1. Antes del evento: construir la expectación
La comunicación previa al evento sirve principalmente para tres cosas:
- Dar a conocer el evento y, cuando proceda, a su organización, a los públicos objetivo
- Despertar al público ya fidelizado
- Crear expectación e interés
Esta primera fase de comunicación y promoción debe servir sobre todo para informar, atraer y, por último, conseguir que la gente se inscriba al evento o compre su entrada.
¿Cómo hacerlo?
Podemos usar:
- Agendas del evento o teasers del programa
- Presentaciones de los ponentes
- Vídeo promocional de los ponentes
- Testimonios del evento anterior
- Webinars previos al evento sobre temas relacionados, impartidos incluso por los mismos ponentes que participarán
- Anuncios y promociones «early bird» (descuentos o ventajas)
- Momentos destacados de la edición anterior del evento
- Infografías con datos
- Entrevistas a los ponentes
- Gráficas y vídeos de cuenta atrás
- Preparativos, entre bastidores
- Encuestas o cuestionarios sobre temas o ponentes del evento
- Preguntas frecuentes y curiosidades
- Anuncios de colaboraciones o alianzas
- Juegos o concursos interactivos
- Avances del merchandising o de los obsequios del evento
Este puede ser también un buen momento para crear y empezar a difundir hashtags, plantillas y formatos que estimulen y animen a producir contenidos «user generated», es decir, producidos directamente por asistentes, ponentes, expositores, etc., que podrán compartirse y difundirse aún más para aumentar su alcance.
2. Durante el evento: implicar e interactuar
Durante el evento, las redes sociales pueden ser herramientas útiles para mantener vivo el interés e implicar activamente a los asistentes, además de ayudarles a hacer comunidad y a desarrollar relaciones:
¿Cómo hacerlo?
Podemos usar:
- Live posting
- Retransmisión en directo de los momentos destacados
- Citas en tiempo real (también de los ponentes)
- Grabación de pódcast en directo
- Entrevistas a los asistentes
- Entrevistas a los expositores
- Encuestas en tiempo real
- Highlights de los momentos destacados de la jornada
- «Entre bastidores»
Además, no hay que olvidar nunca que las redes —junto con todos los demás canales de comunicación activados— deben estar atendidas durante toda la duración del evento, porque hay que estar siempre listos para responder a los comentarios, las preguntas y el feedback de los asistentes, demostrando así un compromiso activo con la comunidad online.
3. Después del evento: consolidar y compartir
¿Y después del evento? La comunicación no se detiene, desde luego. No hay mejor momento para capitalizar la energía generada y mantener viva la atención:
¿Cómo hacerlo?
Podemos usar:
- Vídeos y fotos de los momentos más importantes
- Citas de las presentaciones y de los ponentes
- Los momentos más emocionantes (fotos y vídeos)
- Los momentos más atractivos (fotos y vídeos)
- Galerías de los eventos
- Infografías o gráficas de sesiones y contenidos concretos
- Testimonios de los asistentes
- Anuncio o teaser del próximo evento
- Repercusión en prensa
- Publicaciones con enlaces a artículos con los puntos destacados y análisis
Muy valorados y de gran utilidad son, en general, los mensajes de agradecimiento a asistentes, ponentes, patrocinadores y colaboradores, de los que conviene no olvidarse. Sobre todo porque cultivar a los clientes e interlocutores con los que ya se ha abierto un canal de comunicación es más eficaz y menos costoso que salir a captar nuevos en el futuro.