1. Avant l'événement : construire l'attente
La communication avant l’événement sert trois grands objectifs :
- Faire connaître l’événement, et le cas échéant l’organisation qui le porte, aux publics visés
- Réveiller le public déjà acquis
- Créer l’attente et l’intérêt
Cette première phase de communication et de promotion doit informer, attirer et, en fin de compte, amener les gens à s’inscrire à l’événement ou à acheter un billet.
Comment ?
Nous pouvons utiliser :
- Des programmes ou des teasers de programme
- Des présentations des intervenants
- Des vidéos promotionnelles réalisées par les intervenants
- Des témoignages de l’édition précédente
- Des webinaires avant l’événement sur des thèmes liés à celui-ci, y compris animés par les intervenants qui y prendront part
- Des annonces et des offres early bird (remises ou avantages)
- Les temps forts de l’édition précédente
- Des infographies avec des données
- Des entretiens avec les intervenants
- Des visuels et des vidéos de compte à rebours
- Les préparatifs et les coulisses
- Des sondages ou des quiz sur les thèmes ou les intervenants de l’événement
- Les questions fréquentes et les points d’intérêt
- Des annonces de collaborations ou de partenariats
- Des jeux interactifs ou des concours
- Des avant-goûts du merchandising ou des cadeaux de l’événement
C’est aussi un bon moment pour créer et commencer à faire circuler hashtags, gabarits et formats qui suscitent et encouragent l’user generated content — les contenus produits directement par les participants, les intervenants, les exposants et ainsi de suite, que l’on peut ensuite partager et faire circuler pour élargir leur portée.
2. Pendant l'événement : impliquer et interagir
Pendant l’événement, les réseaux sociaux peuvent être un moyen utile de maintenir l’intérêt vivant et d’impliquer activement les participants, tout en les aidant à construire une communauté et à développer des relations :
Comment ?
Nous pouvons utiliser :
- Le live posting
- La diffusion en direct des moments clés
- Des citations en temps réel (y compris des intervenants)
- L’enregistrement d’un podcast en direct
- Des entretiens avec les participants
- Des entretiens avec les exposants
- Des sondages en temps réel
- Les temps forts de la journée
- Les « coulisses »
Et n’oubliez jamais que les réseaux sociaux — comme tous les autres canaux de communication que vous avez ouverts — doivent être tenus pendant toute la durée de l’événement, parce qu’il faut être toujours prêt à répondre aux commentaires, aux questions et aux retours des participants, et montrer ainsi un engagement actif envers la communauté en ligne.
3. Après l'événement : consolider et partager
Et après l’événement ? La communication ne s’arrête certainement pas. Il n’y a pas de meilleur moment pour capitaliser sur l’énergie produite et maintenir l’attention :
Comment ?
Nous pouvons utiliser :
- Des vidéos et des photos des moments les plus importants
- Des citations des présentations et des intervenants
- Les moments les plus émouvants (photos et vidéos)
- Les moments les plus engageants (photos et vidéos)
- Des galeries de l’événement
- Des infographies ou des visuels pour chaque session et chaque contenu
- Des témoignages de participants
- Une annonce ou un teaser du prochain événement
- Les retombées presse
- Des publications renvoyant à des articles de synthèse et d’approfondissement
Les messages de remerciement adressés aux participants, aux intervenants, aux sponsors et aux collaborateurs sont en général très appréciés et ont une vraie valeur : il ne faut pas les oublier. Surtout parce que cultiver des clients et des contacts avec lesquels un canal de communication est déjà ouvert est plus efficace et moins coûteux que d’aller en acquérir de nouveaux ensuite.