Si tienes curiosidad, o nostalgia, aquí tienes el enlace.
Lo traemos a colación no solo porque el helado es sin duda uno de los pensamientos recurrentes de este verano abrasador, sino también porque en el centro del anuncio había una frase que durante décadas se hizo mítica: «Two [gust] is megl che uan», y que encaja bien con la reflexión que queremos hacer hoy.
En el caso del helado la riqueza de sabores es sin duda un valor, pero ¿podemos decir lo mismo del conjunto de herramientas necesarias para organizar eventos, es decir, que cuantas más haya mejor será el resultado? No siempre, en nuestra opinión, y por tres razones.
1. La diferencia entre funciones y herramientas, o entre vertical y horizontal
En los últimos años esta transversalidad primero llegó a verse casi como un defecto y después, justo cuando el mundo se volvió más complejo, empezó a recuperar su papel y su posición. Porque cuanto más se complica el mundo, más falta hace una mirada capaz de ensancharse para tener bajo control más aspectos y más variables. Y si esto no lleva automáticamente a tirar, junto con el agua sucia, también una especialización que sigue siendo absolutamente importante, sí hace madurar una nueva exigencia: mantener juntos los que parecen opuestos, lo vertical y lo horizontal, lo sectorial y lo transversal, lo especializado y lo general. Pongamos un ejemplo del mundo de los eventos. La especialización ya es la norma: por sector, por subsector, por tipo de experiencia, por objetivo. Desde la primera información hasta la inscripción, del check-in al disfrute de los contenidos, del networking al encuentro con los patrocinadores en la zona expositiva. A menudo cada una de estas «etapas» de la experiencia está ligada a herramientas que la hacen posible y la gestionan: una web para la promoción, un software para recoger las inscripciones, una base de datos para gestionar a los inscritos, una plataforma para impartir webinars, y no hablemos de la gestión de una zona expositiva o del archivo documental de un congreso internacional, ni tampoco de la gestión de las listas de acceso a eventos restringidos o MICE. Una gran especialización de servicios y funciones que, sin embargo, para funcionar bien necesita también una gestión unitaria y coordinada, de modo que a los asistentes al evento se les garantice la experiencia sin fricciones que es el objetivo de todo organizador. Verticalidad y horizontalidad juntas, por tanto, que nosotros hemos resuelto así: una plataforma única con todas las funciones y herramientas necesarias.
2. Una única mirada
Además, tener una plataforma única con la que gestionar todos los múltiples aspectos de un evento tiene otra ventaja: reduce el número de personas necesarias para gestionarlo todo, porque optimiza tiempos y actividades. Permite así liberar recursos organizativos, energías y tiempo, además de hacer que todos los procesos sean más responsables, en el sentido de que los referentes son más fáciles de identificar y de activar también ante necesidades específicas.
3. Energías y sinergias: o cómo hacer escalable el trabajo
La tercera razón es hacer escalable el trabajo de quien organiza eventos, como esperamos que esté en los deseos de la mayoría de los profesionales del sector. Y cuando hablamos de escalabilidad nos referimos a dos cosas. La primera tiene que ver con el crecimiento, claro está, que puede ser tanto cuantitativo (a medida que crece el tamaño del evento) como cualitativo, es decir, más ligado a un aumento de las funciones y a un enriquecimiento de la experiencia que ofrece el evento. En ambos casos, la falta de coordinación entre herramientas distintas crea a menudo rigideces y fricciones que luego hay que gestionar y resolver. La segunda acepción tiene que ver, en cambio, con la posibilidad de añadir módulos, funciones y actividades sin que ello afecte a la estructura general ni a la gestión del evento, para mantener una relación sana entre el coste y la oportunidad de cada decisión.
En ambos casos, además, se habla de la posibilidad de construir sobre la experiencia, aprovechar los datos y poder utilizarlos como herramienta de diseño y planificación del futuro.
Todos estos objetivos se alcanzan más fácilmente si la herramienta que se usa es única, porque todos sus componentes hablan el mismo idioma y son, por tanto, más fáciles de gestionar.
Permitir que los organizadores de eventos que acuden a nosotros obtengan estos tres resultados es lo que nos llevó a desarrollar SharEvent: una plataforma que reúne varias funciones en una única herramienta, que permite coordinación, una operativa única y escalabilidad.
Quienes la están usando nos dicen que funciona.
¿Y tú qué dices, quieres probarla?
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