La organización de eventos es una actividad compleja que exige planificación, coordinación y atención al detalle. Con la llegada de la inteligencia artificial, las posibilidades de optimizar estos procesos han crecido exponencialmente: por citar solo algunos casos, podríamos hablar de la automatización de las tareas repetitivas, que permite a los organizadores ahorrar tiempo y recursos para concentrarse en actividades de mayor valor añadido, o del análisis predictivo y del procesamiento rápido de grandes cantidades de datos, que permiten personalizar la experiencia de los eventos hasta niveles nunca vistos, con un aumento del engagement y la posibilidad de alcanzar altos niveles de satisfacción.

La adopción de la IA en los eventos arrastra consigo, sin embargo, también importantes cuestiones éticas y legales que todavía no parecen haberse enfocado tanto ni como deberían. La primera tiene que ver con el tema de la transparencia, es decir, con lo que se hace con la IA y con cómo se hace, y con el conocimiento de los mecanismos de funcionamiento de esta potentísima herramienta. Sin querer adentrarnos en temas muy amplios, te remitimos al EU Artificial Intelligence Act, el documento de la Unión Europea cuya lectura te recomendamos en cualquier caso. Más sencillamente, aquí quisiéramos plantear algunas cuestiones que consideramos útiles para afrontar con algo más de cautela el uso de esta nueva herramienta en la organización y la gestión de eventos y que giran en torno a los temas de la recogida y el tratamiento de los datos, del respeto a la privacidad y del cumplimiento de las normativas que rigen estas materias.

Una de las cuestiones que más nos importa, porque vemos que afecta a una franja cada vez mayor de quienes organizan eventos con nuestra plataforma, es la que concierne en particular al tratamiento de los datos —sobre todo de los datos personales de los inscritos a los eventos— mediante software que hace uso de la inteligencia artificial. Cierto: en estos casos el tratamiento de grandes cantidades de datos se vuelve más ágil, rápido y preciso, y permite poner de inmediato en funcionamiento la información que se extrae, en beneficio de las actividades de marketing data-driven y de la planificación futura. Y todo esto es bueno, muy bueno, sobre todo en un mundo que va cada vez más rápido y que necesita, por tanto, respuestas cada vez más inmediatas pero correctas, para no desperdiciar recursos ni oportunidades.
Lo que nos ha tocado observar, sin embargo, es que a veces se confía en estas herramientas antes de haber hecho un análisis adecuado de los riesgos que su uso comporta y de haber adoptado las cautelas necesarias.

Pongamos algunos ejemplos.

¿De quién es la propiedad de los datos una vez que se confían a un sistema de inteligencia artificial para su tratamiento? ¿Dónde se almacenarán y cómo se usarán? Sabemos que muy probablemente se emplearán para seguir entrenando a la IA, para hacerla crecer y mejorar su rendimiento. Pero ¿cuál es el coste de eso? ¿Y los riesgos? ¿Y las responsabilidades de quien ha realizado materialmente la cesión de los datos, sobre todo cuando son de terceros? ¿Cómo se ha informado a esos «terceros» y cómo se gestionan sus consentimientos? Todas ellas cuestiones que solo ahora estamos empezando a plantearnos, pero que debemos empezar a plantearnos precisamente porque el tema corre rápido y la tecnología aún más.

Pensemos en un caso sencillo y bastante común. Quien asiste a un evento lo hace cada vez más para ampliar su red de relaciones personales y profesionales, y eso hace que quien organiza los eventos esté interesado en dotarse de sistemas capaces de hacer «matchmaking» y de facilitar el networking entre personas. La inteligencia artificial puede ser una aliada fantástica en esta tarea, porque puede procesar de forma rápida y dirigida grandes cantidades de información y devolver resultados inmediatamente utilizables, que ayuden de verdad a que Paolo conozca a Carla y Federica a Raffaele. Pero los datos de Paolo, Carla, Federica y Raffaele, para ser procesados por la inteligencia artificial, ¿adónde se envían? ¿Dónde se almacenarán? ¿Podrán ser accesibles, recuperables y modificables como exigen las normativas?

Hacerse estas preguntas antes —y no después— de haber decidido utilizar estos recursos puede marcar la diferencia frente a posibles acciones legales y evitar que los organizadores de eventos se encuentren, quizá solos, teniendo que dar respuestas cuando los interlocutores reales serían otros: esos mismos proveedores de servicios que resultan difícilmente localizables cuando no directamente difíciles de identificar.

Cierto, las principales instituciones —empezando por las autoridades de protección de datos— se están preparando para dar indicaciones, poner límites y prever sanciones. Todas ellas informaciones justas, oportunas y útiles, porque contribuyen a ofrecer líneas guía que seguir para intentar gobernar la complejidad. Lo que debe acompañarlas, a nuestro juicio, es un cambio de mentalidad previo, que permita ver el riesgo antes de que se convierta en amenaza y que permita evitar tanto llorar sobre la leche derramada como privarse de oportunidades por temor. El otro día alguien hablaba de un «carné de IA» que habría que obtener antes de poder utilizar estas herramientas, y quién sabe si no tenía razón…