Cuando en cambio se hace referencia de forma más genérica al concepto de «app para eventos», se habla normalmente de herramientas dedicadas a los asistentes y creadas para enriquecer la experiencia del evento.
Ofrecen servicios y herramientas adicionales respecto a los físicos, pensados para que las personas obtengan el máximo del evento: agendas online, mapas interactivos, programas personalizados, encuestas en directo y herramientas de networking y entretenimiento.
Son, por tanto, dos herramientas distintas, para públicos y funciones distintos. Pero ¿cómo elegir la herramienta adecuada para lo que necesitas? Nos lo preguntan a menudo y por eso hemos decidido reunir una pequeña guía en tres pasos que permita valorar cómo elegir y aprovechar al máximo cada solución.
1. Foco en: gestión de los invitados y experiencia de los asistentes
Las apps de gestión de eventos están diseñadas para acompañar a los organizadores en la planificación y en la gestión de los aspectos logísticos. Entre sus funciones principales están la gestión de las invitaciones y la creación de listas de asistentes, para mantener un control preciso sobre quién acudirá al evento y poder comunicarse fácilmente con ellos.
Al contrario, las apps para eventos dedicadas a los asistentes se centran en mejorar la experiencia de los invitados durante el evento. Ofrecen por eso un conjunto de herramientas para orientarse y conectar con otros asistentes de forma eficiente, para expresarse y hacer oír su voz y, por qué no, también para divertirse y desconectar.
2. Foco en logística y engagement
Las apps de gestión de eventos ayudan a planificar las actividades, gestionar las sedes y asignar tareas, y hacen más fácil tenerlo todo bajo control y garantizar que cada detalle esté cuidado a la perfección. Por ejemplo, el control de accesos escaneando el código QR de los asistentes es una función clave para gestionar de forma segura y ordenada la entrada de los invitados y permite al mismo tiempo desmaterializar entradas y salidas, con lo que cada proceso resulta más fluido y más agradable.
Al contrario, las apps para eventos ponen el acento en la interacción entre los asistentes y el propio evento. Funcionalidades como las encuestas en directo, las sesiones de Q&A y las votaciones en tiempo real fomentan una participación activa, hacen el evento más dinámico y más envolvente y ayudan además a recoger feedback muy valioso para los organizadores.
3. Foco en comunicación y actualización
Las apps de gestión de eventos apuestan mucho por las funciones ligadas a la comunicación y a la información, y permiten a los organizadores enviar actualizaciones y notificaciones a los asistentes de forma eficiente e inmediata según la necesidad. Además, permiten tener siempre a la vista todos los datos más importantes del evento, para poder introducir cambios o correcciones, incluso en tiempo real.
Las apps para eventos, por su parte, son el otro extremo de este sistema de comunicación, porque tienen que ser capaces de recibir de la manera más rápida y eficiente toda la información útil y, sobre todo, notificaciones y actualizaciones en tiempo real. Junto a esto, deben permitir la reserva y un acceso fácil y rápido a los materiales del evento (actualizados en tiempo real), a las biografías y los contactos de los ponentes y a los sistemas de la zona de patrocinadores o de las citas con consultores y proveedores.
¿En resumen? Las apps de gestión de eventos y las apps para eventos son dos caras de la misma moneda, dos mitades que se completan mutuamente y que permiten ampliar las funciones y la eficacia de ese ecosistema complejo que es cada evento. Son herramientas ágiles, potentes y rápidas y, al mismo tiempo, prácticas y —cuando están bien diseñadas— lo bastante intuitivas como para que quien las usa saque de inmediato el máximo provecho. Son, por tanto, excelentes aliadas para potenciar tanto el lado organizativo y de gestión del evento como el más ligado al disfrute y a la experiencia, que puede enriquecerse exponencialmente y prolongarse mucho más allá de los límites de cada evento. Lo importante es, como casi siempre, saber a qué preguntas y a qué necesidades se les pide responder, para que puedan hacerlo lo mejor posible, también mediante un diseño personalizado que permita crear la herramienta perfecta para cada exigencia.