Organizar un evento o participar en él como empresa es una inversión importante, tanto en términos económicos como de recursos. Asistencia, stands, materiales, personal dedicado: todo esto tiene sentido solo si el evento produce resultados tangibles, representados a menudo por contactos cualificados que puedan traducirse en oportunidades de negocio.
Sin embargo, muchas veces la captación de leads se gestiona de forma improvisada, con hojas de Excel, tarjetas de visita o apps que no dialogan con los sistemas de la empresa. El resultado es que gran parte del valor generado se pierde, sobre todo si tenemos en cuenta que el ROI de un evento se juega sobre todo en las primeras 72 horas tras su cierre.
¿Qué se podría hacer, en cambio?
1. Preparar mensajes y contenidos para cada público
Una buena captación de leads empieza antes del evento. Preparar mensajes claros y contenidos dirigidos a los distintos segmentos de público permite recoger datos de calidad e iniciar de inmediato conversaciones relevantes. Entre las cosas fundamentales:
– definir los perfiles objetivo (visitantes, prospects, partners, inversores)
– preparar materiales digitales on-demand (fichas de producto, casos de éxito, demos) que se puedan compartir mediante código QR
– preparar un guion para el personal de contacto, de modo que cada lead recogido tenga la misma calidad y profundidad de información.
Con SharEvent, la personalización de los recorridos y de las comunicaciones se puede gestionar ya en la fase de inscripción y registro, así que cada asistente puede recibir los contenidos más relevantes y llegar mejor predispuesto a interactuar de forma dirigida durante todo el evento con espacios, actividades y personas.
2. Gestionar la captación de leads de forma estructurada
Cuando se captan leads no se pueden permitir improvisaciones: cada interacción tiene que convertirse en un dato. Esto significa, en particular:
– utilizar un sistema único para escanear las acreditaciones o los códigos QR, conectado directamente con la plataforma de eventos
– enriquecer, inmediatamente después de la conversación, el contacto con etiquetas y notas (intereses, urgencia, próximos pasos) para facilitar la cualificación incluso más adelante y convertir la información en patrimonio de marketing y ventas
– distinguir entre contactos «calientes» y «fríos» ya en el momento de la captación, para acelerar las acciones posteriores al evento y hacerlas más eficaces.
Las herramientas de inscripción y check-in rápidos de SharEvent, basadas en códigos QR y acreditaciones, permiten integrar de inmediato cada contacto en una base de datos única, que se puede enriquecer con etiquetas, notas y niveles de prioridad, mientras que el business card collector hace que el intercambio de contactos sea más sencillo, digital e inteligente. Así se elimina el riesgo de dispersión y se garantiza que marketing y ventas trabajen sobre los mismos datos, actualizados en tiempo real.
3. Follow-up y secuencias en las primeras 72 horas
La rapidez lo es todo: esperar una semana para enviar un correo de agradecimiento, un documento o una información solicitada significa dispersar la atención creada durante la conversación. Por eso es fundamental:
– enviar en un plazo de 24 horas un primer mensaje personalizado con los materiales prometidos
– activar una secuencia de follow-up diferenciada: nurturing para los leads fríos, acciones comerciales inmediatas para los calientes
– asignar los leads al equipo de ventas ya cualificados, evitando pasos manuales que ralentizan el proceso
Con SharEvent, la gestión centralizada de los contactos y la automatización de los flujos de comunicación permiten activar rápidamente campañas de follow-up dirigidas, con mensajes personalizados y materiales descargables, sin pasos manuales y sin riesgo de retrasos.
4. Usar las herramientas adecuadas: dashboards y KPI para medir el ROI y las conversiones
Para demostrar la eficacia del evento no bastan las impresiones ni las sensaciones: hacen falta datos claros.
Un dashboard mínimo debería incluir:
– número de leads recogidos y porcentaje respecto al tráfico estimado
– porcentaje de contactos que se convierten en oportunidades concretas para ventas, un indicador clave para valorar la calidad de la generación de leads y la alineación entre marketing y comercial.
– tiempo medio de follow-up
– oportunidades y pipeline generadas en 30 y 90 días
Por eso, los informes avanzados y los dashboards personalizables de SharEvent permiten medir en tiempo real los KPI más relevantes y presentarlos de forma legible a la dirección. Así el ROI no se queda en un concepto abstracto, sino que se convierte en un dato tangible sobre el que basar las decisiones.
Gestionar bien la captación de leads no significa solo recoger contactos: significa transformar la inversión en valor medible para la empresa. Preparación, método, rapidez de seguimiento y KPI claros son los cuatro pilares que marcan la diferencia.
Porque, al final, el ROI de un evento se decide de verdad en 72 horas.