Según nuestra experiencia, solo algo más de la mitad de los organizadores de eventos utiliza encuestas y votaciones en sus eventos.
Las razones son básicamente dos:
- por un lado, se teme que las personas no respondan —salvo que los test sean obligatorios, por ejemplo cuando están ligados a la formación— y que todo acabe en un fracaso. Mejor no preguntar nada, entonces.
- otros organizadores, en cambio, temen que crear los test, distribuirlos y después analizar los resultados sea un proceso demasiado complejo y costoso como para que merezca la pena.
En cambio, implicar a los asistentes de un evento en encuestas y votaciones puede tener muchas ventajas, como por ejemplo:
- obtener información valiosa que tanto los organizadores como los inversores y los patrocinadores pueden usar para mejorar los eventos siguientes;
- cultivar la relación con los asistentes, que se sienten más implicados y partícipes en la mejora del evento y, por tanto, quizá también más interesados en asistir a las ediciones siguientes;
- producir datos útiles para las actividades de marketing y promoción, para usarlos tanto con los asistentes como con los patrocinadores de las futuras ediciones del evento.
En un contexto así, ¿cómo puedes minimizar los riesgos y aprovechar en cambio las ventajas sin recargar en exceso la organización del evento?
La respuesta obvia es: utilizando las herramientas adecuadas que, al estar diseñadas y desarrolladas específicamente para el mundo de los eventos, ya tienen la arquitectura óptima para responder a necesidades distintas y ser, al mismo tiempo, fáciles de usar.
Aun así, algún consejo sobre cómo utilizar estas herramientas siempre viene bien: aquí tienes unos cuantos que llegan directamente de la experiencia que hemos acumulado en 20 años de apoyo a los organizadores de eventos en este tema concreto y que valen tanto para las encuestas y votaciones sobre el evento en su conjunto o sobre sus partes y sesiones como para los test de aprendizaje y de evaluación de conocimientos útiles en muchos tipos de eventos.
1. PREGUNTA SOLO LO QUE IMPORTA
2. EVITA LA AMBIGÜEDAD
Las preguntas poco claras llevan a respuestas poco claras, y las respuestas poco claras son un desperdicio para los asistentes —a quienes has pedido tiempo y energía en vano— y para ti, que no obtendrás información útil y aprovechable. Ten siempre mucho cuidado, por tanto, de no dar por sentado que las preguntas significan para tus interlocutores lo mismo que significan para ti. Para evitar ese riesgo, intenta siempre compartir las preguntas con alguien que pueda darte una segunda opinión. Y evita juntar varias preguntas en una: si planteas dos cuestiones y admites una sola respuesta, esa respuesta no te servirá, porque nunca sabrás a cuál de las dos preguntas se refiere, o si se refiere a las dos. Por ejemplo: «¿Te ha gustado la intervención de J. Belfort y estarías dispuesto a escucharlo otra vez?». Sea cual sea la respuesta, no conseguirás entender si se refiere a la primera o a la segunda pregunta.
3. USA PALABRAS CLARAS
4. EVITA LAS RESPUESTAS (Y EN GENERAL LOS COMPORTAMIENTOS) EN SERIE
Intenta evitar en lo posible las preguntas que llevan a respuestas «automáticas». El caso más común es cuando, en eventos con varias sesiones, se pide a los asistentes que las valoren una a una, una tras otra, respondiendo siempre a las mismas preguntas («¿Te ha gustado…?», «¿Cómo valoras…?»). Incluso cuando las personas no abandonan una tarea tan ingrata y tan aburrida (que ya es mucho), sus respuestas acabarán probablemente siendo todas iguales o muy parecidas y, por tanto, al final, prácticamente inútiles. Lo mismo vale para los test o las evaluaciones y, en general, para todas las actividades que se parecen demasiado entre sí.
5. USA LAS RESPUESTAS MÁS SENCILLAS
Siempre que sea posible, pide a las personas que indiquen su valoración en escalas predeterminadas y estándar —ya sean estrellas, intervalos o palabras como «poco» o «mucho», da igual— o que elijan entre respuestas alternativas, con una o varias soluciones correctas frente a soluciones equivocadas.
Así no solo haces que rellenarlas sea más sencillo y rápido y reduces el riesgo de abandono, sino que también haces más rápida y a prueba de errores la corrección de los test y la elaboración de los resultados. Siempre puedes dejar al final un espacio para añadir comentarios o notas, por si alguien quiere usarlo.
Y en cualquier caso recuerda siempre: cualquiera puede complicar lo que es sencillo, hace falta un genio para simplificar lo que es complicado.
6. EXPLICA SIEMPRE POR QUÉ
No hay situación peor que cuando nos piden hacer algo y no nos dicen por qué deberíamos hacerlo. Si no hay una obligación (que normalmente lleva aparejada también una sanción) o no obtenemos un beneficio inmediato de la acción que se nos pide, como completar un curso u obtener un certificado de cualificación si rellenamos el test final y demostramos haber adquirido determinados conocimientos, la primera pregunta que nos hacemos es: «¿Y por qué debería hacerlo?». ¿Por qué debería gastar tiempo y energía en hacer lo que se me pide? Pues bien, explicarlo, aunque sea en pocas palabras, puede marcar una diferencia real en las tasas de respuesta y también en la calidad de las respuestas. Para creerlo, hay que probarlo.
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