Lo sabemos bien: los datos son un recurso valioso para los organizadores de eventos, ya que ofrecen una visión detallada del evento, de su rendimiento, de sus puntos fuertes y de sus puntos débiles. Sirven para analizar qué ha ido bien y qué se puede mejorar en las ediciones futuras, y para rendir cuentas de actividades y resultados a las partes interesadas. ¿Y si sirvieran también para ahorrar?
Reducir los gastos inútiles y concentrar los recursos en los aspectos más importantes, entender cuáles son las actividades que más impacto tienen en el público y en los patrocinadores para optimizarlas y negociar mejores contratos son, de hecho, aspectos determinantes del éxito de un evento. Es más: hoy pueden marcar la diferencia entre poder realizar o no otras ediciones de una misma cita. Tener, por tanto, una base de datos sólida sobre la que tomar las decisiones más útiles puede convertirse de verdad en un as en la manga de los organizadores de eventos más despiertos, siempre que los datos de los que hablamos no solo sean fiables y estén disponibles cuando hacen falta, sino que además sean estratégicos respecto a los objetivos. Pongamos algunos ejemplos: en concreto, ¿cómo pueden los datos ayudarnos a ahorrar cuando organizamos un evento?
1. Para ti y tu equipo:
Controla espacios y flujos para aprovechar mejor al personal
No solo en tiempos de pandemia, sino en general siempre que se organizan eventos dentro de espacios limitados, hay dos necesidades que hay que mantener juntas: la primera es dar al evento el dinamismo necesario para mantener activos a los asistentes, crear ocasiones de networking y relación y guiar los flujos hacia los espacios estratégicos (desde los de las plenarias más institucionales hasta la zona expositiva); la segunda es hacer que todo esto sea gestionable y organizado, no solo para los asistentes, sino también para la organización y el personal. Porque si puede ser desastroso que una plenaria de apertura o de cierre se encuentre con una sala medio vacía, igual de importante es evitar que se formen aglomeraciones y colas en los stands o, al contrario, que demostraciones y talleres —quizá patrocinados por inversores relevantes— no tengan el protagonismo que merecen.
Por lo general, muchos de estos flujos los gestiona el personal de la organización que, informando a los asistentes y controlando desplazamientos y aglomeraciones, consigue desactivar las situaciones de riesgo y optimizarlo todo. Apoyar esa profesionalidad con los datos más útiles, disponibles en tiempo real y de forma práctica y cómoda, significa por tanto dar al equipo una herramienta más para hacer mejor su trabajo. Al mismo tiempo significa simplificar la gestión de los recursos humanos, optimizarla y reducir costes y desperdicios, ya que el personal puede moverse, aumentarse o reducirse en función de la necesidad real y de la aportación que puede hacer al éxito de la experiencia.
2. Para tus inversores:
Ofrece menos información, pero más precisa, sobre la que hacer marketing eficaz
A menudo, la ansiedad por dar información útil a quien ha invertido recursos y financiación lleva a crear estructuras de recogida y elaboración que no solo son poco eficientes, sino que corren el riesgo de producir demasiados datos. Y sabemos bien que tener demasiados datos a disposición, al final, es como no tener ninguno, porque si los datos no están sistematizados y no se pueden utilizar difícilmente se consigue transformarlos en herramientas útiles para planificar y actuar. Esto vale especialmente para los datos que queremos y debemos dar a los inversores, ya que la información que el evento puede proporcionar es absolutamente estratégica para ellos y representa la contrapartida por la que han invertido. Darles información sobre la que hacer marketing eficaz significa permitirles no malgastar tiempo y dinero en iniciativas que no llevarán a ninguna parte y, al contrario, invertir en el evento de manera aún más estratégica. Y para la organización, naturalmente, significa ahorrar, porque solo se producen los datos de mayor valor y se consigue, además, presentarlos mejor para que rindan más desde el punto de vista económico.
3. Para tus ponentes:
Ofrece información detallada que ayude a producir contenidos más eficaces y atractivos
Si construyes de forma cuidadosa y estratégica cada punto de contacto a través del cual el público de tu evento entra en relación con él ya antes de que empiece, puedes recoger información capaz de ahorrar tiempo y dinero, a ti y a tus ponentes, en la creación de los programas y de las actividades. A través de los datos que se pide facilitar a las personas cuando piden información o se inscriben en el evento es posible, de hecho, empezar enseguida a conocerlas mejor y a entender cuáles son los contenidos y las propuestas más útiles, más atractivos y más funcionales al objetivo para el que se ha creado el evento. Y si a esto se suman newsletters, encuestas o la posibilidad de descargar contenidos antes del evento, la cantidad de información que se puede recoger aumenta todavía más y permite optimizar todos los procesos posteriores, empezando por los que implican en primera persona a los ponentes en la preparación de sus charlas y de sus materiales.
Todo precioso, ¿verdad?
Pero ¿dónde están los datos, cómo se recogen y cómo se analizan para que todo esto no se convierta, a su vez, en un trabajo —y en un coste—?
Tener las herramientas adecuadas desde el principio es una buena solución; es más, una solución excelente, obviamente. Transformar esa información en un conjunto de herramientas realmente utilizables es igual de estratégico.
¿Por dónde empezar, entonces?
Una plataforma única que ya haga gran parte del trabajo y lo ponga a disposición de forma sencilla y clara es un buen punto de partida. Si quieres ver la nuestra, puedes solicitar una demo en vivo y personalizada durante la cual podemos empezar a hablar de tu próximo evento. Así puedes ver en tiempo real cómo empezar a ahorrar desde ya.
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