D’après notre expérience, un peu plus de la moitié seulement des organisateurs d’événements utilisent des sondages et des votes lors de leurs événements.
Il y a essentiellement deux raisons :
- d’un côté, la crainte que les gens ne répondent pas — sauf si les tests sont obligatoires, par exemple quand ils sont liés à une formation — et que l’ensemble se solde par un échec. Mieux vaut alors ne rien demander du tout.
- d’autres organisateurs craignent que créer les tests, les distribuer puis analyser les résultats soit un processus trop complexe et trop coûteux pour en valoir la peine.
Associer les participants d’un événement à des sondages et à des votes peut au contraire apporter de nombreux avantages, comme :
- recueillir de précieuses informations que les organisateurs, les investisseurs et les sponsors peuvent tous utiliser pour améliorer les événements suivants ;
- entretenir la relation avec les participants, qui se sentent plus impliqués et plus engagés dans l’amélioration de l’événement et donc, peut-être, plus intéressés par les éditions suivantes ;
- produire des données utiles au marketing et à la promotion, à employer aussi bien auprès des participants qu’auprès des sponsors des éditions futures.
Dans un tel contexte, comment réduire les risques au minimum et profiter des avantages sans trop alourdir l’organisation de l’événement ?
La réponse évidente est : en utilisant les bons outils qui, étant conçus et construits spécifiquement pour le monde de l’événementiel, ont déjà l’architecture qu’il faut pour répondre à des besoins différents tout en restant faciles à utiliser.
Quelques suggestions sur la façon de les utiliser peuvent tout de même aider. En voici qui viennent directement de l’expérience accumulée en 20 ans d’accompagnement des organisateurs d’événements sur ce sujet précis. Elles valent pour les sondages et les votes portant sur l’événement dans son ensemble ou sur chacune de ses parties et de ses sessions, comme pour les tests d’apprentissage et d’évaluation des connaissances utiles à bien des types d’événements.
1. NE DEMANDEZ QUE CE QUI COMPTE
2. ÉVITEZ L'AMBIGUÏTÉ
Des questions peu claires donnent des réponses peu claires, et des réponses peu claires sont un gaspillage pour les participants — dont vous avez sollicité en pure perte le temps et l’énergie — comme pour vous, puisque vous n’obtiendrez pas d’informations réellement exploitables. Prenez donc toujours garde à ne pas supposer que vos questions signifient la même chose pour ceux qui y répondent et pour vous. Pour éviter ce risque, essayez toujours de soumettre vos questions à quelqu’un qui puisse vous donner un second avis. Et évitez de rouler plusieurs questions en une seule : si vous demandez deux choses et n’autorisez qu’une réponse, cette réponse ne vous servira à rien, car vous ne saurez jamais à laquelle des deux questions elle se rapporte, ni si elle se rapporte aux deux. Par exemple : « L’intervention de J. Belfort vous a-t-elle plu, et seriez-vous prêt à l’écouter de nouveau ? » Quelle que soit la réponse, vous ne pourrez pas dire à laquelle des deux questions elle appartient.
3. EMPLOYEZ DES MOTS CLAIRS
4. ÉVITEZ LES RÉPONSES RÉPÉTITIVES (ET LES COMPORTEMENTS RÉPÉTITIFS EN GÉNÉRAL)
Autant que possible, évitez les questions qui appellent des réponses « automatiques ». Le cas le plus courant est celui où, lors d’événements à sessions multiples, on demande aux participants de les noter une à une, l’une après l’autre, en répondant toujours aux mêmes questions (« Avez-vous apprécié… ? », « Comment noteriez-vous… ? »). Même quand les gens ne renoncent pas à une tâche aussi ingrate et aussi fastidieuse — ce qui est déjà beaucoup demander — leurs réponses finiront probablement par être toutes identiques ou très proches, et donc pour l’essentiel inutiles. Il en va de même pour les tests et les évaluations et, plus généralement, pour toute activité qui ressemble trop à la précédente.
5. UTILISEZ LES RÉPONSES LES PLUS SIMPLES
Chaque fois que c’est possible, demandez aux gens de donner leur appréciation sur des échelles prédéfinies et standard — étoiles, fourchettes, ou mots comme « un peu » et « beaucoup », peu importe — ou de choisir entre des réponses alternatives, avec une ou plusieurs options correctes opposées à des options fausses.
Non seulement le formulaire est ainsi plus rapide et plus simple à remplir et le risque d’abandon plus faible, mais la correction des tests et le traitement des résultats deviennent aussi plus rapides et moins sujets à erreur. Vous pouvez toujours laisser à la fin un espace pour des commentaires ou des remarques, au cas où quelqu’un voudrait s’en servir.
Et rappelez-vous en tout cas : n’importe qui peut compliquer les choses simples, mais il faut du génie pour simplifier les choses compliquées.
6. EXPLIQUEZ TOUJOURS POURQUOI
Il n’y a rien de pire que de se voir demander quelque chose sans qu’on nous dise pourquoi nous devrions le faire. S’il n’y a aucune obligation — une obligation s’accompagne en général d’une sanction en cas de manquement — et aucun retour immédiat à ce qu’on nous demande, comme l’achèvement d’un parcours ou la remise d’une attestation une fois le test final rempli et certaines connaissances démontrées, la première question que nous nous posons est : « Et pourquoi le ferais-je ? » Pourquoi consacrer du temps et de l’énergie à ce qu’on me demande ? L’expliquer, même en quelques mots, peut faire une vraie différence sur le taux de réponse et sur la qualité des réponses. Essayez, vous verrez.
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