Cuando la tecnología es potente puede hacer mucho, también para mejorar la calidad de un evento.

Lo sabe bien quien hace tiempo decidió utilizarla en todas las fases de organización y gestión de un evento: desde el diseño hasta la realización de las actividades, pasando por la gestión diaria de salas y espacios y por la medición de los datos y del rendimiento. Uno de los aspectos en los que esto resulta más evidente tiene que ver con el control de accesos y con los sistemas «person-less» de check-in.

Las primeras cosas que vienen a la cabeza cuando se piensa en el control de accesos son, sin duda, necesarias y útiles: son la precisión del instrumento de medición, fundamental cuando del llenado de un espacio o de una sala depende un resultado comercial, o cuando a la permanencia en una sala va unida una certificación, como ocurre con la formación acreditada.

En el caso del check-in, la posibilidad de que sean los propios asistentes quienes gestionen las operaciones, sin tener que recurrir a personal dedicado, se ha traducido en velocidad y practicidad de las operaciones y, algo que no conviene subestimar, también en una reducción de los costes.

A menudo, sin embargo, la verdadera potencia de la tecnología no tiene tanto que ver con lo que las máquinas pueden hacer como con lo que los humanos pueden pedirles que hagan, porque sus mentes son capaces de imaginarlo antes de traducirlo en acciones concretas. Así que ¿podríamos pensar en transformar el momento de la entrada de los asistentes al evento en un momento de acogida, con orientación sobre el espacio y sobre las actividades que más les interesan?
¿Podríamos, en pocas palabras, convertir el sistema de check-in en un auténtico mayordomo digital?

Sí, porque cuando el sistema de check-in habla con todo el resto de la estructura informática del evento se puede pensar en transformar el momento en que un asistente se acredita físicamente en el recinto o en la sala en el último eslabón de una cadena que arranca incluso antes de que esa persona decida participar en el evento e inscribirse.
¿Cómo?

Por ejemplo, utilizando las comunicaciones, las notificaciones, las encuestas como herramientas para registrar preferencias e intereses de los asistentes. O creando áreas personales dentro de la app o de la web del evento donde las personas puedan planificar las actividades que más les interesan, organizar citas y desplazamientos, archivar materiales y reservar stands y espacios expositivos.

Todas estas actividades producen información que un sistema no solo puede almacenar, sino gestionar y, lo que es aún más importante, conectar entre sí. Así, el último paso (que es el último de un ciclo y el primero de muchos otros), el check-in, puede pasar fácilmente de ser un simple trámite administrativo a convertirse en una auténtica «ceremonia de acogida» oficiada por un virtual concierge que no solo abre las puertas, sino que orienta, sugiere, recuerda y estimula actividades y acciones, igual que haría un mayordomo atento al servicio de cada asistente.

Un valor añadido nada desdeñable en un momento en que los eventos son necesariamente cada vez más ricos para superar las barreras de la competencia y del ruido y, por tanto, a menudo más complejos y más «fatigosos» para los asistentes, hasta el punto de que corren el riesgo de renunciar a sacar el máximo de su participación, cuando no a participar del todo.

Sentirse acogido y esperado en un lugar que no se conoce, en cambio, ayuda a superar también las posibles dificultades, además de estimular una participación más activa, más constructiva y más positiva. Ayuda a ser más positivo, más abierto y más dispuesto a experimentar, con la sensación de tener siempre las espaldas cubiertas. Ayuda a sacar el máximo de cada experiencia aumentando dos de los factores más importantes: la satisfacción y el engagement que, además de repercutir positivamente en las actividades y en las demás personas, producen información y datos que vuelven a alimentar este círculo virtuoso del que el marketing data-driven es otro engranaje fundamental.

Todo ello con un sistema de check-in evolucionado.
Perdón, con un mayordomo virtual despierto y atento.