Wir wissen es gut: Daten sind für Veranstalter eine wertvolle Ressource, denn sie liefern ein detailliertes Bild des Events, seiner Leistung, seiner Stärken und Schwächen. Sie dienen dazu zu analysieren, was gut lief und was sich für künftige Ausgaben verbessern lässt, und Aktivitäten und Ergebnisse gegenüber Stakeholdern zu belegen. Aber was, wenn sie auch beim Sparen helfen?
Unnötige Ausgaben zu senken und Ressourcen auf das Wichtigste zu konzentrieren, zu erkennen, welche Aktivitäten die größte Wirkung auf Publikum und Sponsoren haben, um sie zu optimieren, und bessere Verträge zu verhandeln – das sind entscheidende Faktoren für den Erfolg eines Events. Heute können sie den Unterschied machen, ob es weitere Ausgaben eines Termins gibt oder nicht. Eine solide Datenbasis für die nützlichsten Entscheidungen kann daher zum Trumpf weitsichtiger Veranstalter werden – vorausgesetzt, diese Daten sind nicht nur verlässlich und dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden, sondern auch strategisch im Hinblick auf die Ziele. Ein paar Beispiele: Wie können Daten konkret beim Sparen helfen, wenn wir ein Event organisieren?
1. Für Sie und Ihr Team:
Flächen und Ströme im Blick behalten, um das Personal optimal einzusetzen
Nicht nur in Pandemiezeiten, sondern generell bei Events in begrenzten Räumen gibt es zwei Anforderungen, die zusammengehen müssen: Die erste ist, dem Event die Dynamik zu geben, die es braucht, um die Teilnehmer aktiv zu halten, Gelegenheiten für Networking und Kontakte zu schaffen und die Ströme in die strategischen Bereiche zu lenken (von den institutionellen Plenarsälen bis zum Ausstellungsbereich); die zweite ist, alles beherrschbar und organisiert zu machen – nicht nur für die Teilnehmer, sondern auch für die Organisation und das Personal. Denn wenn es verheerend sein kann, dass ein Eröffnungs- oder Abschlussplenum vor halb leerem Saal stattfindet, so ist ebenso zu vermeiden, dass an den Ständen Gedränge und Warteschlangen entstehen oder umgekehrt Vorführungen und Workshops – womöglich von bedeutenden Investoren gesponsert – nicht die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.
Viele dieser Ströme werden in der Regel vom Personal der Organisation gesteuert, das durch Information der Teilnehmer und Kontrolle von Bewegungen und Andrang Risikosituationen entschärft und alles optimiert. Diese Professionalität mit den nützlichsten Daten zu unterstützen – in Echtzeit, praktisch und einfach verfügbar – gibt Ihrem Personal also ein weiteres Werkzeug, um seine Arbeit besser zu machen. Gleichzeitig bedeutet es, das Personalmanagement zu vereinfachen und zu optimieren sowie Kosten und Verschwendung zu senken, da Personal je nach tatsächlichem Bedarf und Beitrag zum Erfolg des Erlebnisses verschoben, aufgestockt oder reduziert werden kann.
2. Für Ihre Investoren:
Liefern Sie weniger, aber präzise Informationen, auf denen wirksames Marketing aufbauen kann
Der Drang, denen Informationen zu liefern, die Ressourcen und Mittel eingesetzt haben, führt oft zu Erhebungs- und Auswertungsstrukturen, die nicht nur ineffizient sind, sondern viel zu viele Daten erzeugen. Und wir wissen: zu viele Daten zu haben ist am Ende so, als hätte man keine, denn wenn Daten nicht systematisiert und nutzbar sind, lassen sie sich kaum in Werkzeuge für Planung und Handeln verwandeln. Das gilt besonders für die Daten, die wir Investoren geben wollen und müssen, denn die Informationen aus dem Event sind für sie absolut strategisch und stellen die Gegenleistung für ihre Investition dar. Ihnen Informationen zu geben, auf denen sie wirksames Marketing aufbauen können, heißt sie in die Lage zu versetzen, keine Zeit und kein Geld für Initiativen zu verschwenden, die zu nichts führen, und im Gegenteil noch strategischer in das Event zu investieren. Und für die Organisation heißt es natürlich sparen, weil nur die Daten mit dem höchsten Wert erzeugt werden – und sie sich vielleicht auch besser präsentieren lassen, damit sie wirtschaftlich mehr bringen.
3. Für Ihre Referenten:
Liefern Sie Detailinformationen für wirksamere und ansprechendere Inhalte
Wenn Sie jeden Touchpoint, über den das Publikum Ihres Events schon vor dessen Beginn mit ihm in Kontakt kommt, aufmerksam und strategisch gestalten, können Sie Informationen sammeln, die Ihnen und Ihren Referenten bei der Erstellung von Programmen und Aktivitäten Zeit und Geld sparen. Über die Daten, die Menschen angeben, wenn sie Informationen anfragen oder sich zum Event anmelden, können Sie sofort beginnen, sie besser kennenzulernen und zu verstehen, welche Inhalte und Angebote am nützlichsten, ansprechendsten und zweckmäßigsten für das Ziel des Events sind. Kommen dann noch Newsletter, Umfragen oder die Möglichkeit hinzu, Inhalte vor dem Event herunterzuladen, wächst die Menge der Informationen weiter: So lassen sich alle nachgelagerten Prozesse optimieren, angefangen bei jenen, die die Referenten direkt bei der Vorbereitung ihrer Vorträge und Materialien betreffen.
Alles wunderbar, nicht wahr?
Aber wo liegen die Daten, wie werden sie erhoben und wie ausgewertet, damit all das nicht selbst zu Arbeit – und zu Kosten – wird?
Von Anfang an die richtigen Werkzeuge zu haben, ist eine gute, ja ausgezeichnete Lösung. Diese Informationen in wirklich nutzbare Werkzeuge zu verwandeln, ist genauso strategisch.
Wo also anfangen?
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