Sprechen wir über Zutrittskontrolle, Fluch und Segen jedes Events und aller Eventprofis.
Fluch, weil es eine sensible Phase ist, die zugleich schnell und sicher ablaufen muss und Wirksamkeit mit Effizienz verbinden soll – das ist nicht immer einfach.
Segen, weil sie – wie wir schon in anderen Artikeln gesehen haben – eine außerordentliche Ressource für den Erfolg eines Events sein kann, sei es nur als Marketinginstrument oder als Beleg für das echte Interesse und Engagement des Publikums. Ganz abgesehen von allen Fällen, in denen die genaue Messung der Zutritte zu Gebäuden und Sälen der Kern des ganzen Events ist, wie bei akkreditierten Fort- und Weiterbildungskursen.
Im Laufe der Zeit hat sich die Steuerung von Zutrittskontrolle und Check-in stark vereinfacht: weniger Infrastruktur (Schleusen, Drehkreuze) und agilere Werkzeuge (QR-Codes, Smart Cams), bis dahin, dass sie um die Zeit der Pandemie vollständig entmaterialisiert wurden und ein völlig eigenständiges Self-Check-in durch die einzelnen Personen möglich wurde, mehr oder weniger verbunden mit Zusatzdiensten wie Badge-Druck oder persönlichen Mini-Sites für Networking und Öffentlichkeitsarbeit. Gleichzeitig hat die Technologie ihren Teil geleistet und alles Nötige für die Zutrittserfassung ins Smartphone gebracht, in Check-in-Apps, die praktisch, agil und funktional sind. Auf Wunsch auch schön und um weitere Funktionen erweiterbar.
Das Korollar davon ist eine neue Frage: Wenn sie praktisch alles und mehr können, wie wählt man die richtige Check-in-App? Aus unserer Sicht muss „die richtige“ mindestens drei Eigenschaften haben:
1. Einfache Bedienung
2. Skalierbarkeit und Anpassbarkeit
3. Datensicherheit und Datenschutz
Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist bei jedem Event ein zentrales Thema, und die Check-in-App kann entweder das Bollwerk sein, das alles absichert, oder das Leck, das das System zum Einsturz bringt – denn durch sie laufen die meisten, wenn nicht alle wichtigen Daten: die der Teilnehmer. Deshalb haben wir das vielleicht offensichtlichste und gleichzeitig wichtigste Merkmal zum Schluss aufgehoben: Jede Check-in-App muss, um überhaupt in Betracht zu kommen, höchste Sicherheit und höchsten Schutz der Teilnehmerdaten garantieren. Sie muss also zertifiziert und mit den Datenschutzgesetzen konform sein und möglichst erweiterte Sicherheitsoptionen bieten, die je nach Sensibilität der zugänglichen Daten weitere Schutzebenen hinzufügen. Sie wissen es genau: Der Ruf Ihres Events – und damit auch Ihr eigener – hängt vom Schutz der Teilnehmerdaten ab; hier sind Kompromisse nicht angebracht.
Die Wahl der richtigen App für den Check-in bei Events ist eine grundlegende Entscheidung, die Erfolg und Sicherheit eines Events stark und direkt beeinflussen kann. Einfache Bedienung, Skalierbarkeit und Datensicherheit sind unserer Ansicht nach die ersten drei Schlüsselmerkmale, auf die man bei einer Anwendung achten sollte: die Basis, von der aus sich alle zusätzlichen Funktionen erkunden lassen, die aus der Check-in-App mehr machen als ein Werkzeug für eine – wenn auch entscheidende – Funktion, nämlich eine echte strategische und operative Ressource. Mit der richtigen Wahl und einer entsprechenden Umsetzung lässt sich für jede Art von Event ein schneller, effizienter und sicherer Zutritt garantieren und lassen sich wirklich unvergessliche Erlebnisse schaffen.
Möchten Sie es erleben? Fragen Sie eine individuelle Live-Demo unserer Check-in-App an und überzeugen Sie sich selbst, dass alles absolut möglich ist.