Les congrès scientifiques sont des rendez-vous cruciaux pour presque toutes les communautés professionnelles : ils offrent des occasions de mise à jour et de formation, ils construisent et renforcent les réseaux de relations stratégiques et ils permettent de poser les bases de développements futurs.
Mais justement parce qu’il s’agit de rendez-vous périodiques et continus, ils risquent souvent de devenir des lieux de rituels et de liturgies qui réduisent — au lieu de l’augmenter, comme le public le demande — l’engagement et la participation.
Comment l’éviter ?
En travaillant à ce que le congrès se distingue non seulement par ses contenus, mais aussi par la qualité de l’expérience d’ensemble, qui mêle apprentissage, interaction et implication.
Et comment y parvenir ?
Avec une approche qui, partant des trois éléments de base de tout événement — le lieu, le programme et les moments conviviaux —, les bouscule et les sort un peu des sentiers battus.
Un lieu unique et une mise en scène immersive
L’habit fait le moine, et quiconque dit le contraire ment. Et l’habit d’un congrès, inutile de le dire, c’est le lieu qui l’accueille. Choisir un lieu plutôt qu’un autre n’est donc pas qu’une question pratique, c’est une question hautement stratégique : pour ce que l’endroit est, mais aussi pour ce qu’il peut devenir une fois « habillé » aux couleurs de l’événement.
La technologie est une ressource idéale pour travailler cet aspect, notamment par sa capacité à dépasser les limites de l’espace et du temps.
L’usage intégré du réel et du virtuel (où le mot réel est de plus en plus une convention, tant les expériences virtuelles ne sont pas moins réelles que les autres) peut élargir non seulement les espaces, mais aussi les possibilités qui y sont liées, jusqu’à créer des univers de sens uniques.
Des formats innovants pour le programme scientifique
On peut désormais tenir pour acquis que, sauf cas particuliers, le programme d’un congrès n’est plus seulement sur papier mais qu’il en existe une version électronique : non seulement plus écologique, mais aussi plus pratique parce qu’elle se met à jour en temps réel et accueille donc toute modification ou tout ajout, n’est-ce pas ?
Si c’est le cas, pourquoi s’arrêter aux bases et ne pas faire de cet outil un levier du succès de l’événement ?
On peut le faire — assez facilement — en créant un système de personnalisation grâce auquel chaque participant compose son propre agenda et tire ainsi le meilleur de ce que propose l’événement. On peut ensuite enrichir le tout d’un système de notifications en temps réel qui servent de rappel pour les activités les plus importantes, informent des nouveautés ou élargissent l’expérience par des propositions personnalisées selon les goûts et les besoins.
Networking et moments conviviaux pour renforcer les liens
Nous le savons : beaucoup de gens vont aux événements avant tout pour faire du networking et élargir ou renforcer leur réseau, personnel comme professionnel. C’est pourquoi une part importante des colloques et des congrès est depuis toujours consacrée à des moments conviviaux : dîners, activités récréatives, visites culturelles et temps dédiés à la détente et au bien-être.
Mais peut-on faire plus et mieux ? Oui, non seulement en soignant davantage ces activités, leur organisation et leur gestion, mais aussi en prévoyant des outils supplémentaires pour enrichir encore l’offre.
Pensons donc à des systèmes de mise en relation thématique et d’organisation de rencontres ciblées, ou à l’usage de la gamification, qui encourage à moindre coût la participation et favorise les connexions entre les personnes par l’interaction.
Les congrès, surtout scientifiques, comptent parmi les événements à l’histoire la plus ancienne et la mieux établie. Plus que d’autres, ils peuvent donc se permettre de capitaliser sur leur solidité, leur longue histoire et leur autorité pour expérimenter et explorer de nouvelles voies. Cela leur permet de maintenir une offre élevée quand la barre des attentes monte, et de le faire sans perdre de vue les objectifs premiers de tout événement, en les enrichissant au contraire pour les projeter vers l’avenir. Un défi complexe ? Certainement, et face à lui des outils justes et fiables sont des ressources précieuses au service d’une planification qui, en plus d’être attentive et minutieuse, devient aussi imaginative et capable d’expérimenter.