Ist dagegen allgemeiner von einer „Event-App” die Rede, meint man meist Werkzeuge für die Teilnehmer, die das Erlebnis des Events bereichern sollen.
Sie bieten Dienste und Instrumente über die physischen hinaus, damit die Menschen das Meiste aus dem Event mitnehmen: Online-Agenden, interaktive Karten, persönliche Programme, Live-Umfragen, Networking-Tools und Unterhaltung.
Zwei verschiedene Werkzeuge also, für verschiedene Zielgruppen und Aufgaben. Aber wie wählt man das richtige für den eigenen Bedarf? Man fragt uns das oft, deshalb haben wir einen kurzen Leitfaden in drei Schritten zusammengestellt, der zeigt, wie man wählt und jede Lösung optimal nutzt.
1. Fokus: Gästemanagement und Teilnehmererlebnis
Eventmanagement-Apps unterstützen Veranstalter bei der Planung und Steuerung der Logistik. Zu ihren Hauptfunktionen zählen die Verwaltung der Einladungen und das Erstellen von Teilnehmerlisten, um genau im Blick zu behalten, wer teilnimmt, und leicht mit ihnen zu kommunizieren.
Event-Apps für die Teilnehmer dagegen sind darauf ausgerichtet, das Gästeerlebnis während des Events zu verbessern. Sie bieten Werkzeuge, um sich zu orientieren und effizient mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten, sich zu äußern und Gehör zu finden und – warum nicht – auch Spaß zu haben.
2. Fokus: Logistik und Engagement
Eventmanagement-Apps helfen, Aktivitäten zu planen, Veranstaltungsorte zu verwalten und Aufgaben zuzuweisen; so behält man alles leichter im Blick und stellt sicher, dass jedes Detail stimmt. Die Zutrittskontrolle über das Scannen des QR-Codes der Teilnehmer ist etwa eine Schlüsselfunktion, um den Einlass der Gäste sicher und geordnet zu steuern; gleichzeitig entmaterialisiert sie Ein- und Ausgänge und macht jeden Ablauf flüssiger und angenehmer.
Event-Apps dagegen legen den Akzent auf die Interaktion zwischen Teilnehmern und Event. Funktionen wie Live-Umfragen, Q&A-Sessions und Live-Abstimmungen fördern die aktive Beteiligung, machen das Event dynamischer und einbindender und helfen zugleich, für die Veranstalter sehr wertvolles Feedback zu sammeln.
3. Fokus: Kommunikation und Aktualisierung
Apps für die Eventorganisation setzen stark auf Kommunikation und Information: Veranstalter können Teilnehmern Updates und Benachrichtigungen effizient und unmittelbar senden, je nach Bedarf. Außerdem behalten sie alle wichtigsten Eventdaten im Blick, um Änderungen oder Korrekturen auch in Echtzeit vornehmen zu können.
Event-Apps bilden das andere Ende dieses Kommunikationssystems, denn sie müssen alle nützlichen Informationen möglichst schnell und effizient empfangen können und vor allem Benachrichtigungen und Updates in Echtzeit. Daneben müssen sie Buchungen und einen schnellen, einfachen Zugang zu den Eventmaterialien (in Echtzeit aktualisiert), zu Biografien und Kontakten der Referenten sowie zum Sponsorenbereich oder zu Terminen mit Beratern und Lieferanten ermöglichen.
Kurz gesagt? Apps für die Eventorganisation und Event-Apps sind zwei Seiten derselben Medaille, zwei Hälften, die sich ergänzen und die Funktionen und Wirksamkeit jenes komplexen Ökosystems erweitern, das jedes Event ist. Sie sind agile, leistungsfähige, schnelle und gleichzeitig praktische Werkzeuge – und, wenn gut konzipiert, intuitiv genug, dass Nutzer sofort den größten Nutzen daraus ziehen. Sie sind daher ausgezeichnete Verbündete, um sowohl die Organisation und Verwaltung des Events zu stärken als auch die Seite der Teilnahme und des Erlebens, die sich enorm bereichern und weit über die Grenzen jedes einzelnen Events hinaus verlängern lässt. Wichtig ist, wie fast immer, zu wissen, welche Fragen und Bedürfnisse sie beantworten sollen, damit sie es bestmöglich tun – auch durch eine individuelle Konzeption, die das passende Werkzeug für jeden Bedarf schafft.