Sind zwei besser als eins? Beim Eventmanagement nicht

August 11, 2022
Wer sich noch an Röhrenfernseher erinnert, erinnert sich an einen Werbespot mit Kultstatus: Ein sehr junger Stefano Accorsi versucht, an einer Strandbar in der Romagna zwei Mädchen zu beeindrucken, indem er ein Eis in einem mehr als unwahrscheinlichen Englisch lobt.
Für Neugierige oder Nostalgiker hier der Link.

Wir erwähnen es nicht nur, weil Eis in diesem glühenden Sommer ein wiederkehrender Gedanke ist, sondern auch, weil im Zentrum des Spots ein Satz stand, der jahrzehntelang legendär blieb: „Two [gust] is megl che uan”. Er passt gut zu dem Punkt, um den es heute geht.

Beim Eis ist eine große Auswahl an Sorten sicher ein Wert. Aber gilt das auch für die Instrumente, die man zur Organisation von Events braucht – je mehr, desto besser das Ergebnis?
Nicht immer, finden wir, und das aus drei Gründen.

1. Der Unterschied zwischen Funktionen und Instrumenten, oder zwischen vertikal und horizontal

Im Zeitalter der Hyperspezialisierung sind wir Produkte und Leistungen gewohnt, die immer weniger Funktionen erfüllen, diese aber hoffentlich immer besser. In vielen Fällen stimmt das, so wie es stimmt, dass man etwa in einer Weinhandlung eine Auswahl und eine Qualität an Wein findet, die es im Supermarkt nicht gibt. Andererseits verkaufen viele Weinhandlungen nicht nur Wein. Es gibt auch Lebensmittel, die gut zum Wein passen, Gläser, Korkenzieher, Karaffen – kurz alle Produkte, die mit dem Weingenuss zu tun haben. Und manchmal geht das Angebot noch weiter. Warum? Weil man, auch wenn man von der Spezialisierung der Branche ausgeht, zugleich eine Reihe von Bedürfnissen rund um das Kundenerlebnis bedienen will. So hält man die Spezialisierung mit der Notwendigkeit zusammen, breitere Anforderungen zu erfüllen, und wird aus sehr vertikal auch ein wenig horizontal.
Diese Breite galt in den letzten Jahren zunächst fast als Nachteil und begann dann, genau als die Welt komplexer wurde, ihre Rolle und ihren Platz zurückzugewinnen. Denn je komplizierter die Welt wird, desto mehr braucht es einen Blick, der weit genug ist, um mehr Aspekte und mehr Variablen im Griff zu behalten. Und auch wenn das nicht automatisch heißt, eine weiterhin absolut wichtige Spezialisierung wegzuwerfen, bringt es eine neue Anforderung hervor: das scheinbar Gegensätzliche zusammenzuhalten – das Vertikale und das Horizontale, das Branchenspezifische und das Übergreifende, das Spezialistische und das Allgemeine. Ein Beispiel aus der Welt der Events. Spezialisierung ist heute die Norm: nach Branche, nach Teilbranche, nach Erlebnisart, nach Ziel. Von der ersten Information bis zur Anmeldung, vom Check-in bis zur Nutzung der Inhalte, vom Networking bis zum Treffen mit Sponsoren im Ausstellungsbereich. Jede dieser Erlebnis-„Etappen” ist oft an Instrumente gebunden, die sie ermöglichen und steuern: eine Website für die Promotion, eine Software für die Anmeldungen, eine Datenbank für die Verwaltung der Angemeldeten, eine Plattform für Webinare, und das noch ohne den Betrieb eines Ausstellungsbereichs, das Dokumentenarchiv einer internationalen Konferenz oder die Zutrittslisten für geschlossene Events und MICE. Eine starke Spezialisierung von Leistungen und Funktionen, die aber, um gut zu funktionieren, auch eine einheitliche, koordinierte Steuerung braucht, damit die Teilnehmer das reibungslose Erlebnis erhalten, das das Ziel jedes Veranstalters ist. Vertikal und horizontal zusammen also – wir haben es so gelöst: eine einzige Plattform mit allen nötigen Funktionen und Instrumenten.

2. Ein einziger Blick

Zudem hat eine einzige Plattform für alle vielfältigen Aspekte eines Events noch einen weiteren Vorteil: Sie senkt die Zahl der Personen, die für die Steuerung nötig sind, weil sie Zeit und Abläufe optimiert. So werden organisatorische Ressourcen frei, Energie und Zeit, und alle Prozesse werden verbindlicher – die Verantwortlichen sind leichter zu identifizieren und auch für spezifische Anforderungen ansprechbar.

3. Energien und Synergien: Wie die Arbeit skalierbar wird

Der dritte Grund ist, die Arbeit von Veranstaltern skalierbar zu machen – was sich die meisten Profis der Branche wohl wünschen. Und mit Skalierbarkeit meinen wir zwei Dinge. Das Erste hat natürlich mit Wachstum zu tun, das sowohl quantitativ (mit der Größe des Events) als auch qualitativ sein kann, also mehr Funktionen und ein reicheres Event-Erlebnis. In beiden Fällen erzeugt die fehlende Abstimmung zwischen verschiedenen Instrumenten oft Starrheit und Reibung, die dann bewältigt werden müssen. Die zweite Bedeutung betrifft die Möglichkeit, Module, Funktionen und Aktivitäten hinzuzufügen, ohne die Gesamtstruktur und die Steuerung des Events zu beeinträchtigen, damit das Verhältnis von Kosten und Chancen jeder Entscheidung gesund bleibt.
In beiden Fällen geht es außerdem um die Möglichkeit, auf Erfahrung aufzubauen, Daten zu nutzen und einzusetzen als Instrument, um das Kommende zu gestalten und zu planen.
All diese Ziele sind leichter zu erreichen, wenn das Instrument ein einziges ist, weil alle seine Komponenten dieselbe Sprache sprechen und daher leichter zu steuern sind.

Den Veranstaltern, die zu uns kommen, diese drei Ergebnisse zu ermöglichen, hat uns zur Entwicklung von SharEvent geführt: einer Plattform, die mehrere Funktionen in einem einzigen Instrument bündelt und Koordination, eine einheitliche Bedienung und Skalierbarkeit erlaubt.

Wer sie nutzt, sagt uns, dass sie funktioniert.

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