Si se hiciera tanto team building eficaz como se habla de él, el mercado laboral sería probablemente un Edén de productividad estratosférica. La realidad, en cambio, es que en el mundo empresarial se habla de team building mucho más de lo que se hace, mucho más de lo que haría falta y —sobre todo— se hace poco que sea de verdad útil. ¿Por qué?
Porque organizar y gestionar las sesiones de team building es difícil: suelen venir con una mezcla de expectativas altas (sobre todo por parte de quien las organiza) y un grado considerable de resistencia o escepticismo por parte de los asistentes, no pocas veces derivado de experiencias pasadas no precisamente entusiasmantes. Todo ello acompañado a menudo de una disponibilidad de recursos, incluidos los económicos, no del todo adecuada. Además, las actividades de team building exigen un altísimo nivel de diseño, creatividad y planificación, con frecuencia muy superior al necesario para eventos incluso de mayores dimensiones pero de características más estándar y más estables en el tiempo.
La cosa se complica todavía más si los encuentros de team building no solo deben construir el grupo, sino llevar también a producir algún otro resultado, algo nada infrecuente en un sistema que tiende a optimizar tiempos y recursos. Un caso típico es cuando se espera que el grupo produzca además ideas originales, ligadas quizá a productos, servicios o formas de trabajar. En estos casos, al evento no se le pide solo reforzar la cohesión entre las personas, sino también crear las condiciones para el desarrollo de nuevas ideas.
¿Cómo se organiza, se ejecuta y se evalúa algo así? En primer lugar, estructurando cada fase del evento con un objetivo claro. Y después buscando las herramientas que ayuden en cada fase: del diseño a la organización, de la ejecución a la rendición de cuentas.
1. Define objetivos y expectativas
Definir con claridad los objetivos del evento es condición imprescindible para poder pensar siquiera en producir algún resultado. Parece obvio decirlo, pero en realidad el fracaso —o el éxito incompleto— de muchas actividades viene de una falta de reflexión en esta primera fase. No explicitar con claridad qué objetivos se espera que produzca el encuentro puede perjudicar seriamente la eficacia (y a menudo también la eficiencia) de buena parte de la organización posterior, empezando por la elección de las actividades y las herramientas más adecuadas que proponer durante su desarrollo.
¿Un ejemplo? Si el objetivo del team building es fomentar la creatividad y la resolución de problemas, serán más útiles las actividades basadas en el design thinking, la creatividad y la heurística, porque ayudarán a los asistentes a desarrollar soluciones innovadoras partiendo de retos reales con los que medirse.
El segundo paso es medir las expectativas, ante todo las de los asistentes: ¿qué esperan a cambio del tiempo y las energías que se les pide poner a disposición? Las encuestas y los cuestionarios pueden ser muy útiles para explorar estos aspectos y llegar así a un diseño consecuente y coherente, capaz de ser más eficaz reduciendo al mismo tiempo derroches y gastos excesivos.
2. Parte del equipo para crear actividades específicas
Cada equipo es distinto y tiene dinámicas distintas, porque distintos son los objetivos, distintas son las personas que lo componen y distintas las relaciones que se han estructurado dentro de él. Distintas tendrán que ser, por tanto, también las actividades que se propongan, si se quiere que produzcan resultados óptimos. Por ejemplo, los equipos técnicos, como los que se dedican sobre todo a investigación y desarrollo, encuentran más útiles las actividades que estimulan la resolución de problemas apoyándose en el enfoque analítico que ya caracteriza su trabajo diario. Al contrario, los grupos más centrados en la creatividad y la colaboración se sentirán más cómodos ante la propuesta de actividades que lleven a pensar soluciones de manera más abierta y creativa. La posibilidad de construir retos y actividades —también de gaming — centrados en especificaciones distintas y con herramientas dúctiles y flexibles permite apoyarse en características que el grupo o sus miembros ya poseen para ayudar a alcanzar el objetivo final.
3. Define el formato del evento
¿Presencial, híbrido, virtual? Según la estructura del equipo y los recursos disponibles, los distintos tipos de evento pueden organizarse tanto de forma presencial como online o en modalidad híbrida y la elección puede facilitar muchísimo la producción de resultados concretos o, al contrario, entorpecerla. Los eventos virtuales, por ejemplo, pueden ser soluciones óptimas para facilitar la participación de los miembros en remoto gracias a talleres, brainstorming y juegos de equipo online, manteniendo alto el nivel de engagement. Al revés, en el caso de equipos a los que en su actividad diaria se les pide trabajar físicamente codo con codo, puede ser más útil que también la actividad se desarrolle con las mismas modalidades, integrando quizá formatos híbridos en el caso de equipos mixtos.
4. Monitoriza, recoge y, sobre todo, comparte
Un error que vemos cometer a menudo en los eventos de team building —y no solo ahí, a decir verdad— es que, una vez terminadas las actividades, se cierra todo y se pasa al proyecto siguiente. O como mucho unos cuantos responsables se encierran en una sala para echar un vistazo a los datos y a la información que el evento ha producido. Nada más equivocado: cada evento, cada actividad que implica a personas produce muchísima información y, si todo se ha diseñado bien desde el principio, buena parte de ella es de gran valor e importancia. No hay error peor, por tanto, que no analizarla, no valorarla y, sobre todo, no compartir todo lo posible con quien ha producido esa información con su actividad, expresando pareceres y juicios, aportando contribuciones e indicaciones. Se trata de un auténtico capital que no solo no debe dispersarse, sino que debe ponerse a rendir lo antes posible, porque es el humus del que pueden seguir desarrollándose ideas e innovaciones. Lo importante es saber qué datos son importantes, ponerlos en el centro de la reflexión desde el inicio del diseño del evento e identificar las mejores herramientas para recogerlos, analizarlos y sacarles partido.
Para terminar: ¿organizar eventos de team building es complicado? Sí, sin duda. De hecho es una de las actividades con mayor tasa de riesgo del mundo de la organización de eventos, tan alto al menos como alto es el rendimiento que estos encuentros pueden dar —cuando están bien organizados— a una organización.
El team building puede ser capaz de producir un capital de enorme valor para una organización, pero debe diseñarse bien, ejecutarse bien y seguirse con atención, también gracias a las muchas herramientas que están a disposición de quien afronta esta ardua tarea.