’événement et pour la note finale de l’expérience que les gens vivront et raconteront ensuite.
Faire en sorte que le moment de l’entrée sur le site de l’événement soit sans friction, rapide, sûr et agréable devient donc un facteur décisif du plaisir que les gens y prendront (ou, à l’inverse, de la frustration qu’ils accumuleront) et doit être traité comme tel. Il en va de même pour les sessions de formation, les ateliers, les séminaires, l’entrée dans l’espace d’exposition et sur chaque stand, les rendez-vous avec les entreprises et les activités conviviales comme les sessions de networking, les cocktails et les dîners : dans tous ces cas, les moments d’entrée — et le cas échéant de sortie — font partie intégrante de la qualité d’ensemble.
À tout cela, il faut ajouter deux autres facteurs.
Le premier, hélas, est financier : les ressources disponibles ne cessent de se réduire tandis que les standards de qualité qu’exige le secteur — c’est le second facteur — ne cessent de monter, poussés par une concurrence toujours plus vive et par l’expérience accumulée par les participants, qui les rend plus avertis et plus exigeants
Dans un paysage pareil, le contrôle d’accès se retrouve sous une forte pression, dense en occasions comme en risques. C’est pourquoi réfléchir sérieusement à des outils comme les applications de contrôle d’accès est tout sauf accessoire.
Examinons-en quelques-uns.
1. Rapidité + praticité = mobilité
Nous l’avons déjà vu : personne n’aime faire la queue. Ou plutôt, personne n’aime perdre du temps à attendre qu’il se passe quelque chose. Comme organisateurs, cela nous met face à la nécessité de rendre les entrées et les sorties des lieux aussi rapides que possible et aussi interactives que possible, puisque celui qui fait quelque chose s’ennuie moins que celui qui ne fait rien. Mais comment tenir ces deux choses ensemble ?
D’abord en supprimant les barrières inutiles, à commencer par les plus grandes : les entrées et les sorties. Cela paraît fou, mais ce ne l’est pas, car les notions d’entrée et de sortie vivent souvent davantage dans nos têtes et dans nos habitudes que nulle part ailleurs. Pas toujours, évidemment, mais souvent. Et partout où leur fixité n’est pas nécessaire, on peut créer des parcours de rechange où les gens sont actifs et trouvent aussi moins de monde, et passent donc moins de temps à faire la queue et à « perdre du temps ». Très bien — mais comment concilier cette magnifique liberté avec le contrôle des accès ? « Simplement » en le dématérialisant, en le rendant plus mobile et donc plus agile.
Concrètement, en supprimant toutes les structures superflues comme les tourniquets, les barrières et les comptoirs et en apportant des outils souples comme des tablettes et des smartphones, qui permettent d’obtenir le même résultat — enregistrer correctement l’entrée, unique ou multiple, réservée ou non — sans la rigidité (et souvent le coût) de structures qui obligent les gens à suivre des parcours imposés et raidissent leurs gestes.
Pensez simplement à tout ce que cela ouvre pour les événements en plein air, auxquels beaucoup d’entre vous pensent certainement à l’approche des beaux jours.
2. Du contrôle à la gestion : une réservation agile élève la qualité et la quantité
Un autre point de rigidité qui apparaît souvent lors des événements — en particulier les grands ou ceux dont la structure est élaborée — tient aux activités qui exigent une réservation.
Pour prendre part à ces sessions, on demande souvent de réserver sa place bien avant l’événement. Si cette procédure aide à conduire les activités — elle permet de réserver les espaces les mieux adaptés en configuration et en capacité, ce qui réduit le gaspillage, et de planifier plus efficacement — elle produit parfois aussi des inefficacités. Pensez aux deux cas opposés : les gens réservent puis ne se présentent pas ou, à l’inverse, ne réservent que trop tard, en perdant de précieuses occasions, pour eux comme pour l’événement.
Dans certains cas au moins, ces problèmes pourraient se résoudre avec un système de contrôle d’accès assez souple pour faire aussi office d’outil de gestion des réservations, de leur enregistrement et de leur validation, grâce à une liaison en temps réel avec la plateforme de gestion d’événements. On pourrait ainsi non seulement gérer l’espace et le temps plus efficacement, mais aussi offrir aux gens un service supplémentaire, en les déchargeant du poids de planifier leur vie longtemps à l’avance, y compris là où cela leur cause du stress ou des difficultés.
Le résultat ? Visible à l’œil nu : la satisfaction devant un système qui fonctionne, répond à un besoin et simplifie la vie. Qui n’en voudrait pas ?
3. Vie privée et sécurité des données : le talon d'Achille de la mobilité
En parlant d’abattre les barrières et de simplifier les parcours — autant de choses qui pourraient accroître l’efficacité et l’agrément des événements — nous serions naïfs, et même carrément imprudents, à ne pas garder en tête que tout cela, comme toute médaille, a deux faces.
Parler de contrôle d’accès, c’est parler de données personnelles et, plus encore, de leur échange et de leur traitement. Plus largement, c’est parler de tout ce que recouvre un sigle avec lequel nous nous sommes tous assez familiarisés : le RGPD. Plus le processus se décentralise et plus les personnes qui peuvent atteindre ces données sont nombreuses, plus il est essentiel que chaque nœud de ce réseau élargi soit protégé exactement comme l’est le centre. Et que l’ensemble tienne dans un système cohérent, qui protège sans alourdir ni compliquer la vie de ceux qui doivent l’utiliser. Très bien — mais concrètement ? Disons que si nous imaginons N collègues sur le terrain, tous équipés d’un smartphone ou d’une tablette pour contrôler l’accès à l’événement et à ses différentes zones, nous devons nous assurer que ces appareils sont non seulement fiables dans leurs performances mais aussi sûrs, qu’ils protègent les deux parties (le participant et la personne qui contrôle l’accès) quant aux données consultées, échangées et conservées, pour qu’elles se limitent au nécessaire et pas à un élément de plus, et que les services soient rendus rapidement et en toute sécurité, tout en protégeant la vie privée des deux parties. C’est pourquoi il devient essentiel que non seulement les outils mais aussi l’infrastructure qui les relie soient conçus et construits autour des principes de fiabilité, de sécurité, de conformité au RGPD et d’intégration.
Alors, arrivés là : le contrôle d’accès par application, oui ou non ?
Pour nous, résolument oui — à condition que l’outil soit performant, sûr et capable de s’adapter aux besoins de chaque expérience, et à condition qu’il soit utilisé avec soin et après une évaluation sérieuse.
C’est pourquoi vous pouvez voir la nôtre à l’œuvre : il suffit de demander une démo en direct pour découvrir si elle pourrait être la bonne pour votre prochain événement.