Los congresos científicos son citas cruciales para casi todas las comunidades profesionales: ofrecen ocasiones de actualización y formación, construyen y refuerzan las redes de relaciones estratégicas para el avance de cada comunidad y permiten sentar las bases de desarrollos y progresos.
Precisamente porque son citas periódicas y continuadas, corren a menudo el riesgo de convertirse en lugares de rituales y liturgias que reducen —en lugar de aumentar, que es lo que pide el público— el engagement y la participación.
¿Cómo evitarlo?
Trabajando para que el congreso destaque no solo por sus contenidos, sino también por la calidad de la experiencia en su conjunto, que combina aprendizaje, interacción e implicación.
¿Y cómo conseguirlo?
Con un enfoque que, partiendo de los tres elementos básicos de todo evento —sede, programa y momentos sociales—, los revolucione y los saque un poco de los esquemas de siempre.
Una sede única y una ambientación envolvente
El hábito sí hace al monje, y quien diga lo contrario miente. Y el hábito de un congreso, huelga decirlo, es la sede que lo acoge. Por eso elegir una sede en lugar de otra no es solo una cuestión práctica, sino altamente estratégica: no solo por lo que el espacio es, sino también por lo que puede llegar a ser una vez «vestido» con la ropa del evento.
La tecnología puede ser un recurso magnífico para trabajar este aspecto, también gracias a su capacidad de superar los límites del espacio y del tiempo.
El uso integrado de lo real y lo virtual (donde la palabra real es cada vez más una convención, porque las experiencias virtuales ya no son menos reales que las demás) puede ampliar no solo los espacios, sino también las posibilidades ligadas a ellos, hasta crear universos de sentido enteros, únicos e irrepetibles.
Formatos innovadores para el programa científico
A estas alturas podemos dar por hecho que, salvo casos particulares, el programa de un congreso ya no es solo en papel, sino que tiene una versión electrónica que no solo es más ecológica, sino también más funcional, porque se puede actualizar en tiempo real y está lista para recoger cualquier cambio o añadido, ¿verdad?
Si es así, ¿por qué quedarse en lo básico y no pensar en convertir esta herramienta en una palanca del éxito de tu evento?
Se puede hacer —con relativa facilidad— creando un sistema de personalización con el que cada asistente puede crearse su propia agenda de actividades y obtener así el máximo de lo que ofrece el evento. Después se puede enriquecer todo esto con un sistema de notificaciones en tiempo real que sirvan de recordatorio para las actividades más importantes, informen sobre actividades y novedades o amplíen la experiencia con propuestas personalizadas y personalizables según gustos y necesidades.
Networking y momentos sociales para reforzar las conexiones
Lo sabemos: mucha gente va a los eventos sobre todo para hacer networking y ampliar o reforzar su red social, tanto personal como profesional. Por eso una parte importante de los congresos se dedica, desde siempre, a actividades de convivencia como cenas, actividades recreativas, tours culturales y momentos dedicados al descanso y al bienestar.
Pero ¿se puede hacer más y mejor? Sí, y no solo prestando más atención a estas actividades, a su organización y a su gestión, sino también previendo herramientas adicionales para enriquecer todavía más el sistema de oferta.
Pensemos entonces en sistemas de matching temático y de organización de encuentros específicos, o en el uso de la gamificación, que incentiva, a un coste contenido, la participación y promueve conexiones entre personas a través de la interacción.
Los congresos, sobre todo los científicos, están entre los eventos con la historia más antigua y más consolidada. Más que otros, por tanto, pueden permitirse capitalizar su solidez, su larga historia y su autoridad para experimentar y explorar caminos nuevos. Eso les permite mantener alta la oferta cuando sube el listón de las expectativas, y hacerlo sin perder de vista los objetivos primarios de todo evento sino, al contrario, enriqueciéndolos para proyectarlos hacia el futuro. ¿Un reto complejo? Desde luego, y ante él unas herramientas adecuadas y fiables pueden ser un recurso importante al servicio de una planificación que, además de atenta y minuciosa, se vuelve también imaginativa y capaz de experimentar con lo nuevo.