Si l’on faisait autant de team building efficace qu’on en parle, le marché du travail serait sans doute un Éden à la productivité stratosphérique. La réalité, c’est qu’en entreprise on parle de team building bien plus qu’on n’en fait, bien plus qu’il n’en faudrait et — surtout — qu’on en fait peu qui soit vraiment utile. Pourquoi ?
Parce qu’organiser et gérer des rendez-vous de team building est difficile : ils mêlent en général des attentes élevées (surtout du côté de ceux qui les organisent) et une bonne dose de résistance ou de scepticisme chez les participants, souvent née d’expériences passées peu enthousiasmantes. Le tout accompagné de ressources, y compris financières, pas toujours à la hauteur. De plus, les activités de team building demandent un très haut niveau de conception, de créativité et de planification, souvent bien supérieur à celui qu’exigent des événements pourtant plus grands, mais aux caractéristiques plus standard et plus stables dans le temps.
Cela se complique encore lorsque les rencontres de team building ne doivent pas seulement construire le groupe, mais produire aussi un autre résultat, ce qui n’est pas rare dans un système qui cherche à optimiser temps et ressources. Cas typique : on attend du groupe qu’il produise également des idées originales, liées par exemple à des produits, à des services ou à des façons de travailler. On demande alors à l’événement non seulement de renforcer la cohésion entre les personnes, mais aussi de créer les conditions du développement de nouvelles idées.
Comment organiser, animer et évaluer une chose pareille ? D’abord en structurant chaque phase de l’événement autour d’un objectif clair. Ensuite en cherchant les outils qui aident à chaque phase : de la conception à l’organisation, de l’animation au bilan.
1. Définissez les objectifs et les attentes
Définir clairement les objectifs de l’événement est la condition sans laquelle on ne peut espérer produire le moindre résultat. Cela paraît évident, mais l’échec — ou le succès incomplet — de beaucoup d’activités vient justement d’un manque de réflexion à cette première étape. Ne pas expliciter clairement les objectifs que la rencontre doit produire peut sérieusement compromettre l’efficacité (et souvent l’efficience) de toute l’organisation qui suit, à commencer par le choix des activités et des outils les plus adaptés.
Un exemple ? Si le but du team building est de stimuler la créativité et la résolution de problèmes, les activités fondées sur le design thinking, la créativité et l’heuristique seront plus utiles : elles aideront les participants à développer des solutions innovantes à partir de défis réels.
Deuxième étape : mesurer les attentes, à commencer par celles des participants : qu’attendent-ils en échange du temps et de l’énergie qu’on leur demande ? Les sondages et les quiz sont très utiles pour explorer ces aspects et concevoir ensuite quelque chose de cohérent, plus efficace tout en réduisant gaspillages et dépenses inutiles.
2. Partez de l'équipe pour créer des activités ciblées
Chaque équipe est différente et a ses propres dynamiques, parce que les objectifs diffèrent, comme les personnes qui la composent et les relations qui s’y sont construites. Les activités proposées devront donc différer elles aussi, si l’on veut des résultats optimaux. Les équipes techniques, celles qui font de la recherche et du développement par exemple, tirent davantage profit d’activités qui stimulent la résolution de problèmes en s’appuyant sur l’approche analytique qui caractérise déjà leur quotidien. À l’inverse, des groupes davantage tournés vers la créativité et la collaboration se sentiront plus à l’aise avec des activités qui invitent à réfléchir aux solutions de façon plus ouverte. La possibilité de construire des défis et des activités — y compris de jeu — centrés sur des besoins différents, avec des outils souples et flexibles permet de s’appuyer sur des qualités que le groupe ou ses membres possèdent déjà pour atteindre l’objectif final.
3. Définissez le format de l'événement
En présentiel, hybride, virtuel ? Selon la structure de l’équipe et les ressources disponibles, les différents types d’événements peuvent être organisés en présentiel, en ligne ou en mode hybride et ce choix peut autant faciliter la production de résultats concrets que l’entraver. Les événements virtuels, par exemple, sont une solution idéale pour faciliter la participation de membres à distance grâce à des ateliers, des brainstormings et des jeux d’équipe en ligne, tout en gardant un bon niveau d’implication. À l’inverse, pour des équipes dont le travail quotidien se fait physiquement côte à côte, il peut être plus utile que l’activité se déroule dans les mêmes conditions, quitte à intégrer des formats hybrides pour les équipes mixtes.
4. Suivez, recueillez et, surtout, partagez
Une erreur que nous voyons souvent dans les événements de team building — et pas seulement, à vrai dire — c’est qu’une fois les activités terminées, on referme tout et on passe au projet suivant. Ou, au mieux, on s’enferme dans une salle, entre managers et responsables, pour jeter un œil aux données et aux informations produites. Rien de plus faux : chaque événement, chaque activité qui implique des personnes produit une masse d’informations et, si tout a été bien conçu dès le départ, beaucoup d’entre elles ont une grande valeur. Il n’y a donc pas pire erreur que de ne pas les analyser, les évaluer et, surtout, de ne pas partager tout ce qui peut l’être avec ceux qui ont produit ces informations par leur activité, en donnant leurs avis, en apportant leurs contributions. C’est un véritable capital : non seulement il ne doit pas se perdre, mais il doit être mis à profit le plus vite possible, parce que c’est un terreau d’où peuvent continuer à naître des idées et des innovations. L’essentiel est de savoir quelles données comptent, de les mettre au centre de la réflexion dès la conception de l’événement et de trouver les meilleurs outils pour les recueillir, les analyser et les valoriser.
Pour conclure : organiser des événements de team building, est-ce compliqué ? Oui, sans aucun doute. C’est même l’une des activités les plus risquées du monde de l’organisation d’événements, aussi risquée qu’est élevé le rendement que ces rencontres peuvent avoir — quand elles sont bien organisées — pour une organisation.
Le team building peut en effet produire un capital d’une valeur énorme, mais il doit être bien conçu, bien exécuté et suivi avec attention, notamment grâce aux nombreux outils dont dispose celui à qui revient cette tâche ardue.