Cada vez más cosas que hacer, más necesidades que satisfacer, más resultados que obtener y, a menudo, con recursos cada vez menores: la vida de quien tiene que organizar eventos no se vuelve más sencilla con el paso de los días. Se vuelve por tanto cada vez más crucial disponer de las mejores herramientas para las propias necesidades, capaces de facilitar la operativa y los procedimientos y, si es posible, de producir resultados sin pesar demasiado en las finanzas.
¿Cómo mantener juntas todas estas exigencias? Hasta hace algún tiempo, el mayor problema era encontrar software de gestión de eventos adecuados, porque la oferta era limitada y el rendimiento a menudo no estaba a la altura de las expectativas. Pero ¿y hoy, que el mercado parece en cambio abarrotado? ¿Cómo orientarse sin que esta actividad de búsqueda y selección se convierta ella misma en un trabajo capaz de absorber cantidades excesivas de energía y de tiempo?
Haciéndose las preguntas adecuadas, antes que nada, y solo después yendo a ver quién, ahí fuera, puede ayudarnos a realizar concretamente nuestros proyectos.
Y las preguntas más adecuadas, en nuestra opinión, son ante todo tres:
1. ¿Qué funcionalidades debe tener el software de gestión de eventos (que estoy buscando)?
Es una pregunta tan básica que parece banal. Y sin embargo, lo creas o no, es la que menos se hace quien está absorbido por la operativa de todos los días. No porque no sepa lo que necesita: sabe perfectamente qué problemas hay que resolver, qué limitaciones hay que sortear y qué oportunidades hay que perseguir. Al fin y al cabo, con estos artículos estamos hablando a personas que tienen años de experiencia en el sector de la organización de eventos o en empresas que organizan eventos internos o externos.
A menudo, sin embargo, esta pregunta se queda en lo genérico y no baja a la profundidad necesaria para encontrar respuestas realmente útiles. Pongamos un ejemplo sencillo: «Necesito gestionar el control de accesos», que es una de las peticiones que más a menudo nos hacen. Pues bien, planteada así es una pregunta demasiado amplia para encontrar una respuesta que lleve a una solución realmente útil.
¿Qué quiere decir «gestionar el control de accesos»?
¿Cómo, cuándo y dónde deben producirse esos accesos?
¿Qué se entiende por «control»?
¿Cuánta flexibilidad deberá tener el sistema?
¿Y qué rango de costes deberá respetar?
Este tipo de preguntas debería hacerse para cada área del evento que se prevé cubrir y de la que se espera un apoyo del software para eventos que vamos a elegir. Y luego más preguntas, arriba y abajo de toda la cadena ligada a cada área: volviendo a nuestro ejemplo del control de accesos, antes tendremos que haber considerado cómo esperamos que funcionen las inscripciones y los registros y, después, quizá el seguimiento de la asistencia, los informes y —cuando esté previsto— la atribución de créditos o de certificados.
¿Banal? Quizá, pero créenos: es una actividad menos extendida de lo que se piensa y, en cambio, capaz como pocas de ahorrar tiempo y dinero manteniendo altos los requisitos y las expectativas.
2. ¿Cuánto puedo personalizar la plataforma de gestión de eventos?
3. ¿Hasta qué punto es escalable este software para eventos?
La tercera pregunta que hay que hacerse es la que tiene que ver con el futuro que se quiere tener con el software de gestión de eventos que se está buscando. En la mayoría de los casos, de hecho, cuando se busca una herramienta de este tipo no se hace para una sola ocasión, sino para encontrar un socio estable con el que establecer una relación de largo plazo. La adopción de cualquier software exigirá cierto ajuste organizativo, la revisión de algunos procedimientos y, por muy user-friendly que sea, tiempo para acostumbrarse a usarlo, para «hacerlo propio» y aprovecharlo al máximo. Después hará falta tiempo para personalizarlo, para optimizarlo, para crear esa infraestructura sobre la que se construirá todo el evento. Más costes, por tanto: de energía y de tiempo, que se suman a los costes de compra o de alquiler de la herramienta. Costes que en parte se amortizarán desde el primer uso, ya que —si se ha hecho una elección meditada con las preguntas de aquí arriba— desde ese mismo momento habremos mejorado la organización y la gestión del evento. Pero la verdadera capitalización de la inversión llega cuando el trabajo preparatorio puede «reciclarse» en los eventos futuros y repartirse en plazos más largos.
Más aún: cuando el software es capaz de acompañar el crecimiento de la actividad de eventos, crece su número, crece su tamaño, se multiplican las formas de entregar los contenidos (por ejemplo integrando offline y online, híbrido y presencial). Es en ese momento cuando el valor de la herramienta puede volverse realmente exponencial.
¿Te has hecho alguna vez estas preguntas?
Si has solicitado alguna de nuestras demos en vivo, seguro que ya te las hemos hecho nosotros.
Pero si quieres una mano para encontrar las respuestas, puedes concertar una cita aquí: siempre estamos disponibles.