Desde hace tiempo, todas las principales investigaciones sobre el mundo de los eventos de empresa o ligados al ámbito laboral y profesional nos dicen que, junto con los contenidos para la actualización de conocimientos y competencias, las personas asisten con la esperanza de enriquecer su propia red de contactos y relaciones. Las finalidades pueden ser de lo más variadas, desde la posibilidad de hacer carrera hasta la de encontrar personas “de valor” para mejorar la calidad de la propia vida laboral pero, sea como sea, el networking es una de las actividades en las que los asistentes a los eventos depositan mayores expectativas.
Por eso es cada vez más importante, para quien organiza los eventos, dedicar una atención especial a las ocasiones que facilitan esta “actividad de red” y poner a disposición herramientas y ocasiones para desarrollarla de manera más eficaz y eficiente, teniendo en cuenta también caracteres y temperamentos, para incluir, por ejemplo, también a las personas más tímidas e introvertidas.
Más allá de la experiencia y de la habilidad que todo organizador de eventos ha desarrollado necesariamente si lleva algún tiempo sobre el terreno, ¿hay herramientas y técnicas que puedan ayudar a levantar esta estructura tan articulada? En nuestra opinión sí, y aquí van algunas.
1. Libera el poder del networking organizado
Empieza por hacerte una pregunta: ¿cuáles son las condiciones que pueden favorecer la creación de un sistema de networking? Sin duda una de ellas es la presencia de espacios o momentos dedicados específicamente a esta actividad dentro de agendas por lo demás demasiado llenas en la economía de cualquier evento business. Y luego están los grandes clásicos: ¿cómo de bien funcionan, desde siempre, las pausas para el café como momentos de encuentro y socialización?
Juntando estos dos factores, aquí va la primera sugerencia para crear condiciones capaces de facilitar el networking: crea sesiones de networking específicas dentro del evento, como mesas redondas o momentos de “speed networking” (como el speed dating, pero sin la parte romántica), de modo que el “hacer red” tenga un lugar formal en la agenda de las personas y ellas puedan dedicarse a ello por completo.
Ten en cuenta que ni siquiera hace falta que estas actividades ocupen un espacio físico, ya que gracias a la tecnología, si se quiere, es posible crear espacios virtuales tan bonitos y funcionales como podrían serlo los físicos, que en algunos casos son mucho más caros y trabajosos de organizar.
2. Usa las app
Hasta hace algún tiempo, parecía que las app para eventos fueran la panacea de todos los males del mundo de los eventos y que bastara con tener una para decretar el éxito de cualquier iniciativa. Después, un poco como pasa con las modas, su popularidad decayó de repente, hasta el punto de que casi se les perdió la pista. Con ello, sin embargo, se corrió el riesgo de “tirar al niño con el agua sucia”, como suele decirse. Las app para eventos nunca fueron en sí mismas una solución, sino una herramienta. Para que funcionaran —y no necesariamente en todos los eventos— siempre fue necesario que se llenaran de contenidos, que fueran la expresión de un proyecto, que tuvieran, en definitiva, un papel real dentro de la economía de un evento. Si no, se convertían en un gadget, bastante más caro que un llavero.
Una de las situaciones en las que, si están bien diseñadas, las app pueden convertirse de verdad en un recurso estratégico es precisamente la que tiene que ver con el networking, y de una manera bastante sencilla y relativamente poco costosa. ¿Cómo? Imagina que cada asistente al evento cree, ya desde antes de su participación, un perfil en la app con una ficha personal, una presentación, adjuntos y documentos (aquí el límite es prácticamente solo la imaginación y
el contexto en el que se va a operar). En definitiva, permite a cada persona crear en la app un escaparate personal con la “mejor imagen posible de sí misma” y difundirlo superando los apuros del contacto cara a cara, la timidez, la torpeza…
O imagina también que cada persona pueda, siempre en su propia área personal, indicar intereses, conocimientos y preferencias y ser así emparejada con —o recibir sugerencias de— otras personas con las que podría ser especialmente compatible o con las que podría interesarle crear conexiones, en un servicio de “matchmaking” más discreto y eficiente de lo que jamás podría hacerse en persona.
3. Rompe las barreras con el juego
A menudo ocurre que una de las barreras más fuertes a la creación de redes y relaciones tiene que ver con los roles dentro de la empresa, incluso cuando la transversalidad sería muy provechosa y funcional para los objetivos de muchas —si no todas— las personas implicadas. En estos casos, una de las mejores estrategias que se pueden usar es la de “sacar” a las personas de su rol y llevarlas a todas a un terreno neutro, donde las diferencias son las que hay entre personas y no entre figuras organizativas o posiciones dentro de la empresa. El juego, el gaming y la actividad que les da vida, es decir, la gamificación, son herramientas fundamentales para conseguir este resultado. Hacer que personas distintas jueguen al mismo juego, mejor si es un juego alejado del ámbito laboral o profesional y mejor aún si es un juego por equipos, donde hay que colaborar codo con codo para llevarse el resultado a casa independientemente del propio puesto en el organigrama de la empresa, puede ser una de las mejores maneras de romper rigideces y barreras, de facilitar la creación de conexiones que de otro modo serían imposibles y —por qué no— de crear las condiciones para procesos incluso muy creativos e innovadores.
Para cerrar este breve —y desde luego no exhaustivo— repaso, podríamos decir que, si en un mundo cada vez más conectado el networking eficaz es una habilidad crucial para el éxito profesional, cada vez más es también un recurso clave para el éxito de los eventos que se organizan a nivel corporativo y business. Y si esto, por un lado, plantea nuevos retos a los profesionales de la organización de eventos, por otro les permite encontrar en la tecnología aliados importantes para llevarse a casa resultados de todo respeto, capaces sobre todo de tener en cuenta necesidades, sensibilidades y límites distintos, y por tanto de garantizar que el diseño de la experiencia — el corazón de todo evento, como no nos cansaremos de repetir— ocupe el centro de la escena.