Se habla mucho de engagement y socialización como elementos fundamentales de todo evento, pero ¿por qué lo son? Pararse un momento a hacerse esta pregunta, sobre todo si organizas eventos de manera profesional, puede ser útil para hacer mejor tu trabajo ahorrando tiempo, recursos y energías. Además, puede ser una forma excelente de encontrar las mejores soluciones para alcanzar el objetivo y hacer que todo el proceso sea, en conjunto, más eficiente.
Aquí van algunas respuestas, tres para ser exactos.
1. Crear un clima positivo y más receptivo a las propuestas, también a las comerciales
Las ocasiones de socialización y participación pueden ser muy útiles para crear un buen clima general del evento. Si los asistentes se sienten estimulados a socializar, de hecho, suelen sentirse más cómodos e interactúan más entre ellos y con todos los demás protagonistas del evento, desde los ponentes hasta los patrocinadores y los expositores. Un buen clima, positivo y distendido, predispone además a estar más abiertos y receptivos hacia las propuestas de actividades y contenidos, tanto las ligadas al evento como las iniciativas —también comerciales— de patrocinadores e inversores.
2. Estimular el networking, el principal valor por el que las personas asisten a un evento
Lo sabemos bien: uno de los mayores valores que un evento puede dar a quien asiste es la posibilidad de consolidar y ampliar su propia red de relaciones, ya sean profesionales o personales. Las personas van a los eventos ante todo para relacionarse entre ellas, para aumentar su capital social y, en contextos empresariales, organizativos y asociativos, para mejorar su posición creando y reforzando los vínculos con quienes consideran las personas de valor de su sector. Crear las condiciones para que estas actividades no solo sean posibles, sino que estén facilitadas, es por tanto uno de los aspectos de mayor valor añadido que un evento puede producir, y sin duda uno de los más apreciados.
3. Mejorar la satisfacción y la reputación de un evento
Tampoco aquí hay nada especialmente nuevo: el engagement y la participación tienen una relación directa con el juicio que las personas hacen de un evento y, por tanto, con su reputación. La aritmética es sencilla: cuanto más participan las personas en un evento y más implicadas se sienten por sus propuestas, más invierten —también a nivel personal— en las actividades. En consecuencia, no solo contribuyen a mejorar su cantidad y su calidad, sino que además tienen de ellas un juicio globalmente más positivo, porque han participado directamente, y se sienten más motivadas a transmitirlo también a otros.
Una vez identificados los objetivos por los que podríamos querer apostar por el engagement y la socialización en nuestro próximo evento, ¿cómo los alcanzamos en la práctica? Entre las muchas herramientas que podemos elegir, y que dependen naturalmente del tipo, del tamaño e incluso de la duración del evento, hemos seleccionado tres: para nosotros, las más versátiles y, por tanto, las más universales.
1. Gamificación
A todo el mundo le gusta jugar, o casi a todo el mundo, y normalmente es más una cuestión de “a qué juegos” que de “jugar sí o jugar no”. La gamificación puede activar aspectos tanto prácticos como psicológicos y esto hace que su uso no sea solo un factor de moda y tendencia, sino también algo estratégico. Su flexibilidad la hace además especialmente funcional para implicar al público y mejorar la experiencia global del evento de una forma también muy dirigida, estratégica y medible.
2. Encuestas y quiz
Otras herramientas útiles para generar engagement y socialización son, naturalmente, las encuestas y los quiz, muy útiles no solo para conocer mejor a los asistentes de un evento y hacer que se sientan más implicados y partícipes, sino también para dar respuestas más ajustadas a sus necesidades. Hoy, además, gracias a la tecnología tanto las encuestas como los quiz se convierten en herramientas ágiles y rápidas: se pueden crear en pocos minutos y se pueden enviar en tiempo real a los smartphones de todos los asistentes, mientras que los resultados pueden utilizarse como herramientas de mayor implicación y participación mediante, por ejemplo, su proyección en espacios colectivos y compartidos.
3. Crear espacios físicos y virtuales para la informalidad
Relacionado al menos en parte con el punto anterior está el tema de los espacios y de los lugares —físicos o virtuales, hoy en día poco importa— que podemos usar para favorecer (o impedir, según cuál sea el objetivo) la creación de relaciones y la participación. Tener claro ya desde el diseño del evento cuáles y cuántos serán los espacios que las personas podrán usar para socializar y cómo podrán ayudar y estimular la participación es por tanto fundamental para convertir estas actividades de intercambio y networking en auténticos recursos estratégicos para tu evento. Por ejemplo integrando entre sí lo real y lo virtual, lo presencial y lo online, en formas que den un nuevo significado a la palabra “híbrido”, más centrado en la funcionalidad y, de verdad, en la eficacia.
¿Hay otras razones y otras herramientas?
Sin duda, también porque afortunadamente en el mundo de los eventos el límite hoy suele ser más el de la imaginación que el de los recursos, aunque estos no sean ni mucho menos infinitos. La tecnología puede ser un excelente aliado para hacer más con menos y suplir algunos límites aportando soluciones que, a menudo, aumentan el valor del resultado final.
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