Mientras el listón de la calidad y de los requisitos que deben cumplir congresos, incentivos, reuniones y ferias sigue subiendo, rara vez se dan a sus organizadores recursos ilimitados en herramientas, personas o presupuesto. Eso obliga a los profesionales del sector a ser cada vez mejores optimizando los recursos para mantenerlo todo en equilibrio y a identificar las herramientas más útiles para obtener el máximo de eficiencia y de resultado. Entre ellas, en nuestra opinión, está adquiriendo una importancia cada vez mayor una herramienta que a menudo se considera, injustamente, un simple gadget: la app para eventos.
Pero ¿por qué y cómo? En nuestra opinión, por al menos tres buenas razones.
1. Gestión fluida y eficiente del evento
Para empezar, las apps para eventos son una herramienta práctica y eficiente para quien organiza eventos. Con su capacidad de simplificar los procesos y con la portabilidad que las hace accesibles también en movilidad, las apps pueden convertirse de verdad en un recurso estratégico para hacer más fluida, más rápida y más segura la gestión de muchas actividades: desde la gestión de los check-in y de las asistencias (especialmente importantes cuando se organizan eventos que exigen certificar la asistencia) hasta la posibilidad de tener siempre bajo control los datos de rendimiento más importantes del evento. Desde la posibilidad de enviar notificaciones en tiempo real para garantizar que todo el mundo esté siempre informado de las novedades y de los cambios del programa, hasta la creación de una herramienta de marketing y promoción totalmente personalizable en funciones y en estética y, por tanto, única y distintiva.
2. El valor de las agendas para gobernar la complejidad
Los eventos son cada vez más ricos y más articulados —porque es lo que pide el mercado, lo que piden los inversores y lo que esperan los asistentes— y eso hace cada vez más importante dotar a todos los stakeholders (asistentes, expositores, patrocinadores y financiadores) de herramientas para gestionar esa complejidad de forma rápida y práctica. Es fundamental que las personas puedan disfrutar plenamente de toda esa oferta y encontrar dentro de esa riqueza exactamente lo que buscan, sin perderse, distraerse ni cansarse demasiado. Las apps pueden ser un recurso importante porque una de sus características distintivas —hablamos, claro está, de apps diseñadas y construidas específicamente para el mundo de los eventos— es la de poder construir agendas y recorridos individuales a partir de los gustos, las preferencias y los intereses de cada persona, que de hecho se construirá su evento personal y «a medida». Esto lleva a conseguir dos resultados a la vez: por un lado las personas están más satisfechas y participan de forma más activa porque son protagonistas de sus propias decisiones y pueden gestionarlas de manera clara, rápida y práctica; por otro, permite a la organización de los eventos obtener muchos datos sobre los gustos, los intereses y las preferencias de sus públicos, a partir de los cuales puede construir eventos cada vez más perfilados y de mayor calidad.
3. La gestión y la reserva de las citas
Por último, pero desde luego no por importancia, está el tema de la gestión de las citas y de su reserva. Sin repetir lo que ya sabes de sobra —que las personas y las empresas acuden a los eventos también, si no sobre todo, para enriquecer su red de relaciones y de contactos de valor—, la ventaja de dotar a todos los asistentes a un evento de una herramienta que permite fijar, modificar y gestionar una agenda de citas y encuentros de forma clara, rápida y precisa es más que evidente. Aumenta la tasa de engagement, de participación y de satisfacción, reduce los tiempos muertos y optimiza el rendimiento, y todo ello se traduce de inmediato en ganancias materiales o inmateriales de distinta naturaleza.
Y estas son solo tres de las cosas que una buena app para eventos puede hacer para mejorar la gestión y el rendimiento de un evento MICE. La personalización de estas herramientas permite, en muchos casos, profundizar mucho más en las necesidades específicas de cada evento, hasta crear productos totalmente artesanales y hechos a medida.
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