Le niveau d’exigence ne cesse de monter pour la qualité et les prérequis auxquels congrès, incentives, réunions et salons professionnels doivent répondre, et pourtant leurs organisateurs disposent rarement de ressources illimitées en outils, en personnes ou en budget. Les professionnels du secteur doivent donc devenir toujours meilleurs pour optimiser les ressources et garder l’ensemble en équilibre, et pour repérer les outils qui apportent le plus d’efficacité et les meilleurs résultats. Parmi ceux-ci, selon nous, un outil prend une importance croissante, même s’il est souvent réduit à tort à un simple gadget : l’application événementielle.
Mais pourquoi, et comment ? Selon nous, pour au moins trois bonnes raisons.
1. Une gestion fluide et efficace de l'événement
Tout d’abord, les applications événementielles sont un outil pratique et efficace pour les personnes qui organisent des événements. Par leur capacité à simplifier les processus, et par la portabilité qui les rend accessibles en mobilité, elles peuvent être une ressource réellement stratégique pour rendre la gestion de nombreuses activités plus fluide, plus rapide et plus sûre : de la gestion du check-in et des présences (particulièrement importante pour les événements dont la présence doit être certifiée) au suivi permanent des données de performance qui comptent le plus pour l’événement. De la possibilité d’envoyer des notifications en temps réel pour que chacun soit toujours informé des mises à jour et des changements de programme, à la création d’un outil de marketing et de promotion entièrement personnalisable, aussi bien dans ses fonctionnalités que dans son design, et donc unique et distinctif.
2. La valeur des agendas personnels face à la complexité
Les événements deviennent plus riches et plus stratifiés, parce que c’est ce que demande le marché, ce qu’exigent les investisseurs et ce qu’attendent les participants. Il devient donc toujours plus important de donner à toutes les parties prenantes (participants, exposants, sponsors et financeurs) des outils pour maîtriser cette complexité rapidement et concrètement. Il est essentiel que chacun puisse tirer le meilleur de tout ce qui est proposé, et y trouver exactement ce qu’il cherche sans se perdre, se disperser ou s’épuiser. Les applications peuvent être une ressource importante, parce que l’une de leurs caractéristiques distinctives — et nous parlons évidemment d’applications conçues et construites spécifiquement pour le monde de l’événementiel — est la capacité de construire des agendas et des parcours individuels à partir des goûts, des préférences et des intérêts de chaque personne, laquelle compose de fait son propre événement, personnel et sur mesure. Cela produit deux résultats à la fois : d’un côté les gens sont plus satisfaits et participent plus activement parce qu’ils sont maîtres de leurs choix et peuvent les gérer avec clarté, rapidité et simplicité ; de l’autre, cela permet à l’organisation de recueillir une grande quantité de données sur les goûts, les intérêts et les préférences de ses publics, et de construire sur cette base des événements toujours mieux ciblés et de meilleure qualité.
3. Gérer et réserver les rendez-vous
Enfin, et ce n’est certainement pas le moindre, il y a la question de la gestion des rendez-vous et de leur réservation. Sans répéter ce que vous savez tous parfaitement — que les personnes et les entreprises participent aux événements en partie, sinon principalement, pour construire leur réseau de relations et de contacts utiles —, l’avantage de donner à chaque participant un outil qui lui permette de fixer, de modifier et de gérer un agenda de rendez-vous avec clarté, rapidité et précision est plus qu’évident. Il augmente l’engagement, la participation et la satisfaction, il réduit les temps morts et il optimise les performances, et tout cela se traduit immédiatement par des gains de diverse nature, matériels comme immatériels.
Et ce ne sont là que trois des choses qu’une bonne application événementielle peut faire pour améliorer la gestion et les performances d’un événement MICE. Dans bien des cas, la personnalisation de ces outils permet d’entrer bien plus avant dans les besoins spécifiques de chaque événement, jusqu’à créer des produits entièrement sur mesure.
Vous aimeriez la voir à l’œuvre ? Il vous suffit de demander une démo en direct et nous pourrons commencer tout de suite à construire l’application parfaite pour votre prochain événement.