Toujours plus à faire, toujours plus de besoins à satisfaire, toujours plus de résultats à produire — et souvent avec de moins en moins de ressources : la vie de qui organise des événements ne se simplifie pas avec les jours. Il devient donc toujours plus décisif d’avoir les meilleurs outils pour ce travail, ceux qui facilitent les tâches et les procédures quotidiennes et savent produire des résultats sans trop peser sur le budget.
Comment tenir tout cela ensemble ? Il n’y a pas si longtemps, le plus gros problème était de trouver un logiciel de gestion d’événements à la hauteur, parce que le choix était limité et les performances souvent en deçà des attentes. Mais aujourd’hui, alors que le marché paraît franchement encombré ? Comment s’y retrouver sans que la recherche et la sélection ne deviennent un métier en soi, dévorant des quantités excessives de temps et d’énergie ?
En se posant les bonnes questions, d’abord, et seulement ensuite en regardant qui, sur le marché, peut réellement vous aider à réaliser vos projets.
Et les questions les plus utiles, selon nous, sont ces trois-là :
1. Quelles fonctionnalités doit avoir le logiciel de gestion d'événements que je cherche ?
La question est si élémentaire qu’elle en paraît banale. Et pourtant, croyez-le ou non, c’est celle que les personnes prises par le quotidien se posent le moins. Non qu’elles ignorent ce dont elles ont besoin : elles savent parfaitement quels problèmes doivent être résolus, quelles contraintes doivent être contournées et quelles occasions doivent être saisies. Après tout, dans ces articles, nous nous adressons à des personnes qui ont des années d’expérience dans l’événementiel, ou dans des entreprises qui organisent des événements internes ou externes.
Souvent, pourtant, cette question reste générique et ne descend jamais à la profondeur nécessaire pour produire des réponses vraiment utiles. Prenons un exemple simple : « j’ai besoin de gérer le contrôle d’accès », l’une des demandes qui nous sont le plus souvent faites. Formulée ainsi, la question est trop large pour donner une réponse qui mène à une solution réellement utile.
Que veut dire « gérer le contrôle d’accès » ?
Comment, quand et où cet accès doit-il avoir lieu ?
Qu’entend-on par « contrôle » ?
Quelle souplesse le système devra-t-il avoir ?
Et dans quelle fourchette de coûts doit-il rester ?
Des questions de ce type devraient être posées pour chaque domaine de l’événement que vous prévoyez de devoir couvrir et pour lequel vous attendez un appui du logiciel d’événementiel que vous allez choisir. Puis d’autres questions encore, tout au long de la chaîne attachée à chaque domaine : pour revenir à notre exemple du contrôle d’accès, il faudra d’abord avoir réfléchi à la façon dont vous voulez que fonctionnent les adhésions et les inscriptions, et ensuite peut-être au suivi des présences, aux rapports et — le cas échéant — à l’attribution de crédits ou d’attestations.
Évident ? Peut-être, mais croyez-nous, cela se fait moins souvent qu’on ne le pense, et peu de choses permettent autant d’économiser du temps et de l’argent tout en gardant des exigences et des attentes élevées.
2. Jusqu'où puis-je personnaliser la plateforme de gestion d'événements ?
3. Ce logiciel d'événementiel est-il évolutif ?
La troisième question à se poser concerne l’avenir que vous voulez avoir avec le logiciel de gestion d’événements que vous cherchez. Dans la plupart des cas, quand on part à la recherche d’un outil de ce genre, ce n’est pas pour une seule occasion mais pour trouver un partenaire stable, dans une relation de longue durée. Adopter un logiciel, quel qu’il soit, demandera un certain ajustement de l’organisation, la révision de quelques procédures et, aussi user-friendly soit-il, du temps pour s’y habituer, se l’approprier et en tirer le meilleur. Il faudra ensuite du temps pour le personnaliser, l’optimiser, construire l’infrastructure sur laquelle reposera tout l’événement. Encore des coûts, donc : de l’énergie et du temps qui s’ajoutent au prix d’achat ou de location de l’outil. Des coûts qui se rembourseront en partie dès la première utilisation puisque — si le choix a été fait avec soin, en se posant les questions ci-dessus — l’organisation et la gestion de l’événement se seront déjà améliorées à partir de ce moment. Mais l’investissement commence vraiment à porter ses fruits lorsque le travail préparatoire peut être réutilisé lors des événements suivants et amorti sur une plus longue période.
Mieux encore : lorsque le logiciel est capable de grandir à mesure que grandit votre activité événementielle, à mesure que le nombre d’événements augmente, qu’ils prennent de l’ampleur, que les façons de diffuser les contenus se multiplient (en intégrant hors ligne et en ligne, hybride et présentiel, par exemple). C’est alors que la valeur de l’outil peut devenir réellement exponentielle.
Vous êtes-vous déjà posé ces questions ?
Si vous avez déjà assisté à l’une de nos démos en direct, nous vous les avons certainement posées.
Mais si vous voulez un coup de main pour trouver les réponses, il suffit de demander une démo en direct — nous sommes toujours heureux d’en parler.