Hablemos de control de accesos, cruz y delicia de todo evento y de todos los profesionales de la organización de eventos.
Cruz porque es una fase delicada, que hay que resolver al mismo tiempo de forma rápida y segura, manteniendo juntas eficacia y eficiencia, y eso no siempre es fácil.
Delicia porque —como ya hemos visto otras veces en otros artículos— puede ser un recurso extraordinario para el éxito de un evento, aunque solo sea como herramienta de marketing o como prueba del interés y del engagement real del público hacia las actividades propuestas. Sin contar todos los casos en los que la medición precisa de los accesos a instalaciones y salas es el nudo central de todo el evento, como ocurre con los cursos de formación y actualización acreditados.
Con el tiempo, las formas de gestionar los procesos de control de accesos y check-in se han simplificado mucho: se han reducido las estructuras necesarias (arcos, tornos) y se han vuelto más ágiles las herramientas (códigos QR, smart cams), hasta llegar, en torno a la época de la pandemia, a desmaterializarlas del todo y a prever la posibilidad de un self check-in totalmente autónomo por parte de cada persona, más o menos ligado a servicios adicionales como la impresión de las acreditaciones o la gestión de minisitios personales donde hacer networking y relaciones públicas. Al mismo tiempo, la tecnología ha hecho su parte, metiendo todo lo necesario para el registro de los accesos dentro del smartphone en apps de check-in prácticas, ágiles y funcionales. Bonitas también, si se quiere, y potencialmente ampliables con funciones adicionales.
El corolario de todo esto es que ha surgido una nueva pregunta: cuando prácticamente pueden hacerlo todo y más, ¿cómo se elige la app de check-in adecuada? Para nosotros, «la adecuada» debe tener al menos tres características:
1. Facilidad de uso
2. Escalabilidad y personalización
3. Seguridad de los datos y privacidad
La gestión de los datos personales es una cuestión crucial en cualquier evento, y la app de check-in puede ser o el baluarte que lo pone todo a salvo, o la brecha que hace caer el sistema, ya que precisamente por la app pasarán gran parte —si no todos— de los datos más importantes: los de los asistentes al evento. Por eso hemos dejado para el final la característica que, aunque quizá sea la más obvia, es la más importante: cualquier app de check-in, para ser siquiera tomada en consideración, debe ser capaz de garantizar la máxima seguridad y privacidad de los datos de los asistentes. Debe por tanto estar certificada y cumplir con las leyes de protección de datos, y debería ofrecer, a ser posible, opciones de seguridad avanzadas que añadan niveles ulteriores de protección también en función de la sensibilidad de los datos accesibles. Lo sabes bien: la reputación de tu evento —y por tanto también la tuya— depende de la protección de los datos de los asistentes, así que no es cuestión de aceptar compromisos en este aspecto.
Elegir la app adecuada para el check-in en los eventos es una decisión fundamental que puede influir de manera fuerte y directa en el éxito y en la seguridad de un evento. La facilidad de uso, la escalabilidad y la seguridad de los datos son, en nuestra opinión, las tres primeras características clave que hay que buscar en una aplicación: las bases desde las que partir para explorar después todas las características adicionales, que pueden transformar la app de check-in de mera herramienta para ejecutar una función —por crucial que sea— en un verdadero recurso estratégico y operativo. Con una elección apropiada y una implementación coherente se puede garantizar un acceso rápido, eficiente y seguro a cualquier tipo de evento, creando de verdad experiencias memorables.
¿Quieres verlo en acción? Solicita una demo en vivo de nuestra app de check-in y comprueba de primera mano que todo es, absolutamente, posible.