Ein Event zu organisieren oder als Unternehmen daran teilzunehmen ist eine bedeutende Investition, wirtschaftlich wie an Ressourcen. Präsenz, Stände, Materialien, eigenes Personal: All das hat nur dann Sinn, wenn das Event greifbare Ergebnisse bringt, meist in Form qualifizierter Kontakte, die zu Geschäftschancen werden können.
Oft wird die Lead-Erfassung jedoch improvisiert: mit Excel-Tabellen, Visitenkarten oder Apps, die nicht mit den Unternehmenssystemen sprechen. Das Ergebnis: Ein großer Teil des erzeugten Werts geht verloren, zumal sich der ROI eines Events vor allem in den ersten 72 Stunden nach Ende entscheidet.
Was könnte man stattdessen tun?
1. Botschaften und Inhalte für die Zielgruppen vorbereiten
Gute Lead-Erfassung beginnt vor dem Event. Klare Botschaften und zielgerichtete Inhalte für die verschiedenen Publikumssegmente vorzubereiten erlaubt es, gute Daten zu erheben und sofort relevante Gespräche zu beginnen. Zu den Grundlagen:
– die Zielprofile definieren (Besucher, Prospects, Partner, Investoren)
– digitale On-Demand-Materialien bereitstellen (Produktblätter, Case Studies, Demos), teilbar per QR-Code
– ein Skript vorbereiten für das Kontaktpersonal, damit jeder erfasste Lead dieselbe Qualität und Informationstiefe hat.
Mit SharEvent lässt sich die Personalisierung von Wegen und Kommunikation bereits bei Anmeldung und Registrierung steuern, sodass jeder Teilnehmer die relevantesten Inhalte erhält und eher bereit ist zu interagieren – zielgerichtet, während des gesamten Events, mit Räumen, Aktivitäten und Menschen.
2. Die Lead-Erfassung strukturiert steuern
Bei der Lead-Erfassung kann man sich keine Improvisation erlauben: jede Interaktion muss zu einem Datensatz werden. Konkret bedeutet das:
– ein einziges System nutzen für das Scannen von Badges oder QR-Codes, direkt mit der Eventmanagement-Plattform verbunden
– den Kontakt unmittelbar nach dem Gespräch mit Tags und Notizen anreichern (Interessen, Dringlichkeit, nächste Schritte), damit die Qualifizierung auch später möglich ist und die Informationen zum Bestand von Marketing und Sales werden
– bereits bei der Erfassung zwischen „warmen“ und „kalten“ Kontakten unterscheiden, um die Maßnahmen nach dem Event zu beschleunigen und wirksamer zu machen.
Die schnellen Registrierungs- und Check-in-Tools von SharEvent auf Basis von QR-Codes und Badges integrieren jeden Kontakt sofort in eine einzige Datenbank, die sich mit Tags, Notizen und Prioritätsstufen anreichern lässt, während der Business Card Collector den Kontaktaustausch einfacher, digitaler und intelligenter macht. So entfällt das Risiko von Streuverlusten, und Marketing und Sales arbeiten mit denselben, in Echtzeit aktualisierten Daten.
3. Follow-up und Sequenzen in den ersten 72 Stunden
Schnelligkeit ist alles: Eine Woche zu warten, um eine Dankes-E-Mail, ein Dokument oder eine angeforderte Information zu senden, heißt, die im Gespräch geschaffene Aufmerksamkeit zu verlieren. Deshalb ist es entscheidend:
– innerhalb von 24 Stunden eine erste personalisierte Nachricht mit den versprochenen Materialien zu senden
– eine differenzierte Follow-up-Sequenz zu starten: Nurturing für kalte Leads, sofortige Vertriebsaktionen für warme
– die Leads bereits qualifiziert an das Vertriebsteam zu übergeben und manuelle Schritte zu vermeiden, die den Prozess bremsen
Mit SharEvent erlauben die zentrale Kontaktverwaltung und die Automatisierung der Kommunikationsflüsse, schnell zielgerichtete Follow-up-Kampagnen zu starten: mit personalisierten Nachrichten und herunterladbaren Materialien, ohne manuelle Schritte und ohne Verzögerungsrisiko.
4. Die richtigen Werkzeuge nutzen: Dashboards und KPIs zur Messung von ROI und Conversions
Eindrücke oder Gefühle genügen nicht, um die Wirksamkeit eines Events zu belegen: Es braucht klare Daten.
Ein Mindest-Dashboard sollte enthalten:
– Anzahl der erfassten Leads und Anteil am geschätzten Besucherstrom
– Anteil der Kontakte, die zu konkreten Vertriebschancen werden – ein Schlüsselindikator für die Qualität der Lead-Generierung und die Abstimmung von Marketing und Vertrieb.
– durchschnittliche Follow-up-Zeit
– Opportunities und Pipeline, die innerhalb von 30 und 90 Tagen entstehen
Deshalb ermöglichen das erweiterte Reporting und die anpassbaren Dashboards von SharEvent, die wichtigsten KPIs in Echtzeit zu messen und dem Management lesbar aufzubereiten. So bleibt der ROI kein abstrakter Begriff, sondern wird eine belastbare Größe für Entscheidungen.
Eine gute Lead-Erfassung bedeutet nicht nur, Kontakte zu sammeln: Sie bedeutet, die Investition in messbaren Wert für das Unternehmen zu verwandeln. Vorbereitung, Methode, Follow-up-Geschwindigkeit und klare KPIs sind die vier Säulen, die den Unterschied machen.
Denn am Ende entscheidet sich der ROI eines Events wirklich in 72 Stunden.